Wat houdt het vak van Personal Assistant, Executive Assistant of Management Assistant nou in?
Jij zorgt ervoor dat deze executive, ondernemer, bestuurder, artiest of manager zich kan focussen op wat belangrijk is. Namelijk de core business. Je bent de rechterhand, sparringpartner, gastvrouw/man en weet alle commerciële deals tot in de details. Jij bent degene die alles regelt achter de schermen en zorgt dat alles tot in de puntjes is verzorgd.
Belangrijke tips voor jou als PA
24/7 mindset: Het klinkt cliché, maar het is echt zo. Als Personal Assistant moet je altijd beschikbaar zijn voor de persoon waar je voor werkt, dat is eenmaal je werk. Wat er gevraagd wordt, jij regelt het. Degene voor wie je werkt maakt veelal lange dagen en staat altijd aan. Schrik dus niet als er laat in de avond of vroeg in de ochtend telefoontjes binnenkomen.
Punctualiteit: Het leven van een CEO of beroemdheid staat altijd in de 6e versnelling en is alle behalve een lichte job. Je wilt hem/haar niet nogmaals al jouw werk laten controleren, dus zorg dat je oog voor detail hebt. Check, check, dubbel check! Twijfel je ergens over, leg het dan even weg en kijk er later nog eens naar.
Netwerk is key: Als Personal Assistant moet je iedereen kennen die in je Outlook-contacten of in je mobiele telefoon staan. Je kent iedereen persoonlijk, kent hun persoonlijke en zakelijke verhalen en weet alle details waarover ze contact met je opnemen. Natuurlijk weet je niet alles in de eerste paar maanden van je werk, maar na een half jaar ben je zó ingewerkt en heb je zoveel interesse in de relaties van de CEO, dat je werkelijk meer weet dan je leidinggevende. Je bent eager om te leren en alles te onthouden, ook voor je CEO.
At your service: Wat je ook moet doen, er blijven altijd nieuwe projecten, taken je kant opkomen en jij pakt ze op. En zomaar, opeens, na een aantal maanden wordt het makkelijk voor je om dit allemaal onder controle te houden. Al doende leer je en je ontwikkelt een soort multitask-level wat je nog nooit hebt gehad. Houd dit niveau vast, want dit is je grote toegevoegde waarde als Personal Assistant. Hoe meer jij kan oppikken of kan delegeren, hoe meer je CEO zich met belangrijkere zaken kan bezig houden. Multitasking doe je met heel je hart en je houdt er van!
Handig om te weten!
- Een goede Personal Assistant word je niet door alleen maar een opleiding te volgen. Je hebt een sterk karakter nodig, de wil om dingen te bereiken, veel algemene kennis en ontwikkeling, hebt oog voor detail en moet een brede rug hebben. Wel kun je jezelf trainen door vervolgopleidingen te doen als projectmanagement, events, marketing en communicatie of commerciële opleidingen.
- Discretie is waarschijnlijk het belangrijkste waaraan je moet voldoen. Alles wat je leest, hoort en ziet, behoor je altijd voor jezelf te houden. Roddelen met collega’s is er dus niet meer bij. Je bent een collega, maar ook de rechterhand van. Discretie is dus gewenst.
- De salarissen van een Personal Assistant liggen enorm uiteen en dit is volledig afhankelijk van de zwaarte, branche en verantwoordelijkheden. We zien salarissen tussen de € 2500,- en € 7000,- bruto per maand. We weten allemaal dat veel bedrijven een secretaresse tegenwoordig ook al executive assistant, management assistant of personal assistant noemen.
Snel carrière maken als Personal Assistant?
- Zorg dat je een hele goede relatie opbouwt met iedereen die voor je CEO werkt. Of het de kapper, bank, accountants of andere managers binnen het bedrijf zijn, zorg dat je een open relatie met ze hebt en dat je kan sparren met ze over jouw werk als Personal Assistant. Luister en leer van de mensen om jouw CEO heen.
- Ken jij al een Personal Assistant in je directe omgeving en wil je snel leren? Zorg dat je in contact komt met die Personal Assistant en kijk samen waar jouw sterke en zwakke punten liggen en kijk waar je nog moet groeien.
- Zorg dat je bij goede bureaus als ONTAPE ingeschreven staat die jou kunnen koppelen aan uitdagende banen of opdrachten. Daarnaast is netwerken via LinkedIn ook erg belangrijk, zorg dat je ook daar aanwezig bent en omschrijf duidelijk wat je kan. Je zult zien dat het werkt. Als je een goede Personal Assistant bent, haal je uiteindelijk net zoveel volgers op sociale media als jouw CEO.
- Absorbeer als een spons! Neem alles op en ontwikkel een gezonde interesse om alles te weten en te leren dat met het vak te maken heeft. Maar ook persoonlijke ontwikkeling die niets met het vak te maken heeft, zal je moeten blijven ontwikkelen. Denk bijvoorbeeld aan etiquette tijdens een diner of hoe je met mensen praat tijdens een meeting, alles wat je doet moet je (verder) blijven ontwikkelen.
- Zorg dat je er verzorgd uitziet en wees een uitstekend visitekaartje. Probeer je als een professional te kleden. Wat voor de ene branche netjes is, kan voor een andere branche overdressed zijn. Kijk dus goed naar de branche waarin je werkzaam bent en pas je daarin aan indien nodig.
Het beroep van Personal Assistant is niet voor iedereen weggelegd. Maar zit plannen, organiseren en regelen in je DNA, wordt je gelukkig van lijstjes afstrepen en ga je verder waar anderen stoppen. Het vak van PA is onze optiek, het mooiste vak wat er is! Herken jij je in dit profiel? Neem dan eens een kijkje bij onze vacatures.
Team ONTAPE
13 januari 2023