Zorg jij ervoor dat alles achter de schermen vlekkeloos verloopt en voel je je thuis in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is? In deze ondersteunende rol werk je nauw samen met de CFO van een internationale e-commerce speler. Jij houdt de regie: van agendabeheer en meetingvoorbereiding tot het opvolgen van actiepunten en het organiseren van reizen. Een vertrouwenspositie met zichtbaarheid op hoog niveau en volop ruimte voor jouw professionele inbreng.
Onze opdrachtgever is sinds 2006 uitgegroeid tot een toonaangevende internationale e-commerceorganisatie met miljoenen klanten wereldwijd. Vanuit het hoofdkantoor in Venlo opereren zij met lef, nuchterheid en een breed assortiment producten die het dagelijks leven net even makkelijker maken. De organisatie is volop in beweging, met een energiek team dat snel schakelt, initiatief waardeert en persoonlijke ontwikkeling stimuleert. Werken binnen deze organisatie betekent werken in een informele sfeer met veel ruimte voor zelfstandigheid en groei.
Dit ben jij
Je voelt je thuis in een ondersteunende rol op hoog niveau en weet hoe je structuur brengt in een dynamische omgeving.
Verder breng je het volgende mee:
Aantoonbare ervaring als executive assistant, managementondersteuner of in een vergelijkbare rol;
Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om prioriteiten te stellen;
Uitstekende beheersing van de Nederlandse én Engelse taal;
Goede kennis van Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
Professionele houding en discreet omgaan met vertrouwelijke informatie;
Proactieve, zelfstandige en nauwkeurige werkstijl;
Beschikbaar voor 40 uur per week.
De werkzaamheden
Als Executive Assistant ben jij de rechterhand van de CFO en fungeer je als spil tussen hem en de organisatie. Je zorgt dat zijn agenda optimaal loopt, vergaderingen tot in de puntjes zijn voorbereid en gemaakte afspraken opgevolgd worden. Dankzij jouw overzicht, discretie en proactiviteit weet je precies wat er nodig is en ben je vaak al een stap vooruit voordat iets gevraagd wordt.
Je dagelijkse taken omvatten onder andere:
Beheren en coördineren van de agenda van de CFO en het plannen van afspraken;
Voorbereiden van vergaderingen inclusief verzamelen van rapportages en relevante documentatie;
Acties opvolgen en bewaken van deadlines in samenwerking met interne stakeholders;
Fungeren als schakel tussen de CFO en diens direct reports;
Organiseren van zakenreizen en afhandelen van onkosten- en declaratieprocessen;
Ondersteunen in administratieve processen, documentbeheer en archivering;
Notuleren van vergaderingen en vastleggen van actiepunten.
Zo ziet een werkweek er gemiddeld uit
20% - Agendabeheer
15% - Voorbereiden van meetings
15% - Actiepunten opvolgen
10% - Communicatie met stakeholders
10% - Reis- en declaratiebeheer
10% - Administratie & documentatie
10% - Notuleren & verslaglegging
10% - Overige ad hoc taken
Is dit iets voor jou?
Jij ondersteunt op topniveau, wij zorgen voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:
Werken in een snelgroeiende internationale organisatie met volop doorgroeimogelijkheden;
Premievrij pensioen;
25 vakantiedagen (op fulltime basis) en de mogelijkheid om 10 extra dagen bij te kopen;
Hybride werken;
Laptop en telefoon;
Reiskostenvergoeding van €0,23 per kilometer.
Klaar om impact te maken achter de schermen van een internationaal e-commerce succesverhaal? Solliciteer direct via ONTAPE
Contacteer verantwoordelijkeVragen over deze vacature? Ik help je graag verder!
