Personal Assistant

About the company

EARTH Integrated Archaeology BV is een multidisciplinair onderzoeksbureau in Amersfoort dat archeologie koppelt aan geofysica, geotechniek en landschapsonderzoek. Daarmee nemen zij het volledige onderzoeks- en voorbereidingsproces van bodemprojecten uit handen voor opdrachtgevers in heel Nederland. Het team bestaat uit vaste specialisten en een flexibele schil van experts. De oprichter en directeur is internationaal actief, waardoor de werkomgeving dynamisch en grensoverschrijdend is. In deze professionele en informele setting krijg je als Personal Assistant en Office Manager veel verantwoordelijkheid én vertrouwen. Je bent de spil in het dagelijks functioneren van zowel directie als organisatie

This is you

Deze veelzijdige functie vraagt om iemand die stevig in de schoenen staat, snel schakelt en overzicht weet te houden. Je voelt je thuis in een rol waar je zelf initiatief neemt, maar ook nauw samenwerkt met verschillende schakels in én buiten het team.

Verder breng je het volgende mee:

• HBO werk- en denkniveau;
• Meerdere jaren ervaring als Personal Assistant, directiesecretaresse of senior management assistant;
• Affiniteit met bedrijfsvoering en administratieve processen;
• Ervaring met HR- en financiële ondersteuning is een pré;
• Je bent handig met systemen, bij voorkeur met AFAS;
• Je werkt nauwkeurig, discreet en schakelt soepel tussen verschillende taken;
• Je bent beschikbaar voor 32 tot 40 uur per week;
• Je bent volledig op kantoor aanwezig in Amersfoort.

Responsibilities

In deze dubbelrol werk je nauw samen met de directeur die regelmatig in het buitenland verblijft, maar intensief contact onderhoudt met het team. Jij bent haar ogen en oren op kantoor, denkt mee, plant vooruit en houdt het overzicht. Je schakelt dagelijks met collega’s, leveranciers en externe partners, ondersteunt op HR- en administratief vlak en bent het eerste aanspreekpunt voor alles wat reilt en zeilt binnen het kantoor.

Je dagelijkse taken omvatten onder andere:

• Beheren van agenda, mailbox en correspondentie van de directeur;
• Dagelijks contact onderhouden met de directeur en zorgen voor soepele informatiedoorstroming;
• Communicatie verzorgen namens de directie richting interne en externe stakeholders;
• Fungeren als sparringpartner en prioriteiten stellen op strategisch niveau;
• Voorbereiden, controleren en opstellen van offertes, documenten en aanbestedingen;
• Signaleren van kansen en doen van verbetervoorstellen;
• Ondersteunen bij administratieve projecttaken in overleg met de projectmanager;
• Ondersteunen van financiële administratie in samenwerking met het externe accountantskantoor;
• Beheren van HR-processen zoals ziekmeldingen, verlof en onboarding in AFAS;
• Onderhouden van contact met leveranciers, dienstverleners en externe adviseurs;
• Ondersteunen bij logistiek en organisatie van (inter)nationale congressen en bijeenkomsten;
• Zorgen voor een georganiseerd kantoor: inkoop, voorraad en facilitaire zaken;
• Regelen van vervoer en overnachting voor medewerkers en veldteams wanneer nodig in overleg met de planning.
   

Is this something for you?

Een veelzijdige functie met verantwoordelijkheid en vrijheid binnen een inhoudelijk sterke organisatie. Jij krijgt hier de ruimte om mee te bouwen aan de verdere groei en professionalisering van EARTH.

Wij zorgen voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:

• Marktconform salaris en goede secundaire arbeidsvoorwaarden;
• Een zelfstandige en betekenisvolle functie in een unieke sector;
• Ruimte voor initiatief en procesverbetering;
• Werken met een bevlogen team en een inspirerende directeur;
• Een professionele en persoonlijke cultuur waar vertrouwen centraal staat.

Klinkt dit als jouw volgende stap? Solliciteer via ONTAPE en ontdek hoe jij impact kunt maken bij EARTH.

Milan van den Bosch Recruitment Consultant