Office Manager

About the company

Onze opdrachtgever is actief binnen de welzijns- en vitaliteitssector en helpt individuen en organisaties bij het versterken van persoonlijke veerkracht en duurzame ontwikkeling. Ze bieden programma’s en diensten die zich richten op mentale gezondheid, vitaliteit en professionele groei. Het team werkt vanuit een modern en licht kantoor op een goed bereikbare locatie, zowel met de auto als het openbaar vervoer. Binnen de organisatie heerst een open en dynamische werksfeer waar samenwerking, innovatie en persoonlijke ontwikkeling centraal staan. Jij komt terecht in een betrokken omgeving waarin ruimte is voor jouw ideeën en initiatief.

This is you

Je bent een echte aanpakker met een hands-on mentaliteit en krijgt energie van een veelzijdige rol. Je werkt gestructureerd, denkt vooruit en voelt je thuis in een ondersteunende functie.

Verder breng je het volgende mee:

• Minimaal mbo- of hbo-werk- en denkniveau;
• Ervaring in een vergelijkbare rol is een pre;
• Proactief, zelfstandig en organisatorisch sterk;
• Goede communicatieve vaardigheden in zowel Nederlands als Engels;
• Handig met administratieve processen en digitale tools;
• Flexibel en stressbestendig;
• Beschikbaarheid van 32 tot 40 uur per week.

Responsibilities

Als Officemanager vervul jij een centrale rol binnen het team. Jij zorgt ervoor dat dagelijkse processen soepel verlopen, collega’s hun werk optimaal kunnen doen en bezoekers zich welkom voelen. Je ondersteunt verschillende afdelingen, neemt initiatief en houdt altijd het overzicht. Dankzij jouw gestructureerde aanpak en proactieve houding draag je bij aan een werkplek waarin alles klopt, van voorraadbeheer tot personeelszaken.

Je dagelijkse taken omvatten onder andere:

• Beheren van de telefoon en de algemene infomailbox;
• In kaart brengen en coördineren van interessante evenementen waar de organisatie aan kan deelnemen;
• Ondersteunen bij HR en onboarding, zoals regelen van laptops, sleutels en andere benodigdheden;
• Eerste aanspreekpunt voor kantoorbeheer, zoals toegang, vergaderruimtes, voorraadbeheer en IT-ondersteuning;
• Organiseren van teamactiviteiten en het verzorgen van lunch en boodschappen;
• Administratieve ondersteuning bij projectmanagement en sales, inclusief het monitoren van procesvoortgang;
• Bijhouden en beheren van klantgegevens en contactmomenten;
• Controleren van facturen van externe partijen en interne afstemming over afspraken en kostenplaatsen;
• Beheren van kantoorbenodigdheden en coördineren van de verzending van materialen voor welzijnsprogramma's;
• Ondersteunen bij het onboarden van nieuwe collega's en hen wegwijs maken binnen de organisatie;
• Notuleren van teammeetings en zorgen voor een juiste documentatie;
• Ondersteunen bij personeelszaken, zoals het plaatsen van vacatures, inplannen van sollicitaties en registreren van verlofuren;
• Gastvrij ontvangen van bezoekers op kantoor.

Is this something for you?

Je komt terecht in een organisatie die betekenisvol werk verricht, en waarin jij een sleutelrol speelt in de dagelijkse bedrijfsvoering. Persoonlijke groei, balans en waardering staan hier centraal.

Daarnaast wordt er gezorgd voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:

• Een salaris tussen €2600 en €3200 op basis van 40 uur;
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden;
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei;
• Een enthousiast en betrokken team waarin jouw inzet wordt gewaardeerd;
• Een inspirerende werkplek met ruimte voor eigen initiatief.

Evy van Balsfoort HR Intern