Office Manager / PA

About the company

Onze opdrachtgever is actief in de aankoop, het beheer en de ontwikkeling van commercieel vastgoed en opereert zowel nationaal als internationaal. Daarnaast zijn zij betrokken bij de exploitatie van diverse leisure-activiteiten in binnen- en buitenland. De organisatie kijkt met een kritische blik naar haar vastgoedprojecten en streeft naar langdurige waardecreatie voor de gebruiker. Goed is hier niet goed genoeg — alleen de allerbeste oplossing telt. Je komt terecht in een compacte, slagvaardige organisatie met een kantoor op een toplocatie in Amsterdam, waar kwaliteit, zelfstandigheid en servicegerichtheid centraal staan.

This is you

Je bent een zelfstandige en proactieve teamspeler met een servicegerichte instelling. Je voelt je thuis in een rol waarin geen dag hetzelfde is en schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden.

Verder breng je het volgende mee:

• Een afgeronde mbo- of hbo-opleiding en minimaal HAVO als vooropleiding;
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie;
• Ervaring in vastgoedbeheer of een vastgoedorganisatie;
• Sterke kennis van MS Office en digitale archiveringssystemen;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, in woord en geschrift;
• Representatieve, professionele uitstraling en uitstekende communicatieve vaardigheden;
• Flexibele werkhouding, stressbestendig en oog voor detail;
• Geen 9-tot-5 mentaliteit en in het bezit van rijbewijs B;
• Ervaring met werken in een klein team en het zelfstandig oppakken van werkzaamheden.

Responsibilities

Als Office Manager Vastgoed ben jij het eerste gezicht van de organisatie en een onmisbare schakel in de dagelijkse operatie. Je ondersteunt de directeur/eigenaar, beheert het kantoor, onderhoudt contact met huurders, makelaars en leveranciers, en organiseert alles van A tot Z — van het inboeken van reizen tot het aansturen van technische onderhoudsopdrachten. Geen dag is hetzelfde, en jouw flexibiliteit en zelfstandigheid maken het verschil.

Je dagelijkse taken omvatten onder andere:

• Ontvangen van gasten en beheren van het algemene telefoon- en e-mailverkeer;
• Aansturen van makelaars bij leegstand en adviseren over huurprijzen;
• Begeleiden van in- en uitcheck van huurwoningen en beheren van inventarislijsten;
• Ondersteunen van het management met agendabeheer, reizen en algemene ondersteuning;
• Beheren van dossiers, archiveren van contracten en documentatie, voorraadbeheer en het verwerken van post;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor huurders m.b.t. technisch onderhoud en uitzetten van opdrachten;
• Beheren van privéwoningen van de directie in de breedste zin;
• Tijdsbewaking en voortgangscontrole van lopende zaken;
• Oppakken van diverse ad hoc werkzaamheden op kantoor.

Is this something for you?

Deze rol biedt je de kans om aan de slag te gaan binnen een prestigieuze vastgoedorganisatie met een professioneel, klein team en een breed takenpakket. Je werkt in een omgeving waar je wordt uitgedaagd, gehoord én gezien.

Wij zorgen voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:

• Een marktconform salaris, afhankelijk van ervaring en achtergrond;
• Een werkweek van 40 uur (32–36 uur bespreekbaar);
• Een dynamische werkomgeving op de Amsterdamse Zuidas;
• Veel zelfstandigheid, verantwoordelijkheid en afwisseling;
• Werken binnen een informele, resultaatgerichte organisatie die hoge kwaliteit nastreeft.

Is deze veelzijdige Office Manager-rol jou op het lijf geschreven? Solliciteer direct via ONTAPE en laat ons weten waarom jij dé persoon bent voor deze functie in de vastgoedwereld.

Naomi van Krieken Talent Acquisition Specialist