De Officemanager is vaak de persoon die een organisatie écht laat draaien. Iemand die overzicht houdt, processen bewaakt, collega’s ondersteunt en zorgt dat het kantoor soepel functioneert. Maar juist omdat de rol zo breed is, gaat de werving van een Officemanager vaak mis.
Bij ONTAPE zien we dat kleine verkeerde aannames kunnen leiden tot een mismatch. Daarom hebben we de 7 meest voorkomende fouten op een rij gezet én hoe je ze voorkomt.
1. De rol te vaag omschrijven
Veel vacatures bevatten termen als “spin in het web” of “regelt alles”. Maar wat betekent dat nu echt?
Heldere verwachtingen zijn essentieel:
- Welke taken zijn dagelijks?
- Welke taken zijn projectmatig?
- Waar ligt de grootste druk?
- Wat moet de Officemanager zelfstandig oppakken?
Hoe concreter de rol, hoe beter de match.
2. Denken dat “iedereen” Officemanager kan zijn
Omdat de functie breed is, lijkt het soms toegankelijk. In werkelijkheid vraagt een Officemanager:
- Organisatiesensitiviteit
- Stressbestendigheid
- Planningskracht
- Communicatievaardigheden
- Prioriteiten kunnen stellen
- Zelfstandigheid en overzicht
Het is een vak, geen ondersteunende bijrol.
3. Alleen focussen op administratieve ervaring
Administratie is slechts een onderdeel van de rol. Een Officemanager is vaak ook:
- Het aanspreekpunt voor collega’s
- Procesbewaker
- Organisator van events
- Coördinator tussen teams
- Probleemoplosser
Kijk dus verder dan administratieve skills alleen.
4. De Officemanager neerzetten als “regelneef”
Een Officemanager is niet degene die alleen rommel oplost. Het is iemand die structuur brengt vóórdat problemen ontstaan.
Let tijdens de werving op eigenschappen zoals:
- Proactiviteit
- Verantwoordelijkheidsgevoel
- Initiatief durven nemen
- Signaleren van knelpunten
- Organiseren van verbeteringen
5. Niet kijken naar werkstijl en persoonlijkheid
Een Officemanager werkt met iedereen samen: HR, finance, directie, teams en bezoekers. Daarom moet de persoonlijkheid passen bij de organisatiecultuur.
Let op:
- Communicatiestijl
- Tempo
- Energie
- Flexibiliteit
- Sociale vaardigheden
Juist in deze rol bepaalt de klik het succes.
6. Te langzaam schakelen in de werving
Sterke Officemanagers zijn snel weg. Een traag proces betekent:
- Kandidaten afhaken
- Concurrenten sneller zijn
- Onnodige vertraging in het wervingstraject
Snelle, duidelijke stappen zorgen voor betere matches.
7. Niet vooruit kijken
Sommige Officemanagers moeten vooral organiseren, anderen groeien door naar projectondersteuning, facilitaire coördinatie of teamleiding.
Denk vooraf na over:
- Verwachte groei van het team
- Toekomstige veranderingen in processen
- Mogelijke uitbreiding van taken
- De mate waarin een kandidaat moet kunnen meegroeien
Wie hier vooraf rekening mee houdt, werft duurzamer.
Officemanager werving via ONTAPE
ONTAPE helpt organisaties bij het vinden van Officemanagers die passen bij de cultuur, structuur en ambities van de organisatie. We selecteren op persoonlijkheid, werkstijl en ervaring, zodat de Officemanager vanaf dag één verschil maakt.
Meer weten of direct een functie bespreken?
Neem contact op met een van onze medewerkers of bel
+31 (0) 85 2004306
