AI voor Assistants: niet je vijand, maar je vriend

Stemmen maar: Waarvoor gebruik jij AI het meest in je werk als Assistant?

Een tijdje terug plaatsten we een poll op onze LinkedIn-pagina. Hierin vroegen we naar het AI-gebruik van Assistants om meer inzicht te krijgen in de programma’s die zij gebruiken en voornamelijk met welk doel. Hieruit bleek dat 93% van de stemmers AI gebruikt om e-mails, teksten en ideeën te genereren. Een schaarse 7% zet het vooral in om meetings te kunnen voorbereiden en de inhoud te notuleren. Hoewel de angst wellicht toeneemt dat Assistants in de toekomst overbodig zullen zijn, geeft AI hen juist de kans om meer tijd te hebben voor de strategische en menselijke aspecten van hun rol, zoals communicatie en relatiebeheer (1).

Het genereren van tekst en ideeën

Dat is waarvoor de meeste Assistants deze slimme software gebruiken. Specifiek voor het opstellen van e-mails en het aanpassen van toon en stijl. Hierdoor besparen ze tijd en zijn ze consistent in hun communicatie (2). De meest gebruikte en bekende tool hiervoor is ChatGPT, maar ook Copy.ai en Jasper zijn van hoge kwaliteit en gebruiksvriendelijk (3).

Het voorbereiden en samenvatten van meetings

Iets wat Assistants blijkbaar nog grotendeels zelf doen. Maar ook daarvoor zijn er handige AI-tools die je een hoop tijd zullen besparen. Zo kun je met behulp van Microsoft Copilot (in Powerpoint) en Google Gemini (in Google Slides) makkelijk en snel een PowerPoint in elkaar zetten ter ondersteuning van een vergadering (4). Denk je nu: “Dat is fijn, maar ik moet alsnog van het hele gesprek aantekeningen maken”? Dan kunnen we je geruststellen, want ook dat kunnen de zojuist genoemde tools voor je uit handen nemen (5). Kortom, maak je niet druk en laat die vergadering maar beginnen.

Van een overvolle agenda en mailbox naar overzicht

Je verwacht het niet, maar ook daar zijn virtuele hulpjes voor. Zo helpt Reclaim.ai je met het vinden van het beste moment voor een afspraak, waarbij rekening wordt gehouden met de beschikbaarheid van alle deelnemers (6). Voor Outlook heb je wederom Microsoft Copilot en ook voor Gmail is er Gemini AI. Beiden ondersteunen je in het organiseren van je inbox en geven suggesties voor antwoorden (7). Zeker de moeite waard om je in te verdiepen als je je werkdag efficiënt en overzichtelijk wilt houden.

Tot slot: work smarter, not harder

Hoewel AI vaak wordt ingezet voor het genereren van teksten in ideeën, benutten assistants het nog weinig bij andere taken. Zonde, want juist daar kan deze digitale collega je veel tijd en energie besparen. De uitkomst van de poll laat zien dat er nog volop winst te behalen valt. Niet door het vak over te nemen als vijand, maar juist door te fungeren als vriend. Zo wordt er ruimte gecreëerd voor dat waar een assistant in uitblinkt: menselijke verbinding en proactief meebewegen met wat de organisatie nodig heeft.

Bronnen:

1. https://www.doornoortje.nl/tijd-en-planning/ai-in-plaats-van-va/

2. https://www.castmagic.io/post/ai-tools-for-email

3. https://www.techdogs.com/td-articles/trending-stories/top-5-ai-text-generators-of-2024

4. https://slidespeak.co/blog/2025/05/03/5-ai-tools-to-improve-powerpoint-presentation/

5. https://www.secretaressenet.nl/vergaderen-notuleren/vergadertips/notuleren/de-toekomst-van-notuleren-10-ai-tools-die-je-moet-kennen/

6. https://reclaim.ai/?utm_campaign=partnerstack&utm_term=ps_killiancoat8793&gad_source=1&gad_campaignid=20726095170&gbraid=0AAAAABUVYR2FOykh923W3o6dCLtg7OBct&gclid=Cj0KCQjwlrvBBhDnARIsAHEQgOR7xFbMHFlu90EcQBeKN7frUm31eN8M8J_JPFCz-c5EPrCXPo5RmfUaAhfvEALw_wcB

7. https://www.crossware365.com/blog/ai-email-assistants-for-professionals-microsoft-copilot-pro-gemini-and-mailmaestro-explained