De rol van de Executive Assistant (EA) is de afgelopen decennia flink veranderd. Waar het werk ooit voornamelijk draaide om klassieke secretariële taken zoals notuleren en agendabeheer, zijn moderne EAs vandaag de dag volwaardige strategische partners geworden die een directe bijdrage leveren aan het succes van organisaties. Met de veranderende behoeften in het bedrijfsleven veranderen ook de verwachtingen, trends en uitdagingen binnen deze functie. ONTAPE neemt je graag mee in deze ontwikkeling.
De traditionele Executive Assistant
Traditioneel gezien lag de focus van Executive Assistants vooral op administratieve ondersteuning, zoals:
- Telefoon- en e-mailbeheer;
- Plannen van afspraken en het organiseren van reizen;
- Uitwerken van documenten en onderhouden van archieven.
Hoewel deze taken nog steeds belangrijk zijn, maken ze tegenwoordig slechts een klein deel uit van de totale verantwoordelijkheid van een EA.
De moderne Executive Assistant: meer dan ondersteuning
De Executive Assistant van nu is veel meer dan een stille kracht achter de schermen. Zij (of hij) fungeert als sparringpartner, projectcoördinator en vertrouwenspersoon. De takenpakket is dan ook fors uitgebreid en omvat onder andere:
- Projectmanagement: Het bewaken van deadlines, aansturen van projecten en zorgen dat doelen gehaald worden.
- Ondersteuning bij besluitvorming: Verzamelen en analyseren van informatie, zodat de leidinggevende onderbouwde beslissingen kan nemen.
- Technische vaardigheden: EAs zijn vaardig met uiteenlopende digitale tools en platforms, van eventsoftware tot projectmanagementsystemen.
- Teamcoördinatie: Ze vormen de verbindende factor tussen het management en de rest van het team.
- Crisismanagement: Flexibiliteit en stressbestendigheid zijn onmisbaar bij het oplossen van onverwachte situaties.
Trends die de rol van de Executive Assistant vormgeven
Met de dynamiek van de huidige werkwereld veranderen ook de eisen aan een EA. Belangrijke trends zijn:
1. Remote en hybride werken
Door de toename van thuiswerken zijn virtuele meetings, online samenwerking en werken over verschillende tijdzones heen dagelijkse kost geworden.
2. Emotionele intelligentie
Steeds meer wordt van EAs verwacht dat ze niet alleen operationeel ondersteunen, maar ook sterk zijn in menselijke interacties. Inlevingsvermogen, anticiperen op behoeften en diplomatiek handelen zijn cruciale vaardigheden.
3. Specialisatie
EAs ontwikkelen zich vaker in een specifieke richting, zoals eventmanagement, budgetbeheer of communicatie en PR.
4. Strategische betrokkenheid
Executive Assistants denken steeds vaker actief mee over de bedrijfsstrategie en zijn betrokken bij het uitzetten van koers en prioriteiten.
5. Technologie en automatisering
Routinewerkzaamheden zoals agendabeheer en dataverwerking worden steeds vaker overgenomen door slimme technologie. Dit biedt ruimte om te focussen op werkzaamheden die creativiteit en analytisch denken vragen.
De uitdagingen van de moderne Executive Assistant
De ontwikkeling van de functie brengt niet alleen kansen, maar ook enkele pittige uitdagingen met zich mee:
- Balans tussen taken: Het combineren van traditionele taken met nieuwe, strategische verantwoordelijkheden vraagt om scherpe prioriteiten en time management.
- Technologische ontwikkelingen bijhouden: Nieuwe tools, van Slack tot Zoom, vragen voortdurend bijscholing en aanpassingsvermogen.
- Managen van hybride teams: Effectieve communicatie en organisatie zijn essentieel, zeker als een executive of het team deels op afstand werkt.
- Onzekere carrièrepaden: Ondanks de groeiende waardering voor de functie is er vaak nog onduidelijkheid over doorgroeimogelijkheden binnen organisaties.
- Work-life balance bewaken: Door de toegenomen verantwoordelijkheden en voortdurende digitale bereikbaarheid is het stellen van grenzen belangrijker dan ooit.
De toekomst van de Executive Assistant
De rol van de EA zal blijven veranderen, gedreven door technologische innovaties, veranderende werkvormen en de complexiteit van leiderschap. De Executive Assistants die zich onderscheiden, zijn degenen die:
- Blijven leren: Permanente educatie en het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden blijven cruciaal.
- Netwerken en mentorschap opzoeken: Door lid te zijn van vakverenigingen en mentorschap aan te gaan, ontstaan kansen voor groei en inspiratie.
- Zichtbaar maken van hun toegevoegde waarde: Blijven pleiten voor erkenning, eerlijke beloning en doorgroeimogelijkheden is essentieel voor de verdere professionalisering van het vak.
Executive Assistants zijn allang niet meer de ‘administratieve duizendpoten’ van vroeger. Ze zijn strategische onmisbare schakels geworden die bijdragen aan efficiëntie, innovatie en samenwerking binnen organisaties. Door zich aan te passen en uitdagingen met open vizier aan te gaan, blijven EAs hun rol verder versterken en vernieuwen.
Over ONTAPE
ONTAPE is specialist in de bemiddeling van Executive Assistants, Personal Assistants, Office Managers en andere business support professionals. Met een dynamische, authentieke en specialistische aanpak leveren wij maatwerk voor organisaties die op zoek zijn naar topkwaliteit ondersteuning. Op zoek naar een Executive Assistant die écht impact maakt? ONTAPE staat voor je klaar.
Geïnteresseerd in onze dienstverlening of benieuwd hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen? Neem contact met ons op.
