Personal Assistants zijn de regisseurs achter de schermen. Ze houden strakke schema’s in de lucht, managen last-minute wijzigingen en zorgen ervoor dat alles en iedereen op tijd is. Een volle agenda is dagelijkse kost, maar hoe houd je overzicht zonder jezelf voorbij te rennen? Tijdmanagement is hierbij de sleutel tot succes. Bij ONTAPE delen we graag praktische strategieën waarmee Personal Assistants elke werkdag soepel laten verlopen.
1. Prioriteren met de Eisenhower-methode
Niet alles is even belangrijk, en zeker niet alles is even urgent. De Eisenhower-matrix helpt om het onderscheid te maken:
- Urgent en belangrijk: Meteen oppakken. Denk aan spoedvergaderingen of dringende escalaties.
- Belangrijk, maar niet urgent: Inplannen voor later, zoals projectvoorbereidingen of strategisch overleg.
- Urgent, maar minder belangrijk: Delegeren of efficiënt afhandelen.
- Niet urgent en niet belangrijk: Kritisch kijken of deze taken überhaupt aandacht verdienen.
Met deze indeling wordt snel duidelijk waar de focus hoort te liggen.
2. Maak optimaal gebruik van digitale tools
De agenda is je cockpit. Door slimme digitale ondersteuning haal je hier het maximale uit:
- Werk met tools als Google Calendar, Outlook of Calendy voor het plannen van afspraken.
- Stel automatische herinneringen in zodat er niets tussen wal en schip valt.
- Gebruik kleurcodes voor overzicht: bijvoorbeeld rood voor directieoverleg, blauw voor reistijd en groen voor privé.
3. Plan buffertijd in: ademruimte voorkomt stress
Strakke schema’s zijn mooi, maar overplannen is vragen om problemen. Buffertijd biedt lucht:
- Reserveer standaard 10 à 15 minuten tussen afspraken.
- Plan dagelijks ruimte in voor onvoorziene zaken of spoedverzoeken.
Zo blijft de dag realistisch én beheersbaar.
4. Structureer je week en dag
Regelmaat brengt rust in de planning:
- Start de week met een korte weekreview: welke deadlines en vergaderingen staan er op de rol?
- Sluit elke werkdag af met een mini-review: wat vraagt morgen extra aandacht?
Hierdoor blijven prioriteiten scherp en verrassingen beperkt.
5. Houd communicatie helder en kort
Heldere afstemming voorkomt misverstanden:
- Plan vaste overleggen met de opdrachtgever om prioriteiten door te nemen.
- Werk met gedeelde agenda’s voor maximale transparantie.
- Verstuur korte, duidelijke updates met concrete actiepunten.
Zo blijft iedereen op één lijn.
6. Taken bundelen voor maximale focus
Door vergelijkbare taken te clusteren, blijft de productiviteit hoog:
- Plan blokken in voor e-mailbeheer, reisplanning of agendabeheer.
- Gebruik eventueel de ‘Pomodoro-techniek’: 25 minuten gefocust werken, gevolgd door 5 minuten pauze.
Minder schakelen = meer gedaan krijgen.
7. Altijd voorbereid op het onverwachte
Flexibiliteit is een must in dit vak. Houd daarom altijd een plan B achter de hand:
- Zorg voor alternatieve locaties, leveranciers of routes.
- Bouw ruimte in de planning voor last-minute aanpassingen.
Zo blijft er altijd controle, ook bij verrassingen.
8. Automatiseer waar mogelijk
Wat standaard is, kan vaak geautomatiseerd worden:
- Stel terugkerende afspraken en herinneringen in.
- Automatiseer processen met tools als Zapier of IFTTT.
- Werk met templates voor reisplanningen, statusupdates of vergadernotities.
Zo blijft er meer tijd over voor het echte maatwerk.
9. Documenteer slim en consequent
Goed documenteren voorkomt zoekwerk:
- Houd een overzicht bij van terugkerende afspraken, contactpersonen en voorkeuren.
- Leg belangrijke besluiten en actiepunten vast.
- Zorg voor een actueel bestand met leveranciers, hotels, restaurants en andere belangrijke gegevens.
Met een goed naslagwerk bespaar je dagelijks kostbare tijd.
10. Blijf continu optimaliseren
Tijdmanagement is geen eenmalig kunstje. Door regelmatig te evalueren blijft het systeem scherp:
- Plan maandelijks een korte procesreview.
- Vraag actief feedback aan de opdrachtgever.
- Blijf op de hoogte van nieuwe tools en methodes.
Zo blijf je als Personal Assistant altijd een paar stappen vooruit.
Op zoek naar een Personal Assistant die écht het verschil maakt? ONTAPE bemiddelt ervaren professionals die precies weten hoe ze structuur aanbrengen in elke chaos.
