Wil jij een belangrijke ondersteunende rol vervullen binnen uitdagende programma’s en projecten die bijdragen aan de ontwikkeling van Eindhoven? Voor de Gemeente Eindhoven zoeken wij een Programma Management Assistent. In deze veelzijdige functie zorg jij voor structuur, overzicht en een optimale ondersteuning van programmamanagers, projectleiders en projectteams. Dankzij jouw organisatorische talent en proactieve instelling kunnen projecten en programma’s efficiënt worden uitgevoerd.
Onze opdrachtgever is de Gemeente Eindhoven, een stad die bekendstaat om haar innovatieve karakter, technologische ontwikkelingen en sterke economische groei. Als centrum van de Brainportregio werkt Eindhoven dagelijks aan maatschappelijke en stedelijke vraagstukken die impact hebben op inwoners, ondernemers en bezoekers.
Binnen de gemeentelijke organisatie worden uiteenlopende programma’s en projecten uitgevoerd die bijdragen aan de verdere ontwikkeling van de stad. Als Programma Management Assistent speel jij hierin een belangrijke ondersteunende rol. Je werkt nauw samen met programmamanagers, projectleiders en diverse stakeholders binnen een dynamische omgeving waar samenwerking, professionaliteit en resultaatgerichtheid centraal staan.
This is you
Voor deze functie zoeken wij een gestructureerde en servicegerichte professional die zelfstandig kan werken en tegelijkertijd goed functioneert binnen een teamomgeving.
Verder breng je het volgende mee:
Mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting;
Enkele jaren ervaring als programma-assistent, programmaondersteuner, projectondersteuner of in een vergelijkbare functie;
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
Goede kennis van het Microsoft Office-pakket;
Ervaring met digitale samenwerkingsomgevingen zoals Microsoft Teams;
Sterke organisatorische vaardigheden en een goed gevoel voor prioriteiten;
Organisatiesensitiviteit en het vermogen om effectief te schakelen tussen verschillende stakeholders;
Een nauwkeurige, proactieve en oplossingsgerichte werkhouding;
Je bent niet in dienst geweest van de Gemeente Eindhoven gedurende de afgelopen twee jaar;
Beschikbaar voor 24 uur per week.
Responsibilities
Als Programma Management Assistent ben jij de spil in de organisatorische en administratieve ondersteuning van programma’s en projecten. Je zorgt ervoor dat agenda’s, planningen, communicatie en administratieve processen soepel verlopen. Daarnaast denk je actief mee over verbeteringen en ondersteun je bij uiteenlopende projecten en evenementen.
Je dagelijkse taken omvatten onder andere:
Beheren van agenda’s en het plannen, wijzigen en coördineren van afspraken;
Afhandelen van vragen, verzoeken en inkomende communicatie;
Organiseren van bijeenkomsten, vergaderingen en overleggen voor interne en externe stakeholders;
Voorbereiden van overleggen door agenda’s op te stellen en relevante documenten te verzamelen;
Notuleren van vergaderingen en bewaken van actiepunten en gemaakte afspraken;
Beheren en structureren van Teams-omgevingen binnen programma’s en projecten;
Beheren van mailboxen, verwerken van inkomende e-mails en uitvoeren van vervolgacties;
Ondersteunen bij archivering en documentbeheer;
Signaleren van verbeterkansen en doen van voorstellen voor optimalisatie van administratieve processen;
Bijhouden van planningen en bewaken van de voortgang van werkzaamheden;
Ondersteunen bij projecten en evenementen en rapporteren over de voortgang;
Opstellen van overzichten en planningen onder regie van projectleiders en programmamanagers.
This is what an average workweek looks like
20% - Agendabeheer
15% - Vergaderingen
15% - Mailboxbeheer
15% - Teamsbeheer
10% - Planning bewaken
10% - Notuleren
10% - Projectondersteuning
5% - Overige taken
Is this something for you?
Je krijgt de kans om een waardevolle bijdrage te leveren aan uiteenlopende programma’s en projecten binnen een vooruitstrevende gemeentelijke organisatie. Je werkt in een professionele omgeving waar samenwerking, ontwikkeling en maatschappelijke betrokkenheid centraal staan.
Wij zorgen voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:
Een uitdagende functie binnen de Gemeente Eindhoven;
Een afwisselend takenpakket met veel verantwoordelijkheid;
Samenwerking met gedreven professionals binnen diverse programma’s en projecten;
Ruimte om mee te denken over procesverbeteringen en optimalisaties;
Een dynamische werkomgeving waarin geen dag hetzelfde is;
Marktconforme arbeidsvoorwaarden passend bij de functie;
Een professionele, informele en collegiale werksfeer
Ben jij de gestructureerde en proactieve Programma Management Assistent die wij zoeken? Solliciteer dan direct via ONTAPE. Wij vertellen je graag meer over deze interessante functie.
Contact the responsible personQuestions about this job? I'm happy to help!
