Personal Assistant

About the company

De werkgever is de Gemeente Arnhem, een vooruitstrevende overheidsorganisatie waar dagelijks wordt gebouwd aan de stad van de toekomst. Binnen deze publieke context kom je te werken in het team Management Support, een professionele, dienstverlenende en sterk betrokken afdeling die bestaat uit 65 enthousiaste collega's. Binnen de overheid is de dynamiek momenteel groter dan ooit; maatschappelijke transities en politiek-bestuurlijke sensitiviteit vragen om een flexibele ondersteuningsstructuur. De cultuur binnen dit team kenmerkt zich door samenwerking, korte lijnen en een hoge mate van collegialiteit. Je standplaats is het bruisende Arnhem, een stad die volop in ontwikkeling is en waar jouw werk direct bijdraagt aan de lokale samenleving.

This is you

Voor deze functie zijn we op zoek naar een kandidaat met minimaal een HBO werk- en denkniveau die per direct beschikbaar is voor 24 uur per week.

Verder breng je het volgende mee:

• Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring in de afgelopen 5 jaar in een 1-op-1 ondersteuningsrol als Personal Assistant van een bestuurder, directeur of leidinggevende;
• Aantoonbaar recent minimaal 1 jaar werkervaring opgedaan binnen een overheidsorganisatie;
• Een succesvol afgeronde en aantoonbare opleiding in secretariële richting;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid conform de Competentiegids van de Rijksoverheid;
• Sterke competenties op het gebied van plannen, organiseren en samenwerken, gecombineerd met een grote mate van bestuurlijke sensitiviteit.

Responsibilities

In de rol van Personal Assistant ben jij de onmisbare spil en de rechterhand van het afdelingshoofd van de afdeling Nieuwkomers. Plannen, organiseren en ontzorgen zitten in je DNA en je weet als geen ander hoe je structuur aanbrengt in een hectische werkomgeving. Je bent een echte verbinder die zowel intern als extern makkelijk contact legt en je voelt feilloos aan hoe de hazen lopen binnen een bestuurlijke organisatie. Met jouw proactieve houding signaleer je knelpunten nog voordat ze ontstaan en durf je eigenaarschap te tonen over je takenpakket. Je bent communicatief ijzersterk en bewaart altijd het overzicht, waardoor de dagelijkse operatie voor het afdelingshoofd vlekkeloos verloopt.

Je dagelijkse tasks omvatten onder andere:

• Het proactief en efficiënt beheren, prioriteren en structureren van complexe agenda's en afspraken;
• Het zelfstandig beoordelen, beantwoorden en filteren van inkomende e-mails en informatiestromen in de mailbox;
• Het voorbereiden en structureren van dagelijkse werkoverleggen en het bewaken van de openstaande actiepunten;
• Het actief signaleren van knelpunten en kansen tijdens vergaderingen en het tijdig uitzetten van opvolgende acties;
• Het bieden van hoogwaardige, 1-op-1 secretariële en organisatorische ondersteuning aan het afdelingshoofd Nieuwkomers.

Is this something for you?

Je komt te werken in een professionele en maatschappelijk betrokken werkomgeving waarin jouw flexibiliteit en resultaatgerichtheid volop worden gewaardeerd. Er is veel ruimte voor eigen initiatief en je maakt deel uit van een groot, ondersteunend netwerk van support professionals.

Daarnaast wordt er gezorgd voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:

• Een marktconform salaris passend bij jouw ervaring;
• Een flexibele en parttime werkweek van 24 uur;
• Reiskostenvergoeding;
• Toegang tot de juiste faciliteiten en begeleiding om je werkzaamheden succesvol uit te voeren.

Naomi van Krieken Talent Acquisition Specialist