Directiesecretaresse

Over het bedrijf

Atria is hét nationale kennisinstituut op het gebied van emancipatie, gendergelijkheid en de vrouwenbeweging. Vanuit het centrum van Amsterdam verzamelt, beheert en ontsluit Atria waardevolle bronnen, en verricht het onderzoek dat bijdraagt aan beleidsvorming en bewustwording op het gebied van gelijkheid. In alles wat Atria doet staat diversiteit, inclusiviteit en maatschappelijke betrokkenheid centraal. Je komt terecht in een informele, collegiale organisatie waar inhoud, idealen en professionaliteit hand in hand gaan.

Dit ben jij

Je bent communicatief sterk, zorgvuldig en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden. Je denkt vooruit, werkt zelfstandig en weet wat er nodig is om een directieteam optimaal te ondersteunen.

Verder breng je het volgende mee:

• Minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau met relevante werkervaring als (directie)assistent;
• Ervaring met agendabeheer, administratieve processen en organiseren van bijeenkomsten;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, schriftelijk en mondeling;
• Digitaal vaardig, met kennis van Microsoft Office en moderne communicatiemiddelen;
• Proactieve en flexibele instelling, nauwkeurig en organisatiesensitief;
• Beschikbaarheid van 32 uur per week, in ieder geval op maandag en vrijdag (andere dagen in overleg);
• Woonachtig in of rond Amsterdam of Utrecht;
• Beschikbaar vanaf 7 juli 2025, met ruimte om voorafgaand aan de startperiode ingewerkt te worden.

De werkzaamheden

Als Directie-assistent ben je een onmisbare schakel binnen de organisatie. Je ondersteunt de directeur-bestuurder en leden van het MT bij complexe agendaplanning, communicatie, het organiseren van bijeenkomsten en het bewaken van voortgang en deadlines. Je bent daarnaast verantwoordelijk voor administratieve en organisatorische taken rondom interne projecten en vervult een belangrijke rol in het dagelijkse reilen en zeilen van het kantoor.

Je dagelijkse taken omvatten onder andere:

• Beheren van de agenda van de directeur-bestuurder en het MT;
• Plannen en voorbereiden van in- en externe afspraken en vergaderingen;
• Ontvangen van gasten en regelen van faciliteiten zoals catering en techniek;
• Monitoren van mailboxen (o.a. secretariaat, stages, sollicitaties) en opvolging verzorgen;
• Prioriteren van binnenkomende informatie, bewaken van deadlines en signaleren van knelpunten;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten;
• Ondersteuning bij administratieve taken binnen projecten, inclusief archivering en documentbeheer;
• Ondersteunen van de officemanager en waarnemen van diens taken bij afwezigheid;
• Verzorgen van inkomende en uitgaande post en beheer van kantoorvoorraden.

Is dit iets voor jou?

Je krijgt de kans om een belangrijke bijdrage te leveren aan een organisatie met een maatschappelijke missie. Deze tijdelijke rol biedt inhoudelijke uitdaging, afwisseling en veel ruimte voor zelfstandigheid.

Atria zorgt voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:

• Een salaris tussen €3000 en €4000 op basis van 40 uur;
• Een tijdelijk dienstverband van 7 juli 2025 t/m 2 januari 2026, met een korte overdrachtsperiode in januari;
• Een goed georganiseerde inwerkperiode in de weken voorafgaand aan de start (flexibel in te vullen);
• Een afwisselende functie binnen een betrokken en deskundig team;
• Een inspirerende werkomgeving waarin gelijkwaardigheid, samenwerking en maatschappelijke relevantie centraal staan.

Bas Gofers Founder & Managing Director