In een dynamische en professionele omgeving ben jij als Secretaresse de spil die het secretariaat ondersteunt van drie belangrijke afdelingen binnen een grote, toonaangevende organisatie. Met jouw organisatietalent en proactieve houding zorg je ervoor dat het dagelijks werk soepel verloopt en managers optimaal worden ontzorgd. Je krijgt een veelzijdige rol waarin je zowel zelfstandig werkt als samen met een klein team collega’s. Deze functie is op detacheringsbasis, met uitzicht op een dienstverband bij de werkgever.
De werkgever is een gevestigde kennisorganisatie in Den Haag die met een breed scala aan diensten en ondersteuning bijdraagt aan innovatieve projecten. De organisatie staat bekend om haar betrokkenheid, betrouwbaarheid en duidelijke communicatie, en streeft ernaar haar interne processen continu te verbeteren. Je komt te werken binnen een secretariaatsteam dat zorgt voor de ondersteuning van verschillende afdelingen en managers. Er wordt hybride gewerkt, waarbij je deels op locatie en deels thuis kunt werken.
Dit ben jij
Voor deze veelzijdige rol zoeken we een proactieve secretaresse met ervaring in managementondersteuning en een hands-on mentaliteit. Je bent communicatief sterk, nauwkeurig en kunt goed zelfstandig werken zonder het overzicht te verliezen.
Verder breng je het volgende mee:
Afgeronde MBO-4 of HBO opleiding, bij voorkeur in secretariële, administratieve of management ondersteunende richting;
Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie;
Beschikbaarheid voor 32 uur per week (4 dagen);
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, goede beheersing van het Engels;
Ervaring met Microsoft Office (Outlook, Teams, Word) en SharePoint;
Interesse in het werken met AI-ondersteunende systemen;
Proactieve, flexibele en communicatief vaardige houding.
De werkzaamheden
In deze rol ben je verantwoordelijk voor het organiseren en coördineren van administratieve en secretariële taken voor drie verschillende afdelingen. Je bent de verbindende factor tussen managers, medewerkers en externe partijen. Dankzij jouw nauwkeurigheid en gestructureerde aanpak verlopen de werkzaamheden vlekkeloos en worden processen efficiënt ondersteund.
Je dagelijkse taken omvatten onder andere:
Beheren van (complexe) agenda’s en plannen van afspraken voor managers;
Boeken van vergaderruimten en externe locaties voor trainingen en bijeenkomsten;
Coördineren van catering, materialen en logistiek voor evenementen;
Bijhouden van actie- en besluitenlijsten en verzorgen van verslaglegging (waarbij je ook gebruik maakt van AI-tools);
Documentbeheer en archivering via SharePoint;
Redigeren, plaatsen en actualiseren van nieuwsberichten op intranetpagina’s;
Ondersteuning bieden bij ISO-audits, waaronder het inplannen van afspraken;
Organiseren van trainingen en opleidingen, inclusief planning en facilitaire zaken;
Zorgdragen voor een soepel onboardingproces van nieuwe medewerkers;
Uitvoeren van administratieve taken zoals inkooporders en bestellingen;
Ontvangen van bezoekers en fungeren als eerste aanspreekpunt.
Zo ziet een werkweek er gemiddeld uit
25% - Eventorganisatie
20% - Documentbeheer
15% - Verslaglegging
10% - SharePoint & intranet
10% - Ondersteuning trainingen
10% - Onboarding nieuwe medewerkers
Is dit iets voor jou?
Je komt terecht in een stimulerende werkomgeving waar jouw bijdrage echt telt en waar ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling en groei. Je krijgt een functie met veel afwisseling binnen een organisatie die haar medewerkers serieus neemt.
Daarnaast wordt er gezorgd voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:
Een salaris tussen €3000 en €4100 op basis van 40 uur;
Een tijdelijk contract via ons, met uitzicht op een vast dienstverband bij de werkgever;
Een uitdagende functie voor 32 uur per week binnen een professionele organisatie;
Flexibele werkplek met hybride werken;
Ruimte voor professionele ontwikkeling en scholing;
Een betrokken en collegiale werksfeer.
Contacteer verantwoordelijkeVragen over deze vacature? Ik help je graag verder!
