Als Company Secretary Assistant binnen een toonaangevend Corporate Office speel je een sleutelrol in het vlekkeloos laten verlopen van bestuursvergaderingen en belangrijke bijeenkomsten. Je ondersteunt de Director Corporate Affairs en Deputy Company Secretary bij diverse organisatorische en inhoudelijke taken, waarmee je direct bijdraagt aan effectieve besluitvorming en een professionele bestuursomgeving. Deze functie is op detacheringsbasis.
De werkgever is een gerenommeerde organisatie in de financiële dienstverlening, gevestigd in een centrale zakelijke omgeving. Zij staan bekend om hun professionele cultuur en transparante werkwijze, met een sterke focus op governance, compliance en het faciliteren van hun bestuur. Als onderdeel van het Corporate Office draag je bij aan de kwaliteit en continuïteit van het bestuur en de besluitvormingsprocessen, binnen een dynamische en veeleisende omgeving.
Dit ben jij
Voor deze functie zoeken we een professional met een scherp oog voor detail, uitstekende organisatorische vaardigheden en een proactieve houding.
Verder breng je het volgende mee:
Minimaal HBO werk- en denkniveau;
Minimaal 4 jaar ervaring als secretaresse of managementassistent op bestuursniveau in een corporate omgeving;
Affiniteit met de financiële sector en/of juridische zaken is een pré;
Uitstekende communicatieve vaardigheden en een sterk samenwerkingsvermogen;
Omgaan met vertrouwelijke informatie gaat je goed af
Flexibel inzetbaar, ook buiten reguliere kantooruren indien nodig;
Digitale vaardigheden en ervaring met vergader- en archiefsysteem (zoals Ibabs);
Praktische en oplossingsgerichte werkhouding;
Zelfstandig, nauwkeurig en accuraat;
Beschikbaar voor 36 uur per week.
De werkzaamheden
In de rol van Company Secretary Assistant ben je verantwoordelijk voor het organiseren en ondersteunen van de wekelijkse Executive Board vergaderingen en andere bestuursbijeenkomsten. Je werkt nauw samen met de Director Corporate Affairs en de Deputy Company Secretary en draagt zorg voor een efficiënt vergaderproces, van voorbereiding tot follow-up.
Je dagelijkse taken omvatten onder andere:
Organiseren en logistiek verzorgen van bestuursvergaderingen en offsites;
Voorbereiden van vergaderagenda’s in samenwerking met de Deputy Company Secretary;
Verzamelen, controleren en archiveren van vergaderstukken in het digitale systeem;
Opstellen en bewaken van de jaarplanning en rolling calendar van het bestuur;
Signaleren en zelfstandig oplossen van knelpunten in het besluitvormingsproces;
Adviseren over verbeteringen van interne processen;
Bijhouden van actielijsten en verwerken van informatie uit diverse systemen;
Ondersteunen bij interne en externe informatie-uitvragen van toezichthouders;
Organiseren en onderhouden van het bestuursarchief.
Zo ziet een werkweek er gemiddeld uit
25% - Agenda voorbereiden
15% - Vergaderstukken verzamelen
15% - Jaarplanning & kalender
10% - Procesoptimalisatie
10% - Actielijsten bijhouden
10% - Informatie-uitvragen
Is dit iets voor jou?
Wij bieden een uitdagende detacheringsfunctie binnen een professionele en ambitieuze werkomgeving waar je veel leert en ontwikkelt. Je komt terecht in een team dat oog heeft voor kwaliteit en waar jouw input wordt gewaardeerd.
Daarnaast wordt er gezorgd voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:
Een salaris tussen €4000 en €5000 op basis van 40 uur;
Flexibele werktijden en een hybride werkmodel (mogelijkheid om 2 dagen thuis te werken);
Mogelijkheden voor professionele ontwikkeling en trainingen;
Een prettige werksfeer met betrokken collega’s.
Contacteer verantwoordelijkeVragen over deze vacature? Ik help je graag verder!
