Management Assistant

Over het bedrijf

De Carnegie Stichting beheert het Vredespaleis in Den Haag, dat wereldwijd geldt als het symbool van recht en vrede. Vanuit dit iconische gebouw ondersteunt de stichting internationaal gerenommeerde instellingen zoals het Internationaal Gerechtshof en het Permanent Hof van Arbitrage.

De stichting is een compacte, professionele organisatie met circa 35 medewerkers. Jij wordt onderdeel van het Staff-team van 8 collega’s. De cultuur is informeel, collegiaal en inhoudelijk gedreven. De internationale dynamiek is voelbaar, zeker tijdens officiële ontvangsten en protocollaire bezoeken van hoog niveau.

Je werkt nauw samen met de directeur: een toegankelijke leider die scherp is op zowel hoofdlijnen als details, en het waardeert als jij zelfstandig zaken oppakt. Flexibiliteit en overzicht zijn essentieel. Je schakelt moeiteloos tussen bestuursvergaderingen, correspondentie en protocollaire activiteiten. De werkomgeving is voornamelijk op locatie, in het Vredespaleis, met af en toe ruimte voor thuiswerken.

Dit ben jij

Voor deze veelzijdige en verantwoordelijke functie zoeken we een stevige professional met ervaring in een vergelijkbare rol. Je bent proactief, hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en schakelt gemakkelijk tussen details en het grotere geheel.

Verder breng je het volgende mee:

• Hbo-werk- en denkniveau, bij voorkeur in de richting van managementsupport;
• Aantoonbare ervaring als management assistant of directiesecretaresse;
• Een zelfstandige, energieke en oplossingsgerichte werkhouding;
• Tact, discretie en gevoel voor bestuurlijke en diplomatieke verhoudingen;
• Je bent extravert, communicatief sterk en inhoudelijk scherp;
• Ervaring met CRM-systemen en MS Office;
• Beschikbaarheid van 32 tot 36 uur per week (bij voorkeur 36 uur);
• Je woont bij voorkeur in (de regio) Den Haag.

De werkzaamheden

Als management assistant ben je de spil in de ondersteuning van de directeur en het managementteam. Je bent organisatorisch sterk, voelt je comfortabel in een bestuurlijke omgeving en weet goed hoe je prioriteiten stelt.

Je denkt vooruit, signaleert wat nodig is en schakelt snel. Je hebt geen moeite om je staande te houden tussen juristen en andere inhoudelijk sterke professionals.

Je dagelijkse taken omvatten onder andere:

• Beheren van de agenda van de directeur en fungeren als filter en sparringpartner;
• Voorbereiden van vergaderingen, inclusief werkdossiers en managementoverzichten;
• Organiseren van interne en externe bijeenkomsten, inclusief logistiek en protocollaire ontvangst;
• Signaleren van relevante ontwikkelingen en opstellen van achtergrondinformatie;
• Verslaglegging van overleggen en opvolging van acties;
• Beheren van mailboxen en zorgen voor correcte dossiervorming en archivering;
• Uitbesteden van vertaalopdrachten en toezien op correcte uitvoering;
• Beheer van het CRM-systeem, inclusief functioneel beheer en onderhoud.

Is dit iets voor jou?

Je krijgt de kans om te werken op een werkelijk unieke locatie: het Vredespaleis, waar inhoud, geschiedenis en internationale betekenis samenkomen. Je wordt onderdeel van een hecht team, in een functie waar ruimte is voor initiatief, zelfstandigheid en professionele groei.

Daarnaast bieden we jou:

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.450 en € 4.340 (schaal 8, Rijksoverheid);
• Eindejaarsuitkering van 8,5% bruto op jaarbasis;
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband;
• Een inspirerende, prestigieuze werkomgeving in het Vredespaleis;
• Een collegiaal Staff-team van professionals om je heen;
• Mogelijkheid tot thuiswerken in overleg;
• Ruimte voor professionele ontwikkeling en eigen inbreng.

Bas Gofers Founder & Managing Director