Eindhoven barst van de energie. Onze stad is de laatste jaren flink gegroeid en blijft groeien. Elk jaar komen er meer mensen om te wonen, leren, werken, verblijven en recreëren. Dat brengt veel moois met zich mee. En ook uitdagingen. We ontwikkelen een stad voor alle Eindhovenaren, van nu en de toekomst. Een stad waarin iedereen een plek heeft en zich thuis voelt, waar je ook vandaan komt. Waarin ondernemers hun dromen kunnen waarmaken en kennis, innovatie en design alle ruimte krijgt. Want mensen maken de stad. Het vraagt veel van onze organisatie om dat waar te kunnen maken. We versterken daarom onze organisatie en maken ‘m samen toekomstbestendig voor de grote opgaven waar we als stad en regio voor staan. Eindhoven, werk waar je voor staat.
De gemeente Eindhoven is een moderne en vooruitstrevende organisatie in het hart van Brainport. Dagelijks zetten meer dan tweeduizend medewerkers zich in voor een leefbare en innovatieve stad. Eindhoven groeit snel en de gemeente speelt daarin een centrale rol. De organisatie werkt aan onderwerpen zoals duurzaamheid mobiliteit en sociale voorzieningen. Samen met inwoners ondernemers en partners bouwt de gemeente aan een stad die klaar is voor de toekomst. De werksfeer wordt gekenmerkt door openheid samenwerking en ruimte voor initiatief. Medewerkers krijgen de kans om hun talenten te ontwikkelen en mee te werken aan projecten die echt impact hebben. De gemeente Eindhoven stimuleert creativiteit en zoekt voortdurend naar nieuwe oplossingen. Daarbij staat de dienstverlening aan inwoners en bedrijven altijd centraal. Werken bij de gemeente Eindhoven betekent bijdragen aan een dynamische en toekomstgerichte stad.
Dit ben jij
Opleiding: Je hebt een afgeronde studie op mbo-niveau;
Ervaring: Je hebt meerdere jaren werkervaring binnen een soortgelijke functie;
Vaardigheden: Je beheerst de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift uitstekend;
Je bent digitaal vaardig en beheerst de Microsoft Office pakketten, met name Outlook en Teams;
Je vindt service belangrijk en bent pas tevreden als jouw inspanningen hebben gezorgd voor meer efficiëntie en effectiviteit;
Je werkt graag samen met anderen in een hectische omgeving waar elke dag anders is.
De werkzaamheden
Jouw taak is om “jouw” afdelingshoofden te ontzorgen en inzicht te creëren in lopende zaken. Dit doe je zowel op secretarieel vlak, maar vooral ook administratief. Jij zorgt ervoor dat de afdelingshoofden goed voorbereid op pad kunnen, de juiste informatie lezen en voldoende kennis in huis hebben. Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s en relaties waar het gaat om inhoudelijke zaken.
Je beheert de agenda’s en maakt/ verzet afspraken.
Je zorgt voor de nauwkeurige planning en voorbereiding van de agenda van de afdelingshoofden.
Je maakt afspraken voor de sector waar meerdere collega’s bij betrokken zijn.
Je organiseert in logistieke zin vergaderingen/overleggen, draagt zorg voor de inhoudelijke voorbereiding en indien nodig bewaakt de voortgang en follow-up van afspraken en besluiten.
Je doet voorstellen ter verbetering van geldende (interne) administratieve procedures en processen, zodat het werk efficiënter en overzichtelijker wordt.
Zo ziet een werkweek er gemiddeld uit
40% - Agendabeheer
20% - Organiseren van vergaderingen en overleggen
10% - Verbetering van de processen
10% - Vergaderingen opvolgen
20% - Inhoudelijk voorbereiden van vergaderingen
Is dit iets voor jou?
Een baan waarmee je impact hebt op de stad en de gemeente Eindhoven. En een informele organisatiecultuur, waar oog is voor een goede werk- en privébalans.
Hybride werken;
Salaris tot 3800 per maand o.b.v. 40 uur;
13e maand;
Reiskosten vergoeding;
Premievrij pensioen.
Contacteer verantwoordelijkeVragen over deze vacature? Ik help je graag verder!
