Executive Assistant

Over het bedrijf

Voor een toonaangevend strategisch creatief bureau in hartje Amsterdam zoeken we een Executive Assistant die het verschil maakt op directieniveau. Dit bureau helpt (inter)nationale merken bouwen aan hun positionering, identiteit en groei met scherpe strategie, onderscheidende creatie en doordachte campagnes. Binnen het team heerst een open en ambitieuze sfeer, waar veel ruimte is voor eigen verantwoordelijkheid en initiatief. Als Executive Assistant ben je een essentieel onderdeel van het leiderschapsteam en werk je nauw samen met zowel interne stakeholders als externe partners, in een dynamische en internationale context.

Dit ben jij

Jij bent georganiseerd, representatief en communicatief sterk. Je hebt ervaring op hoog niveau en weet wat het betekent om een executive volledig te ontzorgen—met oog voor detail en gevoel voor verhoudingen.

Verder breng je het volgende mee:

• Hbo werk- en denkniveau;
• Minimaal 4 jaar ervaring in een vergelijkbare rol, bij voorkeur in een creatieve of internationale omgeving;
• Beschikbaarheid van 32-40 uur per week;
• Uitstekende beheersing van Nederlands én Engels in woord en geschrift;
• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden;
• Ervaring met agendabeheer, internationale reizen en expense management;
• Gevorderde kennis van MS Office (met name Outlook, Excel en PowerPoint);
• Een integere en professionele houding met gevoel voor discretie en diplomatie.

De werkzaamheden

Als Executive Assistant ben jij de rechterhand van de executive en fungeer je als spin in het web. Je beheert complexe agenda’s, houdt overzicht over communicatie en zorgt dat alles—van reisplanning tot projectondersteuning—naadloos geregeld is. In deze rol ben je proactief, accuraat en vertrouwelijk, en beweeg je moeiteloos tussen strategisch inzicht en praktische uitvoering.

Je dagelijkse taken omvatten onder andere:

• Proactief beheren van een complexe, internationale agenda;
• Prioriteren en bewaken van afspraken en deadlines;
• Fungeren als professioneel aanspreekpunt en ‘gatekeeper’;
• Voorbereiden van meetings, inclusief agenda’s, rapporten en achtergrondinformatie;
• Opstellen en redigeren van correspondentie, e-mails en memo’s;
• Beheren van documenten en dossiers met vertrouwelijke inhoud;
• Notuleren van vergaderingen en opvolgen van actiepunten;
• Organiseren van reizen, inclusief vluchten, hotels en volledige reisschema’s;
• Opstellen en indienen van nauwkeurige onkostenrapportages;
• Ondersteunen bij presentaties, rapportages en research voor besluitvorming;
• Meewerken aan speciale projecten en fungeren als schakel met interne en externe stakeholders.

Is dit iets voor jou?

In deze rol krijg je de kans om écht van toegevoegde waarde te zijn binnen een creatieve en professionele organisatie. Je werkt direct samen met de top van het bureau en krijgt volop ruimte om je rol zelfstandig in te vullen.

Wij zorgen voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:

• Een bruto maandsalaris tussen €3.500 en €4.500 op basis van 40 uur;
• Een zelfstandige en veelzijdige functie op hoog niveau;
• 25 vakantiedagen en 8% vakantiegeld;
• Reiskostenvergoeding of NS Business Card;
• Werken in een inspirerende en internationale omgeving in Amsterdam;
• Teamactiviteiten, borrels en ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Doorgroeimogelijkheden binnen een ambitieus en groeiend bureau.

Milan van den Bosch Recruitment Consultant