Bestuurssecretaresse

Over het bedrijf

Nuffic, gevestigd in Den Haag, zet zich in voor de internationalisering van het Nederlandse onderwijs. Zij doen dit voor álle onderwijssectoren, van primair onderwijs tot hoger onderwijs en volwasseneneducatie, met als doel dat iedere leerling of student internationale ervaring kan opdoen. Als bestuurssecretaresse kom je terecht in het team Mensen, Financiën en Bestuurszaken, onderdeel van de Bedrijfs- en Bestuursdienst. Hier ondersteun je direct de directeur-bestuurder en draag je bij aan het bestuurlijke functioneren van een organisatie die impact maakt op wereldwijde onderwijsontwikkeling. De sfeer is professioneel, maar met ruimte voor initiatief en persoonlijke betrokkenheid.

Dit ben jij

Je bent een stevige en integere professional die bestuurlijke processen doorgrondt en weet wanneer je op de voorgrond of juist op de achtergrond opereert.

Verder breng je het volgende mee:

• Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met opleiding in directiesecretariaat;
• Minimaal 3 jaar ervaring in een bestuurlijke of directie-ondersteunende rol;
• Aantoonbare kennis van en ervaring met bestuurlijke besluitvormingsprocessen (zoals MT, RvT, OR);
• Discretie, organisatiesensitiviteit en communicatief sterk op verschillende niveaus;
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift;
• Handigheid met MS Office, SharePoint en Office 365 – digitale affiniteit is een pre, maar het secretariaat werkt momenteel beperkt digitaal;
• Beschikbaarheid van 32 uur per week, idealiter verspreid over 5 dagen (maandag, dinsdag en donderdag op kantoor);
• Flexibiliteit om je werktijden aan te passen aan de agenda van de bestuurder – inclusief afstemmen van bereikbaarheid.

De werkzaamheden

Als bestuurssecretaresse ben je het centrale aanspreekpunt en steunpilaar voor de directeur-bestuurder. Je beheert de complexe bestuurlijke agenda, ondersteunt het reilen en zeilen van de bestuurder en organiseert diverse overleggen en reizen. Deze rol vraagt organisatiesensitiviteit, overzicht en discretie. Hoewel de internationale component de afgelopen jaren is afgeschaald, blijven zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid cruciaal – denk aan het werken met subsidies, RvT-stukken en beleidsdocumenten.

Je dagelijkse taken omvatten onder andere:

• Beheren van complexe agenda’s van de directeur-bestuurder en bestuurlijke gremia zoals RvT, OR en OVT;
• Notuleren van MT-vergaderingen (om de week op maandag) en opstellen van actielijsten;
• Organiseren van (internationale) vergaderingen, bijeenkomsten en reizen – inclusief voorbereiding en follow-up;
• Redigeren van vergaderstukken, correspondentie en andere bestuurlijke communicatie;
• Monitoren van informatiestromen en zorgen dat de juiste stukken tijdig beschikbaar zijn;
• CRM-beheer voor bestuurlijke relaties en zorg voor AVG-compliance;
• Signaleren van knelpunten, stellen van prioriteiten en adviseren van de bestuurder in diens dagelijkse planning.

Is dit iets voor jou?

Je gaat aan de slag in een maatschappelijk betrokken organisatie met een warme, professionele sfeer waar samenwerking en inclusie voorop staan.

Daarnaast wordt er gezorgd voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:

• Een salaris tussen €3.382,- en €4.484,- bruto per maand (schaal 8 CAO Nederlandse Universiteiten) bij 38 uur;
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren;
• Vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• Volledige OV-vergoeding (tweede klas) voor woon-werkverkeer;
• Meer dan 6 weken vakantie bij fulltime dienstverband;
• Mogelijkheid tot het ruilen van arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld voor extra vrije dagen;
• Een hybride werkmodel met veel ruimte om je werktijden flexibel in te richten.