Zodra je binnenkomt merk je het meteen: hier is alles goed geregeld. Als front office medewerker ben jij het gezicht van het kantoor en zorg je voor een warm welkom, een vlekkeloze ontvangst en een representatieve werkomgeving. Jij schakelt snel, blijft rustig onder druk en zorgt dat collega’s, klanten en bezoekers kunnen rekenen op een professioneel en soepel verloop van de dag.
Axians in Zoetermeer is de drijvende kracht achter slimme IT-oplossingen die organisaties in beweging houden. Als onderdeel van een internationaal netwerk combineert Axians technologische slagkracht met een persoonlijke en betrokken aanpak. Op de locatie in Zoetermeer werk je in een moderne kantooromgeving met een hecht team van professionals. De sfeer is open, de lijnen zijn kort en er is veel aandacht voor samenwerking en gastvrijheid.
Dit ben jij
Voor deze rol zoeken we een zelfstandige en servicegerichte organisator die energie haalt uit een goed georganiseerd kantoor.
Verder breng je het volgende mee:
MBO plus werk en denkniveau, bij voorkeur in een facilitaire, administratieve of hospitality richting
Minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare office- of facilitaire functie
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
Ervaring met MS Office zoals Word, Excel en Outlook
Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en denkt proactief mee
Je bent beschikbaar voor 32 tot 40 uur per week
De werkzaamheden
Als office coördinator ben jij verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van alle facilitaire en operationele processen op kantoor. Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en leveranciers, bewaakt de orde in het pand en ondersteunt bij uiteenlopende administratieve en organisatorische taken. Jij houdt het overzicht en het kantoor draaiende.
Je dagelijkse taken omvatten onder andere:
Ontvangen van bezoekers en professioneel beantwoorden van de telefoon
Beheren van kantoorbenodigdheden en het up-to-date houden van de voorraad
Regelen van vergaderruimtes, lunches en diners
Opvolgen van facilitaire meldingen zoals storingen, schoonmaak of onderhoud
Coördineren van externe leveranciers zoals catering, schoonmaak en techniek
Verzorgen van koffiemachines, pantry’s en het representatief houden van de werkomgeving
Administratieve ondersteuning van de office- en facilitaire processen
Beheren van agenda’s, documenten en algemene correspondentie
Bijhouden van rapportages en archiefbeheer
Signaleren en doorvoeren van verbetermogelijkheden in processen of kantoorinrichting
Zo ziet een werkweek er gemiddeld uit
15% - Gastontvangst en telefonie
15% - Vergaderplanning en reserveringen
10% - Voorraad en kantoorbeheer
10% - Facilitaire meldingen
10% - Leveranciers coördinatie
15% - Administratieve ondersteuning
10% - Rapportages en archiefbeheer
10% - Overige ad hoc taken
Is dit iets voor jou?
Je komt terecht bij Axians, waar jouw rol als office coördinator onmisbaar is in het dagelijks functioneren van het team. Jij zorgt voor rust, overzicht en structuur en wij zorgen dat jij alles in huis hebt om te kunnen excelleren.
Wij zorgen voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:
Een goed salaris afhankelijk van ervaring
Reiskostenvergoeding en pensioenregeling
Een moderne werkplek in een fijne werksfeer
Veel ruimte voor eigen initiatief en procesverbetering
Ondersteuning vanuit een professioneel en collegiaal team
Regelmatig gezamenlijke lunches, borrels en kleine attenties
Klaar om als office coördinator de regie te nemen over een soepel draaiend kantoor? Solliciteer direct via ONTAPE en laat van je horen.
Contacteer verantwoordelijkeVragen over deze vacature? Ik help je graag verder!
