Executive Assistant to CEO & CFO

Over het bedrijf

Onze opdrachtgever, RegMed XB, is een publiek-private samenwerking die zich richt op het versnellen van regeneratieve geneeskunde in Nederland. Zij bouwen aan een compleet ecosysteem waarin wetenschap, klinische praktijk en industrie samenkomen om innovatieve therapieën te ontwikkelen die het lichaam helpen zichzelf te herstellen. Denk aan oplossingen voor chronische aandoeningen zoals diabetes, hart- en vaatziekten, nierziekten en artrose.

Vanuit kantoren in Maastricht (hoofdkantoor) en Utrecht werkt een compact en hoogopgeleid kernteam samen met honderden stakeholders: universiteiten, UMC’s, professoren, medisch specialisten, onderzoekers, biotechbedrijven en overheidsinstanties. De organisatie fungeert als aanjager van een nieuwe medische industrie in Nederland, waarbij hoogwaardige kennisontwikkeling wordt gekoppeld aan concrete klinische toepassingen.

De cultuur is inhoudelijk sterk, professioneel en ambitieus. Er wordt gewerkt met wetenschappelijke precisie, bestuurlijke sensitiviteit en een duidelijke maatschappelijke missie. Als Executive Assistant van de CEO bevind jij je in het hart van deze dynamiek en ondersteun je daarnaast op onderdelen de CFO bij financiële en administratieve processen.

Dit ben jij

Voor deze positie zoeken wij een ervaren en stevige professional die zich comfortabel voelt in een academische en medische topomgeving én affiniteit heeft met financiële processen.

Verder breng je het volgende mee:

• Een afgeronde hbo-opleiding, bij voorkeur in een relevante richting;
• Minimaal vijf jaar ervaring als Executive Assistant of Management Assistant op directieniveau;
• Ervaring binnen de medische, academische of publieke sector is een sterke pré;
• Ervaring met lichte financiële ondersteuning of administratieve processen;
• Aantoonbare ervaring met complexe agenda’s en bestuurlijke omgevingen;
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk;
• Organisatorische sensitiviteit en het vermogen om met professoren en artsen te schakelen;
• Beschikbaarheid voor 32-40 uur per week;
• Een proactieve, zelfstandige en zeer gestructureerde werkstijl.

De werkzaamheden

In deze rol ben jij de directe sparringpartner en organisatorische spil van de CEO. Je bewaakt prioriteiten, creëert overzicht in een complexe en internationale agenda en zorgt dat bestuurlijke, wetenschappelijke en operationele processen soepel verlopen. Daarnaast neem je lichte, ondersteunende taken van de CFO uit handen, zodat ook financiële processen efficiënt en gestructureerd verlopen.

Je schakelt dagelijks met professoren, artsen, universiteitsbestuurders, investeerders en andere high-level stakeholders. Je begrijpt hoe je moet opereren in een omgeving waar wetenschappelijke inhoud, bestuurlijke besluitvorming en financiële verantwoording samenkomen.

Je dagelijkse taken omvatten onder andere:

• Complex en proactief agendabeheer van de CEO, inclusief internationale afspraken;
• Ondersteunen van de CFO bij lichte financiële en administratieve werkzaamheden;
• Voorbereiden, coördineren en bewaken van bestuurs- en MT-vergaderingen;
• Opstellen en redigeren van correspondentie, presentaties en beleidsdocumenten;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders;
• Organiseren van wetenschappelijke bijeenkomsten, events en werkbezoeken;
• Notuleren op strategisch niveau en bewaken van actiepunten;
• Verwerken van facturen en ondersteunen bij betaalvoorbereiding en rapportages.

Discretie, scherpte en vooruitdenken zijn in deze rol essentieel. Jij zorgt dat zowel de CEO als de CFO zich volledig kunnen richten op hun strategische verantwoordelijkheden.

Is dit iets voor jou?

Je komt terecht in een unieke organisatie die vooroploopt in medische innovatie en maatschappelijke impact. Je werkt direct samen met de CEO en CFO en krijgt een rol met zichtbaarheid, verantwoordelijkheid en inhoudelijke diepgang binnen een hoogwaardig academisch netwerk.

Daarnaast wordt er gezorgd voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:

• Een salaris tussen € 3.750,- en € 4.750,- bruto per maand op basis van 40 uur;
• 28 tot 29 vakantiedagen;
• De mogelijkheid om grotendeels hybride te werken;
• Een volledig ingerichte thuiswerkplek;
• Laptop, extra beeldscherm en telefoon van de zaak;
• Een pensioenregeling met 13% werkgeversbijdrage;
• Werken in een professioneel en internationaal netwerk van medische en academische professionals.
• Wil jij opereren op het hoogste niveau binnen de regeneratieve geneeskunde en zowel de CEO als de CFO ontzorgen? Solliciteer dan direct via ons bij ONTAPE. Wij kijken uit naar jouw reactie.

Bas Gofers Founder & Managing Director