Officemanager / Personal Assistant

Over het bedrijf

Onze opdrachtgever, BeSmart Campus, opereert in het hart van een onderwijssysteem dat volop in beweging is. Zij geloven dat technologie het onderwijs niet moet vervangen, maar juist moet versterken. Met hun innovatieve AI + onderwijsplatform ondersteunen zij scholen door heel Nederland met een persoonlijke AI-tutor in een veilige leeromgeving. Met duizenden korte uitlegvideo’s en meer dan 100.000 oefenopgaven helpen zij leerlingen om te leren op hun eigen niveau.

Het betreft een ambitieuze scale-up met een duidelijke missie: iedere scholier in Nederland toegang geven tot persoonlijk en op maat gemaakt leren. Het team is compact, betrokken en werkt vanuit een inspirerende kantooromgeving in Amsterdam. De lijnen zijn kort, de impact is direct en de groeipotentie is groot. Juist in deze dynamiek ontstaat ruimte voor een officemanager / personal assistant die rust, structuur en verbinding brengt.

Dit ben jij

Voor deze rol zoeken wij een stevige, zelfstandige professional die energie krijgt van bouwen en organiseren binnen een groeiende organisatie.

Verder breng je het volgende mee:

• Hbo werk- en denkniveau;
• Vanaf 3  jaar ervaring als personal assistant, officemanager, integrator, office lead of in een vergelijkbare rol;
• Beschikbaarheid voor 32 tot 40 uur per week, waarvan minimaal drie dagen op kantoor in Amsterdam;
• Ervaring met agendabeheer, reisplanning en prioriteitenmanagement op directieniveau;
• Ervaring met het praktisch opzetten en beheren van HR- en IT-processen;
• Affiniteit met juridische documenten en contractbeheer;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands (native) en een goede beheersing van het Engels;
• Een proactieve, outgoing persoonlijkheid en het vermogen om de verbindende factor binnen het team te zijn;
• Organisatiesensitiviteit, empathisch vermogen en een sterk gevoel voor verhoudingen;
• Digitale vaardigheid en affiniteit met onderwijs en leren.

De werkzaamheden

In deze rol ben jij de rechterhand van de CEO én het organisatorische hart van het kantoor. Je begrijpt wat een scale-up nodig heeft om van visie naar uitvoering te komen en beweegt soepel tussen strategische ondersteuning en operationele taken. Je ontzorgt, signaleert, verbindt en organiseert. Daarbij fungeer je als eerste aanspreekpunt voor het team en zorg je dat processen soepel verlopen.

Je dagelijkse taken omvatten onder andere:

• Het proactief ontlasten van de CEO door vooruit te denken, prioriteiten te bewaken en bij te sturen waar nodig;
• Het strak managen van agenda’s, afspraken, reizen en interne en externe communicatie;
• Het organiseren van het kantoor en het opzetten en optimaliseren van praktische workflows;
• Het inrichten en bijhouden van HR-basisprocessen en administratieve procedures;
• Het oppakken van officemanagement taken en zorgen voor een professionele, prettige werkomgeving;
• Het signaleren van ontwikkelingen binnen het team en deze terugkoppelen aan de CEO;
• Het onderhouden van relaties, voorbereiden van events en ondersteunen bij lichte marketing- en partnershipactiviteiten;
• Het vertalen van ideeën en projecten naar concrete acties en het bewaken van voortgang.

Is dit iets voor jou?

Je komt terecht in een pioniersrol binnen een ambitieuze scale-up die daadwerkelijk impact maakt op het Nederlandse onderwijs. Je krijgt veel vrijheid en verantwoordelijkheid, met ruimte om processen en structuren zelf vorm te geven. De cultuur is ondernemend, betrokken en gericht op samenwerken.

Daarnaast wordt er gezorgd voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:

• Een salaris tussen €3.500 en €4.200 bruto per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van ervaring;
• Een dienstverband van 32 tot 40 uur per week;
• Hybride werken met een inspirerende werkplek op kantoor in Amsterdam;
• Veel ruimte voor eigen initiatief en professionele groei;
• De kans om mee te bouwen aan een platform dat duizenden leerlingen ondersteunt.

Ben jij klaar om als officemanager / personal assistant het verschil te maken binnen een snelgroeiende organisatie? Solliciteer dan direct via ons bij ONTAPE – wij kijken uit naar jouw reactie.

Bas Gofers Founder & Managing Director