Personal Assistant to Founder

About the company

Onze opdrachtgever is een toonaangevende studio binnen het exclusieve segment van interieur, design en high-end maatwerkprojecten. Vanuit een prachtig nieuw pand in Amsterdam Noord werkt een compact en ambitieus team van circa 12 professionals aan bijzondere projecten voor een veeleisende nationale en internationale klantenkring. Kwaliteit, aandacht voor detail en een persoonlijke aanpak vormen de basis van alles wat zij doen.

De organisatie wordt geleid door een bevlogen ondernemer met een sterke visie, een groot creatief vermogen en een oprechte aandacht voor zowel klanten als medewerkers. Om haar meer ruimte te geven voor creativiteit, innovatie en groei, zoeken wij een ervaren rechterhand die overzicht creëert, structuur aanbrengt en zaken zelfstandig naar een hoger niveau tilt.

Binnen deze omgeving beweeg je je dagelijks tussen leveranciers, klanten, partners en collega's. Materialen, producten en contacten bevinden zich over de hele wereld, waardoor geen dag hetzelfde is. De organisatie staat open voor innovatie en zoekt iemand die AI-tools en slimme automatiseringen niet ziet als toekomstmuziek, maar als een vanzelfsprekend onderdeel van modern werken.

This is you

Voor deze functie zoeken wij een zelfstandige, proactieve professional die overzicht houdt, vooruitdenkt en verantwoordelijkheid neemt. Je bent organisatorisch sterk, commercieel bewust en voelt je thuis in een dynamische omgeving.

Verder breng je het volgende mee:

• HBO werk- en denkniveau;
• Beschikbaarheid van 24 tot 40 uur per week;
• Enkele jaren ervaring als Personal Assistant, Executive Assistant, Office Manager of in een vergelijkbare functie;
• Ervaring binnen een family office;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
• Ervaring met complexe agenda's, projectcoördinatie en stakeholdermanagement;
• Affiniteit met AI-tools, automatisering en efficiënte werkprocessen;
• Commercieel inzicht, discretie en een sterk gevoel voor prioriteiten;
• Een proactieve, hands-on mentaliteit en het vermogen om zelfstandig te werken.

Responsibilities

Als Personal Assistant to Founder ben je de rechterhand van de ondernemer. Je zorgt ervoor dat zowel dagelijkse werkzaamheden als projecten soepel verlopen. Je bewaakt het overzicht, denkt vooruit, onderhoudt contacten en zorgt dat afspraken en deadlines worden nagekomen.

Je bent organisatorisch sterk, commercieel ingesteld en ziet kansen om processen slimmer en efficiënter in te richten. Je schakelt gemakkelijk tussen zakelijke en persoonlijke werkzaamheden en neemt zelfstandig initiatief waar nodig.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van een complexe agenda en coördineren van afspraken;
• Ondersteunen van de founder bij operationele en organisatorische vraagstukken;
• Onderhouden van contacten met klanten, leveranciers, partners en andere stakeholders;
• Coördineren van internationale bestellingen, leveringen en logistieke processen;
• Bewaken van projecten, deadlines en actiepunten;
• Voorbereiden van meetings, presentaties en documenten;
• Optimaliseren van werkprocessen met behulp van AI-tools en automatisering;
• Ondersteunen bij commerciële trajecten en leveranciersonderhandelingen;
• Organiseren van fotoshoots en afstemmen met sponsors en partners;
• Verzorgen van facilitaire, persoonlijke en organisatorische zaken;
• Oppakken van ad-hoc werkzaamheden en creëren van rust en overzicht binnen de organisatie.

Is this something for you?

Deze functie biedt een unieke kans om nauw samen te werken met een inspirerende ondernemer binnen een exclusieve en creatieve branche. Je krijgt veel verantwoordelijkheid, een brede rol en de mogelijkheid om daadwerkelijk impact te maken op het succes van de organisatie. Binnen het team heerst een professionele maar informele sfeer, waarin kwaliteit, betrokkenheid en ondernemerschap centraal staan.

Daarnaast wordt er gezorgd voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:

• Een salaris tussen € 3.750,- en € 4.500,- bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband, afhankelijk van kennis en ervaring;
• Een functie voor 24 tot 40 uur per week;
• Werken vanuit een prachtig nieuw kantoor in Amsterdam Noord;
• Directe samenwerking met een ambitieuze en inspirerende ondernemer;
• Veel ruimte voor eigen initiatief en verantwoordelijkheid;
• De mogelijkheid om processen te verbeteren en innovaties door te voeren;
• Een afwisselende functie waarin geen dag hetzelfde is;
• Werken binnen een exclusieve, internationale en creatieve omgeving;
• Een betrokken team van professionals met passie voor kwaliteit en vakmanschap.

Ben jij de proactieve rechterhand die rust brengt in de dynamiek, kansen signaleert voordat anderen ze zien en energie krijgt van het volledig ontzorgen van een ondernemer? Dan komen wij graag met je in contact. Solliciteer direct via ONTAPE.

Naomi van Krieken Talent Acquisition Specialist