Met jouw zelfverzekerde en open persoonlijkheid ben jij als Management Assistant de onmisbare schakel die zorgt voor optimale administratieve en organisatorische ondersteuning binnen een dynamische en internationale financiële omgeving. Je weet met gemak prioriteiten te stellen en bent proactief in het organiseren, plannen en coördineren van diverse werkzaamheden. Je bent een echte teamspeler en werkt graag mee aan het verbeteren van processen en de dagelijkse ondersteuning binnen het Markets-team.
Je komt te werken bij een toonaangevende financiële instelling in Utrecht, actief op het snijvlak van internationale markten en sales. De organisatie kenmerkt zich door een professionele, collegiale sfeer waar samenwerking centraal staat. Het Markets Business Management & Support team ondersteunt diverse senior managers en professionals in een omgeving waar innovatie en klantgerichtheid hand in hand gaan. Met een team van gepassioneerde collega’s draag je bij aan de continue verbetering van de interne organisatie.
Dit ben jij
Voor deze functie zoeken we een gedreven en betrouwbare collega.
Verder breng je het volgende mee:
HBO werk- en denkniveau;
Minimaal 32-40 uur per week beschikbaar;
Sterke organisatorische vaardigheden en communicatief vaardig, zowel in het Nederlands als in het Engels;
Teamspeler met een hands-on, ondernemende mentaliteit;
Ervaring met het plannen en coördineren van senior management agenda’s;
Proactieve houding en het vermogen om zelfstandig te werken.
De werkzaamheden
In deze rol ondersteun je twee senior leiders binnen het Markets Sales & COO domein. Je bent verantwoordelijk voor het efficiënt beheren van hun agenda’s, het voorbereiden van vergaderingen en het faciliteren van diverse organisatorische en administratieve processen. Samen met je team zorg je dat de ondersteunende diensten soepel verlopen en dat er proactief wordt ingespeeld op verbeterpunten.
Je dagelijkse taken omvatten onder andere:
Beheer van agenda’s van twee senior managers binnen Sales en COO;
Voorbereiden en plannen van senior management meetings;
Ondersteuning bij IT-, HR-, organisatorische en facilitaire zaken binnen de afdelingen;
Coördineren van interne communicatie en opvolging van acties;
Proactief signaleren en oppakken van verbeteringen in werkprocessen;
Samenwerken binnen het Markets Business Management & Support team.
Zo ziet een werkweek er gemiddeld uit
30% - Voorbereiden meetings
20% - IT-ondersteuning
10% - HR-ondersteuning
10% - Facilitaire ondersteuning
10% - Coördineren interne communicatie
10% - Procesoptimalisatie & verbeteringen
Is dit iets voor jou?
In deze rol krijg je de kans om je organisatorische talenten in te zetten binnen een professionele en inspirerende werkomgeving. Je komt terecht in een betrokken team met korte lijnen en veel ruimte voor eigen initiatief.
Daarnaast wordt er gezorgd voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:
Een salaris tussen €3200 en €4300 op basis van 40 uur;
Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en trainingen;
Een goede werk-privébalans met de mogelijkheid om deels thuis te werken;
Een prettige en collegiale werksfeer binnen een professioneel team;
Faciliteiten zoals een goede pensioenregeling en reiskostenvergoeding.
Contacteer verantwoordelijkeVragen over deze vacature? Ik help je graag verder!
