Als spil binnen het bestuurssecretariaat zorg je ervoor dat alle processen achter de schermen soepel verlopen. Je behoudt overzicht, stelt prioriteiten en bent vooruitdenkend in je ondersteuning. Met jouw scherpe blik en professionele instelling faciliteer je de Raad van Bestuur binnen een zorgorganisatie die zich inzet voor mensen met uiteenlopende ondersteuningsbehoeften. In deze tijdelijke functie krijg je de ruimte om zelfstandig te opereren in een omgeving waar jouw bijdrage direct bijdraagt aan de kwaliteit van zorg.
Onze opdrachtgever is een maatschappelijke zorgorganisatie in Amsterdam met een brede focus op ouderenzorg, gehandicaptenzorg en ondersteuning in het sociaal domein. Vanuit diverse locaties in de stad leveren zij toegankelijke, mensgerichte en deskundige zorg. Binnen deze organisatie staan persoonlijke aandacht, professionaliteit en praktische oplossingen centraal. Als secretaresse werk je nauw samen met de Raad van Bestuur en het bestuurssecretariaat. De sfeer is collegiaal, het werktempo hoog, en het belang van goede samenwerking groot.
Dit ben jij
Voor deze rol zoeken we een ervaren ondersteuner die snel kan schakelen, structuur brengt en zelfstandig werkt.
Verder breng je het volgende mee:
Een afgeronde hbo-opleiding, bij voorkeur richting directiesecretaresse;
Aantoonbare ervaring in een vergelijkbare bestuurlijke functie;
Uitstekende beheersing van informatiemanagement, archivering en agendabeheer;
Vertrouwd met AVG, zorgstructuren en bestuurlijke verhoudingen;
Sterke communicatieve en schriftelijke vaardigheden;
Je bent accuraat, proactief en stressbestendig;
Beschikbaarheid van 32–40 uur per week.
De werkzaamheden
Als tijdelijke secretaresse van de Raad van Bestuur ben je verantwoordelijk voor het zorgvuldig organiseren, filteren en bewaken van informatie, afspraken en communicatie. Je bent het eerste aanspreekpunt namens het bestuur, bewaakt de voortgang van interne processen en zorgt ervoor dat alle betrokkenen op tijd over de juiste informatie beschikken. Je draagt bij aan een goed georganiseerde werkomgeving waarin de bestuurders effectief kunnen opereren.
Je dagelijkse taken omvatten onder andere:
Beheren en prioriteren van de agenda en informatievoorziening richting de Raad van Bestuur;
Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe contacten;
Voorbereiden, coördineren en bewaken van afspraken en bijeenkomsten;
Verzamelen en ordenen van informatie uit projecten en werkgroepen;
Notuleren van overleggen en zorgen voor correcte documentatie en archivering;
Verwerken van correspondentie en interne communicatie;
Coördineren van de planning en acties rondom periodieke stukken;
Ondersteunen bij de organisatie van bijeenkomsten en deadlines.
Zo ziet een werkweek er gemiddeld uit
20% - Agendabeheer
15% - Informatieverwerking
15% - Correspondentie & archivering
10% - Bijeenkomsten organiseren
10% - Extern & intern aanspreekpunt
10% - Procescoördinatie & monitoring
10% - Beleidsinformatie verzamelen
10% - Overige ad hoc taken
Is dit iets voor jou?
Je komt terecht in een professionele organisatie die veel waarde hecht aan integriteit, betrokkenheid en onderlinge samenwerking. Deze opdracht biedt je de mogelijkheid om jouw expertise in te zetten binnen een maatschappelijke context waarin je werk direct bijdraagt aan bestuurlijke effectiviteit.
Daarnaast wordt er gezorgd voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:
Een tijdelijke freelance-opdracht van circa twee maanden;
Uurtarief tussen de €50 en €65;
Werken binnen een kleine, betrokken staforganisatie;
Een centrale werklocatie in Amsterdam, goed bereikbaar met ov;
Hybride werken is mogelijk in overleg;
Een collegiale werksfeer met korte lijnen en heldere verwachtingen.
Contacteer verantwoordelijkeVragen over deze vacature? Ik help je graag verder!
