Zodra je binnenloopt bij dit bedrijf, merk je het direct: hier gebeurt iets bijzonders. Duurzame energie staat centraal, en innovatie zit in het DNA van de organisatie. Als Office Assistant zorg jij ervoor dat alles achter de schermen op rolletjes loopt. Jij bent het eerste gezicht dat bezoekers zien en de stille kracht die ervoor zorgt dat collega’s zich kunnen focussen op hun werk. In deze veelzijdige functie ben jij onmisbaar binnen een hecht en betrokken team.
Onze opdrachtgever is een toonaangevend internationaal technologiebedrijf dat zich richt op het ontwikkelen van duurzame energieoplossingen. Vanuit het hoofdkantoor in Enschede werkt deze organisatie met ruim 500 collega’s aan een groenere toekomst. De organisatie combineert hightech innovatie met een praktische aanpak en heeft een sterke focus op samenwerking, resultaat en ontwikkeling. De cultuur is informeel, betrokken en ambitieus, met korte communicatielijnen en veel ruimte voor eigen initiatief. Als Office Assistant maak je deel uit van een klein, hecht team dat zorgt voor de soepele dagelijkse gang van zaken op kantoor.
Dit ben jij
Jij bent servicegericht, georganiseerd en hebt oog voor detail. Je voelt je thuis in een dynamische, internationale omgeving waarin geen dag hetzelfde is.
Verder breng je het volgende mee:
Een mbo-4 diploma in administratieve of secretariële richting;
Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie;
Ervaring met MS Outlook en administratieve systemen;
Uitstekende beheersing van de Nederlandse én Engelse taal;
Je bent zelfstandig, nauwkeurig en stressbestendig;
Je bent representatief, klantgericht en communicatief vaardig;
Je werkt graag in teamverband en houdt overzicht;
Je bent beschikbaar voor 32 uur per week.
De werkzaamheden
Als Office Assistant ben jij het centrale aanspreekpunt voor zowel collega’s als externe bezoekers. Je houdt overzicht, denkt vooruit en zorgt ervoor dat alles vlekkeloos verloopt, van een goedgevulde voorraadkast tot aan de juiste vergaderruimte op het juiste moment. Je werkt nauw samen met drie directe collega’s en een werkstudent, en ondersteunt verschillende teams met administratieve en organisatorische taken. Een rol waarin structuur, gastvrijheid en verantwoordelijkheid samenkomen.
Je dagelijkse taken omvatten onder andere:
Ontvangen van bezoekers en fungeren als eerste aanspreekpunt;
Coördineren van facilitaire en administratieve zaken;
Boeken van reizen en aanvragen van visa;
Beheren van de algemene mailbox en verwerken van e-mails;
Bestellen van kantoorartikelen en beheren van voorraden;
Reserveren van vergaderruimtes en poolauto’s;
Beantwoorden en doorverbinden van telefoongesprekken;
Ondersteunen van diverse teams met administratieve taken.
Zo ziet een werkweek er gemiddeld uit
20% - Mailboxbeheer
10% - Bezoekers ontvangen
20% - Administratieve ondersteuning
15% - Facilitaire taken
10% - Reizen en visa regelen
5% - Kantoorartikelen bestellen
10% - Telefoon beheer
10% - Overige ad hoc taken
Is dit iets voor jou?
Reiskostenvergoeding woon-werk verkeer €0,21 per km;
Jaarlijkse vakantietoeslag van 8%;
Een werkweek van maximaal 32 uur;
Flexibele starttijden tussen 7 en 9 uur ‘s morgens;
De kans om te werken voor een marktleider in duurzame energie met een sterke focus op innovatie, winnaar van de Oryx en Gazelle prijs van 2024;
Werken in een internationaal familiebedrijf waar jouw ideeën ertoe doen en successen samen worden gevierd;
Aansluiten in een team met zowel startende als ervaren professionals;
Vanaf 2026: Werken in een volledig nieuw, duurzaam gebouwd kantoorgebouw voorzien van de modernste duurzame faciliteiten in Hengelo!
Hoge mate van zelfstandigheid en verantwoordelijkheid;
Mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen via ons learning en development programma;
De nieuwste fiets (fietsleaseplan);
Cadeaubonnen sparen door kilometers te maken op de fiets.
Contacteer verantwoordelijkeVragen over deze vacature? Ik help je graag verder!
