Je bent een proactieve en klantgerichte managementassistent die energie krijgt van een dynamische werkomgeving. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken, houdt overzicht en weet precies waar je moet bijsturen om processen soepel te laten verlopen. Met jouw scherpe blik en organisatorisch talent zorg je ervoor dat de directie optimaal wordt ondersteund en altijd een stap vooruit kan denken.
Voor een toonaangevende organisatie binnen het publieke domein in Utrecht zoeken wij namens ONTAPE een managementassistent. De werkgever speelt een belangrijke rol in de uitvoering van sociale verzekeringen in Nederland en opereert in een bestuurlijk en maatschappelijk relevante omgeving. Binnen deze organisatie staat samenwerking centraal en wordt er continu gewerkt aan verbetering, innovatie en dienstverlening aan burgers. Je komt terecht in een professionele en dynamische werkomgeving waar jouw bijdrage direct impact heeft op de dagelijkse gang van zaken.
Dit ben jij
Je bent een georganiseerde en communicatief sterke professional die graag initiatief neemt en overzicht bewaart in een complexe omgeving. Je voelt je thuis in een bestuurlijke context en weet hierin tactvol en effectief te opereren.
Verder breng je het volgende mee:
MBO+/HBO werk- en denkniveau;
Aantoonbare ervaring als managementassistent;
Beschikbaarheid van minimaal 32 uur per week;
Flexibele instelling zonder 9-tot-5 mentaliteit;
Sterke samenwerkingsvaardigheden;
Affiniteit met een politiek-bestuurlijke omgeving;
Ervaring binnen een directiesecretariaat;
Sterk in plannen, organiseren en structuur aanbrengen;
Digitaal vaardig en ervaren met MS Office en Teams;
Goede timemanagement- en stressbestendigheidsvaardigheden.
De werkzaamheden
Als managementassistent ondersteun je de Directie Sociale Verzekeringen (DSV), inclusief de directeuren, adjunct-directeuren en de afdelingsmanager Ondersteuning. Samen met je collega’s vorm je het secretariaat en zorg je voor een efficiënte verdeling van werkzaamheden. Je bent een belangrijke schakel in het soepel laten verlopen van processen en besluitvorming.
Je dagelijkse taken omvatten onder andere:
Proactief ontzorgen van de directeuren DSV;
Beheren van agenda’s en plannen van afspraken;
Signaleren van belangrijke mails, acties en deadlines;
Voorbereiden en organiseren van interne en externe bijeenkomsten;
Ondersteunen bij HR-gerelateerde zaken en facturatie;
Afstemmen met interne en externe stakeholders;
Prioriteren en oplossen van planningsconflicten;
Vervangen van collega managementassistenten bij afwezigheid.
Zo ziet een werkweek er gemiddeld uit
20% - Agenda beheer
15% - Mailbox beheer
15% - Voorbereiden van vergaderingen
10% - Contact met stakeholders
10% - HR-Ondersteuning
10% - Facturatie
10% - Organiseren van events en bijeenkomsten
10% - Ad-hoc taken
Is dit iets voor jou?
Je krijgt de kans om te werken in een maatschappelijk relevante organisatie waar jouw inzet er écht toe doet. Je komt terecht in een betrokken team waarin samenwerking en professionaliteit centraal staan en waar ruimte is voor eigen initiatief en verbetering.
Wij zorgen voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:
Een uitdagende functie binnen een dynamische werkomgeving;
Werken in een professioneel en betrokken team;
Een goed salaris tussen de €3750 - €4250 o.b.v. 36 uur;
Goede secundaire voorwaarden met o.a. een IKB;
Goede pensioenregeling;
Een opdracht met maatschappelijke impact;
Mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen;
Ben jij de managementassistent die wij zoeken? Solliciteer dan direct via ONTAPE en wij nemen snel contact met je op.
Contacteer verantwoordelijkeVragen over deze vacature? Ik help je graag verder!
