Je werkt graag op hoog niveau en vindt het vanzelfsprekend om zaken goed te regelen. Strak gepland, goed verzorgd en tot in de details kloppend. In deze rol ben je het vaste aanspreekpunt voor twee partners binnen een professioneel family office. Jij bewaakt de orde, voorkomt ruis en zorgt dat alles soepel en correct verloopt. Van agendabeheer en reizen tot het regelen van privézaken en ontvangsten. Nuchter, scherp en met gevoel voor timing.
Onze opdrachtgever is een professioneel en zorgvuldig georganiseerd family office in Amsterdam. Hier worden zowel zakelijke belangen als privézaken beheerd voor een ondernemende familie. Met een team van ongeveer 20 collega’s werken zij aan het structureren en ondersteunen van uiteenlopende activiteiten. De omgeving is kalm, efficiënt en gericht op kwaliteit. Binnen deze hechte organisatie werk je nauw samen met collega’s die net als jij gewend zijn hoge standaarden aan te houden.
Dit ben jij
Je werkt zelfstandig, houdt overzicht en bent betrouwbaar. Je denkt een paar stappen vooruit en zorgt dat alles op tijd geregeld is zonder dat iemand daar om hoeft te vragen.
Verder breng je het volgende mee:
Minimaal 5 jaar ervaring als Executive Assistant of Personal Assistant;
Je bent 40 uur per week beschikbaar;
Je werkt volledig op kantoor in Amsterdam;
Je beschikt over een geldig rijbewijs B;
Je bent zorgvuldig, professioneel en gewend om met vertrouwelijke informatie om te gaan;
Je communiceert helder en vriendelijk, zowel in het Nederlands als Engels;
Je werkt georganiseerd, schakelt snel en behoudt rust onder druk;
Je voelt goed aan wat er nodig is en handelt daar zelfstandig naar.
De werkzaamheden
Als Executive Assistant ondersteun je twee partners in de volle breedte van hun werk en privéverantwoordelijkheden. Je zorgt dat afspraken strak gepland zijn, reizen correct geregeld worden, gasten goed ontvangen worden en dat alles wat er tussendoor komt soepel wordt afgehandeld. Je bent scherp op details, denkt vooruit en bent prettig om mee samen te werken. Je bent aanwezig, beschikbaar en zorgt dat anderen zich kunnen richten op hun werk zonder ruis of vertraging.
Je dagelijkse taken omvatten onder andere:
Plannen en beheren van complexe agenda’s;
Organiseren van binnenlandse en buitenlandse reizen inclusief transport en verblijf;
Voorbereiden en coördineren van diners, bijeenkomsten en andere ontvangsten;
Regelen van privézaken zoals reserveringen, afspraken en praktische ondersteuning;
Ontvangen van bezoekers en zorgen voor een verzorgde kantooromgeving;
Contact onderhouden met externe partijen en leveranciers;
Oplossen van praktische zaken voordat ze problemen worden;
Structuur aanbrengen en behouden in dagelijkse processen.
Zo ziet een werkweek er gemiddeld uit
20% - Agendabeheer
15% - Reizen organiseren
15% - Evenementenplanning
15% - Privé ondersteuning
10% - Hospitality
10% - Ondersteuning ad hoc
10% - Externe communicatie
5% - Overige taken
Is dit iets voor jou?
Je komt te werken in een goed georganiseerde omgeving waar rust, kwaliteit en discretie belangrijk zijn. Je krijgt veel vertrouwen en ruimte om je werk op jouw manier goed te doen. Collega’s zijn professioneel en betrokken en er wordt met aandacht samengewerkt.
Wij zorgen voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:
Een bruto maandsalaris tussen de 4500 en 5500 euro afhankelijk van ervaring;
Een prettige werkplek in Amsterdam, goed bereikbaar met ov of auto;
Volledige verantwoordelijkheid over je eigen werkgebied;
Een compact en professioneel team met korte lijnen;
Goede secundaire arbeidsvoorwaarden.
Contacteer verantwoordelijkeVragen over deze vacature? Ik help je graag verder!
