Sommige functies draaien om plannen. Deze functie draait om regie. Bij Symeres krijg je als Executive Assistant een sleutelrol binnen het hart van de organisatie. Je ondersteunt een energieke CEO en het Executive Leadership Team in een internationale, kennisintensieve omgeving waar snel schakelen, discretie en vooruitdenken vanzelfsprekend zijn. Jij zorgt ervoor dat complexe agenda's, internationale reizen, bestuursvergaderingen en strategische projecten naadloos op elkaar aansluiten, zodat de organisatie zich volledig kan richten op innovatie en groei.
Voor onze opdrachtgever Symeres zijn wij op zoek naar een interim Executive Assistant to the CEO. Symeres is een internationaal opererende organisatie die actief is binnen de farmaceutische en biotechnologische sector. Vanuit de vestiging in Nijmegen werken wetenschappers en specialisten dagelijks aan innovatieve oplossingen die bijdragen aan de ontwikkeling van nieuwe geneesmiddelen. Binnen deze internationale en hoog intellectuele werkomgeving staan kwaliteit, samenwerking en innovatie centraal. De lijnen zijn kort, de ambities groot en de dynamiek hoog. Juist daarom is een sterke Executive Assistant onmisbaar. Iemand die overzicht bewaart, verbinding creëert en als betrouwbare sparringpartner fungeert voor de CEO en het Executive Leadership Team.
Dit ben jij
Voor deze senior functie zoeken wij een ervaren professional die zich prettig voelt in een internationale, hoog intellectuele werkomgeving. Je bent organisatorisch sterk, communiceert gemakkelijk op verschillende niveaus en behoudt rust en overzicht, ook wanneer de agenda voortdurend verandert. Je bent zelfstandig, denkt vooruit en weet precies wanneer je moet handelen.
Verder breng je het volgende mee:
Ruime ervaring als Executive Assistant of Personal Assistant op directie- of C-level;
Beschikbaarheid van 32-40 uur per week;
Uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als Engelse taal, in woord en geschrift;
Ervaring met complex agendabeheer en internationale reisplanning;
Ervaring met het samenwerken met een travel agency en het organiseren van hotelreserveringen en internationale reizen;
Sterke organisatorische, communicatieve en coördinerende vaardigheden;
Uitgebreide kennis van Microsoft Office, waaronder Outlook, Word, Excel en PowerPoint;
Ervaring met moderne digitale samenwerkings- en AI-tools is een pré;
Affiniteit met professionele socialmediaplatformen zoals LinkedIn is een plus;
Een integere, proactieve en servicegerichte werkhouding waarbij vertrouwelijkheid vanzelfsprekend is.
De werkzaamheden
Als Executive Assistant ben je veel meer dan een organisatorische steun. Je bent een vaste waarde binnen het Executive Leadership Team en speelt een belangrijke rol in de executive governance van de organisatie. Je overziet processen, bewaakt voortgang en zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen. Daarbij werk je zelfstandig, denk je meerdere stappen vooruit en schakel je moeiteloos tussen uiteenlopende stakeholders, vertrouwelijke informatie en internationale contacten.
Je dagelijkse taken omvatten onder andere:
Proactief beheren van de complexe agenda's van de CEO en het Executive Leadership Team;
Organiseren en coördineren van internationale reizen, inclusief samenwerking met een travel agency, hotels, vluchten en overige logistiek;
Coördineren van Executive Leadership Team-vergaderingen, Board Meetings en leadership off-sites;
Opstellen van agenda's in samenwerking met de betrokken stakeholders;
Bijwonen van vergaderingen, verzorgen van professionele notulen en bewaken van besluiten en actiepunten;
Opstellen van hoogwaardige presentaties, rapportages en managementdocumentatie;
Coördineren van organisatiebrede projecten en bewaken van planning, voortgang en deadlines;
Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders;
Ondersteunen van executive communicatie en de organisatie van bijeenkomsten en evenementen;
Signaleren en doorvoeren van verbeteringen in administratieve processen en de ondersteuning van de Executive Leadership Team-governance.
Zo ziet een werkweek er gemiddeld uit
25% - Agenda beheer
20% - Reizen regelen
15% - Vergaderingen
10% - Projectcoördinatie
10% - Notuleren
10% - Rapportages
5% - Stakeholders
5% - ad hoc taken
Is dit iets voor jou?
Bij Symeres krijg je de kans om een centrale rol te vervullen binnen een internationale organisatie waar wetenschap, innovatie en ondernemerschap samenkomen. Je werkt dagelijks samen met de CEO en het Executive Leadership Team en bent een onmisbare schakel in de ondersteuning van de strategische koers van de organisatie. Je komt terecht in een professionele, internationale werkomgeving waar eigen initiatief wordt gewaardeerd en waar je de ruimte krijgt om processen verder te optimaliseren en jezelf te blijven ontwikkelen.
Daarnaast wordt er gezorgd voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:
Een interim opdracht voor minimaal 2-3 maanden;
Een fulltime opdracht van 32-40 uur per week;
Een uitdagende senior Executive Assistant-rol met veel verantwoordelijkheid en zelfstandigheid;
Samenwerken met een energieke CEO en een internationaal Executive Leadership Team;
Een moderne en inspirerende werkomgeving op de vestiging in Nijmegen;
Uurtarief tot maximaal €70,- inclusief reiskosten.
Zie jij jezelf terug in deze rol en krijg jij energie van het ondersteunen van bestuurders op het hoogste niveau? Solliciteer dan direct via ONTAPE. Wij vertellen je graag meer over deze mooie uitdaging bij Symeres.
Contacteer verantwoordelijkeVragen over deze vacature? Ik help je graag verder!
