Ben jij de organisatorische spin in het web die feilloos het overzicht bewaart in een dynamische omgeving? Voor een toonaangevende speler in de energietransitie zoeken wij een proactieve Management Assistent HR. Met jouw talent voor plannen, structureren en verbinden, ontzorg je de directie en zorg je ervoor dat het gehele HR Management Team optimaal kan functioneren.
Onze opdrachtgever, TenneT, is de grootste Europese netbeheerder en vervult een absolute sleutelrol binnen de huidige energietransitie. Met meer dan 23.500 kilometer aan hoogspanningsverbindingen en bijna 5.000 gedreven medewerkers garanderen zij dagelijks een veilige en betrouwbare stroomvoorziening in Nederland en grote delen van Duitsland. De energiesector is volop in beweging en dat vraagt om een flexibele, veerkrachtige organisatie. Je komt terecht binnen de unit HR, in een energiek, optimistisch en divers team waar volop ruimte is voor zelfstandigheid. De standplaats is primair het kantoor in Arnhem, waar je minimaal twee tot drie dagen per week aanwezig bent. Eens per twee weken werk je bovendien vanuit de inspirerende locatie in Amsterdam. Tijdens de inwerkperiode ben je vaker op kantoor te vinden om de organisatie en je twee ervaren collega Management Assistenten, die jou goed zullen inwerken, persoonlijk te leren kennen.
Dit ben jij
Voor deze rol zoeken we een ervaren professional met een afgeronde relevante mbo- of hbo-opleiding, die beschikbaar is voor een inzet van 32 tot 40 uur per week (waarbij de woensdag bij een parttime inzet een verplichte werkdag is). Verder breng je het volgende mee:
Minimaal vier jaar werkervaring in een vergelijkbare secretariële of ondersteunende functie;
Aantoonbare kennis van en ervaring met Microsoft Office, Teams, SharePoint en SAP S/4HANA;
Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels;
Een ijzersterk organisatorisch talent met een scherp oog voor detail en nauwkeurigheid;
Een zelfstandige, proactieve werkhouding waarbij je feilloos prioriteiten stelt en overzicht behoudt;
Een verbindende, positieve persoonlijkheid die gemakkelijk schakelt tussen verschillende niveaus en beschikt over een gezonde dosis humor;
De mogelijkheid om voor aanvang van de werkzaamheden een geldige VOG te overleggen.
De werkzaamheden
Als Management Assistent ondersteun je meerdere leden van het HR Management Team (MT) op zowel administratief als organisatorisch vlak. Je fungeert als de onmisbare schakel tussen de MT-leden, je HR-collega's en diverse andere stakeholders binnen de brede organisatie. Vanuit de kantoren in Arnhem en Amsterdam werk je grotendeels zelfstandig. Je signaleert proactief wat er speelt op de afdeling en zorgt voor een feilloze en soepele opvolging van afspraken, acties en informatievoorziening. Door jouw gestructureerde aanpak en natuurlijke organisatietalent waarborg je de continuïteit en efficiëntie van het team. Je dagelijkse taken omvatten onder andere:
Het proactief beheren en coördineren van complexe agenda's binnen en buiten HR;
Het plannen, organiseren en voorbereiden van vergaderingen en teamactiviteiten, inclusief verslaglegging;
Het nauwlettend bewaken van acties, deadlines en gemaakte afspraken;
Het fungeren als verbindende schakel tussen MT-leden en andere stakeholders;
Het up-to-date houden van de SharePoint-omgeving van de HR-unit;
Het opstellen en beheren van spreadsheets, presentaties en overige correspondentie;
Het verzorgen en verwerken van inkoopaanvragen en -orders in SAP S/4HANA;
Het uiterst discreet en zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke personeelsinformatie.
Zo ziet een werkweek er gemiddeld uit
30% - Complex agendabeheer
20% - Vergaderingen en evenementen
15% - Actiepunten bewaken
10% - Verbinden van stakeholders
10% - SAP inkoopadministratie
10% - Documentatie en presentaties
5% - Beheer SharePoint
Is dit iets voor jou?
Je stapt in een boeiende tijdelijke opdracht met een initiële looptijd van 6 maanden, waarbij er een reële optie is tot verlenging. Je werkt in een professionele en maatschappelijk relevante omgeving waar samenwerking en eigenaarschap voorop staan. Daarnaast wordt er gezorgd voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:
Een passend en competitief salaris, conform de inlenersbeloning van de geldende cao;
Een uitdagende rol met veel zelfstandigheid voor 32 tot 40 uur per week;
Goede reiskostenvergoeding voor je ritten naar de kantoren in Arnhem en Amsterdam;
De unieke kans om een waardevolle bijdrage te leveren bij een topspeler in de energietransitie.
Ben jij de Management Assistent die wij zoeken en wil jij het verschil maken voor het HR Management Team? Solliciteer dan direct via ONTAPE door je Nederlandstalige cv en een persoonlijke motivatie in te sturen. Wij kijken uit naar je reactie!
Contacteer verantwoordelijkeVragen over deze vacature? Ik help je graag verder!
