Ben jij een organisatorisch talent dat floreert in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is? Wil jij een cruciale rol spelen in het volledig ontzorgen en stroomlijnen van de dagelijkse activiteiten van leidinggevenden binnen de publieke sector? Dan heeft ONTAPE de perfecte uitdaging voor jou! Voor een tijdelijke opvang van piekwerkzaamheden zoeken wij een proactieve en flexibele Personal Assistent.
De werkgever is de gemeente Arnhem, een vooruitstrevende en dynamische overheidsorganisatie die midden in de samenleving staat. Binnen de lokale overheid is de macro-omgeving constant in beweging; maatschappelijke opgaven vragen om flexibiliteit, daadkracht en een efficiënte interne organisatie. Jij komt te werken binnen het team Management Support, gevestigd in het hart van de stad Arnhem. Dit professionele, dienstverlenende en zeer betrokken team bestaat uit 65 enthousiaste medewerkers. Zij ondersteunen dagelijks diverse leidinggevenden, managers en afdelingen om de ambities van de stad waar te maken. De cultuur binnen dit team is open, collegiaal en resultaatgericht, waarbij samenwerking centraal staat.
Dit ben jij
Voor deze positie zoeken wij een professional met een stevige achtergrond die per direct inzetbaar is voor 24 uur per week.
Verder breng je het volgende mee:
Minimaal HBO werk- en denkniveau;
24 uur per week beschikbaar;
Sterke organisatorische vaardigheden;
Grote bestuurlijke sensitiviteit;
Uitstekende communicatieve vaardigheden;
Bekendheid met Arnhem;
Ervaring met programmatisch werken.
De werkzaamheden
Als Personal Assistent ben jij de spil waar de dagelijkse operatie om draait. Je start de dag met een scherp werkoverleg waarin je de inkomende e-mails, agenda's en openstaande actiepunten doorneemt. Je bent verantwoordelijk voor het proactief beheren van complexe agenda's, waarbij je vergaderingen en afspraken uiterst efficiënt plant. Je beoordeelt de mailbox, prioriteert binnenkomende verzoeken nauwkeurig en beantwoordt berichten zelfstandig, zodat de dag voor de leidinggevenden soepel verloopt. Je neemt actief eigenaarschap over je taken en toont een hoge mate van bestuurlijke sensitiviteit. Tijdens vergaderingen signaleer je knelpunten en kansen, waardoor je tijdig kunt anticiperen en de juiste acties kunt uitzetten om de organisatie te ontzorgen.
Je dagelijkse taken omvatten onder andere:
Beheren van agenda's;
Beoordelen van mailboxen;
Beantwoorden van e-mails;
Prioriteren van verzoeken;
Signaleren van knelpunten;
Uitvoeren van actiepunten.
Zo ziet een werkweek er gemiddeld uit
35% - Agendabeheer en planning
30% - Mailbox en prioritering
15% - Werkoverleg en afstemming
10% - Signaleren van knelpunten
10% - Ad-hoc taken
Is dit iets voor jou?
Bij de werkgever tref je een professionele en leerzame werkomgeving waarin jouw ontwikkeling centraal staat. Je krijgt de kans om waardevolle ervaring op te doen binnen een grote overheidsinstantie met een betrokken team om je heen.
Daarnaast wordt er gezorgd voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:
Een marktconform salaris;
Salaris tot €5000,- o.b.v. 40 uur
Goede secundaire voorwaarden volgens een IKB;
Goede pensioenregeling;
Persoonlijke coaching;
Flexibele werktijden;
Reiskostenvergoeding.
Ben jij de Personal Assistent die gemeente Arnhem op korte termijn komt versterken? Solliciteer dan direct bij ONTAPE! Wij maken graag kennis met je om de mogelijkheden te bespreken.
Contacteer verantwoordelijkeVragen over deze vacature? Ik help je graag verder!
