Executive Management Assistant

Over het bedrijf

RD Vastgoed is een ambitieuze en snelgroeiende vastgoedonderneming gevestigd in Amsterdam-Nieuw-West. Met ongeveer 30 fulltime collega’s, verdeeld over zes afdelingen, wordt dagelijks gewerkt aan de verdere groei en professionalisering van de organisatie en vastgoedportefeuille. De ambities stoppen daarbij niet bij de Nederlandse grens. RD Vastgoed is onder andere actief vanuit Dubai en blijft zoeken naar nieuwe mogelijkheden om verder te groeien.

Die ambitie voel je in de hele organisatie. De lijnen zijn kort, beslissingen worden snel genomen en er wordt veel van elkaar verwacht. Geen eindeloze managementlagen of weken wachten op goedkeuring: als iets moet gebeuren, wordt het opgepakt.

RD Vastgoed heeft daarbij een echte topsportmentaliteit. Vooruit willen, verantwoordelijkheid nemen, hard werken en samen resultaat boeken. Die mentaliteit zie je ook terug in de verbinding met de sportwereld, waaronder de partnerships met Cambur en GLORY Kickboxing.

Het team staat centraal. Er wordt hard gewerkt, maar ook samen gesport, gereisd en successen worden gevierd. Collega’s zijn ambitieus en verwachten diezelfde gedrevenheid van elkaar. Je hoeft hier niet binnen een vast omlijnd functieprofiel te blijven. Juist als je meer verantwoordelijkheid wilt, initiatief toont en met de organisatie wilt meegroeien, krijg je daar de ruimte voor.

Dit ben jij

Voor deze functie zoeken we vooral naar de juiste mentaliteit. Je wilt niet alleen ergens werken, maar onderdeel worden van een bedrijf dat hard groeit en daar zelf in meegroeien. Je vindt het leuk dat jouw functie vandaag breed is en in de toekomst waarschijnlijk alleen maar breder en verantwoordelijker wordt.

Je bent extreem hands-on en wacht niet af. Als je ziet dat iets beter, sneller of slimmer kan, onderneem je actie. Je voelt je verantwoordelijk voor het resultaat en neemt geen genoegen met half werk.

Daarbij begrijpen we dat deze werkomgeving niet voor iedereen geschikt is. RD Vastgoed is ambitieus, het tempo ligt hoog en er wordt veel van het team gevraagd. Dit is dan ook geen traditionele 9-tot-5-functie. Je bent minimaal 40 uur per week beschikbaar en vindt het vanzelfsprekend om, wanneer de situatie daarom vraagt, een extra stap te zetten.

Je werkt vanuit het kantoor in Amsterdam, midden tussen de collega’s en de dagelijkse dynamiek. Remote werken past niet bij de centrale positie die je binnen de organisatie krijgt.

Verder breng je het volgende mee:

• Een afgeronde hbo-opleiding;
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring, bijvoorbeeld als Executive Assistant, Management Assistant, Personal Assistant of Officemanager;
• Beschikbaarheid van 40+ uur per week;
• De ambitie om je voor langere tijd aan RD Vastgoed te verbinden en samen met de organisatie verder te groeien;
• Een proactieve, zelfstandige en zeer hands-on werkhouding;
• De flexibiliteit en bereidheid om een extra stap te zetten wanneer de situatie daarom vraagt;
• Het vermogen om overzicht te houden en prioriteiten te stellen wanneer meerdere zaken tegelijkertijd spelen;
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden;
• Een representatieve, zelfverzekerde persoonlijkheid die stevig in zijn of haar schoenen staat;
• Discretie en zorgvuldigheid bij het omgaan met vertrouwelijke en belangrijke informatie;
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
• Ervaring binnen vastgoed is mooi meegenomen, maar zeker geen vereiste.

De werkzaamheden

Als Executive Management Assistant word je één van de centrale schakels binnen RD Vastgoed. Veel werkzaamheden en verantwoordelijkheden die momenteel bij verschillende mensen en afdelingen liggen, komen bij jou samen. Aan jou de taak om daar overzicht in te creëren en ervoor te zorgen dat zaken goed én op tijd worden geregeld.

Dit is nadrukkelijk geen klassieke Management Assistant-functie waarin je voornamelijk agenda’s beheert, vergaderingen plant en afspraken inboekt. Je verantwoordelijkheid is veel breder.

Je schakelt met collega’s, management, investeerders en externe relaties en weet wat er binnen de verschillende afdelingen speelt. De ene keer gaat het om een investeerder die teruggebeld moet worden, daarna moet er iets voor RD Dubai geregeld worden en even later staat de onboarding van een nieuwe collega op de planning. Ondertussen komt er een praktisch probleem tussendoor dat vandaag nog opgelost moet worden.

Juist daar ben jij goed in.

Je hebt geen uitgebreide instructie nodig om in beweging te komen. Je ziet werk, stelt prioriteiten en pakt verantwoordelijkheid totdat iets daadwerkelijk is afgerond. Hebben vijf mensen tegelijkertijd iets van je nodig? Dan raak je niet in de stress, maar bepaal je wat als eerste moet gebeuren en zorg je dat iedereen weet waar hij of zij aan toe is.

Geen taak is daarbij te groot en geen taak is te klein. Je bent de persoon van wie collega’s weten: als het bij jou ligt, wordt het geregeld.

Je dagelijkse taken omvatten onder andere:

• Onderhouden van relaties met investeerders en andere belangrijke contacten en coördineren van evaluatiemomenten;
• Beheren en opvolgen van Trengo, het algemene RD-nummer, mailboxen, mailings en overige communicatie;
• Bijhouden, controleren en actualiseren van investeerdersprofielen;
• Organiseren van relatie-evenementen, Business Club-activiteiten, teamtrips en relatiegeschenken;
• Coördineren van de onboarding van nieuwe collega’s en ondersteunen bij personeelsgerelateerde zaken;
• Bewaken en verzorgen van administratieve werkzaamheden tussen de verschillende afdelingen;
• Voorbereiden, verzamelen en controleren van documenten en ondersteunen bij onder andere notariszaken;
• Zelfstandig signaleren en oppakken van alles wat onverwacht ontstaat en simpelweg geregeld moet worden.

Is dit iets voor jou?

Tegenover die verantwoordelijkheid en inzet staat een functie waarin je veel terugkrijgt. Je krijgt een centrale positie binnen een snelgroeiende vastgoedorganisatie en werkt direct samen met mensen die dezelfde ambitie hebben om verder te bouwen.

Dit is bovendien een functie die met je mee kan groeien. Naarmate RD Vastgoed groter wordt, kan ook jouw verantwoordelijkheid toenemen. Je krijgt de vrijheid om processen naar je toe te trekken, structuur aan te brengen en zelf verbeteringen voor te stellen. Wie laat zien verantwoordelijkheid aan te kunnen, krijgt die hier ook.

Ook financieel wordt die inzet beloond. Naast een sterk basissalaris is er een forse bonusregeling gekoppeld aan individuele én gezamenlijke prestaties. Daarmee profiteer je zelf mee wanneer jij en het team resultaten boeken.

De cultuur is ambitieus en intensief, maar ook sociaal. Er wordt hard gewerkt en veel van elkaar verwacht, maar successen worden ook samen gevierd. Denk aan gezamenlijke activiteiten, sporten, evenementen en teamtrips, zoals een gezamenlijke reis naar Barcelona.

Wij zorgen voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:

• Een bruto maandsalaris tussen € 5.000,- en € 6.000,-;
• Een bonus tot € 30.000,- per jaar op basis van individuele én teamtargets;
• Een fulltime positie van 40+ uur per week;
• Een sleutelpositie midden in de organisatie met veel verantwoordelijkheid en vrijheid;
• De mogelijkheid om je functie verder uit te bouwen naarmate RD Vastgoed groeit;
• Veel ruimte voor eigen initiatief en het zelfstandig nemen van beslissingen;
• Werken vanuit het kantoor in Amsterdam-Nieuw-West, midden in het team;
• Een jong, ambitieus en resultaatgericht team met een sterke topsportmentaliteit;
• Regelmatige teamactiviteiten, evenementen en trips;
• Een omgeving waarin hard werken, persoonlijke groei en samen successen boeken centraal staan.

Wil jij niet alleen een nieuwe functie, maar echt ergens onderdeel van worden? Zoek je een omgeving waarin veel van je wordt gevraagd, maar waar je ook de vrijheid, verantwoordelijkheid en financiële waardering krijgt om zelf grote stappen te maken? Dan komen we graag met je in contact.

Solliciteer direct bij ons, ONTAPE. We vertellen je graag meer over RD Vastgoed, het team en de ambities voor de komende jaren.

Milan van den Bosch Recruitment Consultant