Omschrijving

Bestuurssecretaresse A.I.

Als Bestuurssecretaresse vorm je samen met een collega en de Bestuurssecretaris het bestuurssecretariaat van deze Amsterdamse onderwijsinstelling. Op dagelijkse basis ondersteun je één van de bestuurders en als secretariaat ondersteun je samen het College van Bestuur, de Raad van Toezicht, de Ondernemingsraad en de Studentenraad. Als Bestuurssecretaresse ben je goed op de hoogte van wat er speelt en ondanks wisselende agenda’s bied jij de bestuurder rust en overzicht. Jouw professionele ondersteuning stelt het College van Bestuur in staat haar werkzaamheden goed georganiseerd te kunnen uitvoeren.

De functie

In de functie van Bestuurssecretaresse wordt van je verwacht dat je accuraat en integer handelt en het leuk vindt om actief mee te bouwen aan de verdere ontwikkeling en professionalisering van het bestuurssecretariaat. In deze rol ondersteun je hoofdzakelijk één bestuurder en zorg je samen dat het College van Bestuur goed ondersteund wordt. Qua voornaamste werkzaamheden verwachten wij van een kandidaat:

• Je hebt een goed begrip van onze organisatie en de omgeving waarin deze opereert;
• Je zorgt voor het afhandelen en archiveren van inkomende en uitgaande post/mail; daarbij beheer je de mailbox en agenda van één van de bestuurders en filtert deze door zelfstandig mails af te handelen. Samen met je collega’s van het bestuurssecretariaat beheer je het bestuurlijk archief.
• Je bent representatief in woord en geschrift, op verzoek van het College van Bestuur verzorg je de correspondentie;
• Het organiseren en coördineren van bijeenkomsten en overleggen; je zorgt daarbij voor de benodigde faciliteiten en logistiek, je stelt agenda’s op, legt besluiten vast, verzamelt en verspreidt documentatie, ontvangt deelnemers en gasten en bewaakt de voortgang van actiepunten.
• Notuleren en verzorgen van de verslaglegging bij vergaderingen en het mede bewaken van deadlines;
• Je behoudt samen met je directe collega’s zorgvuldig overzicht over de uit te zetten acties, de voortgang en de communicatie van genomen besluiten;

Wij vragen

• Een opleiding in de richting van Management Assistent/ Directiesecretaresse of een vergelijkbare opleiding;
• Minimaal 4 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur als management assistent van een College van Bestuur of bestuurder;
• Je beschikt over zelfleiderschap en maakt zelf keuzes;
• Je levert een actieve en individuele bijdrage aan de verbetering van het bestuurssecretariaat;
• Kennis van of affiniteit met het onderwijs; kennis van het MBO is een pré;
• Je kunt goed prioriteiten stellen en bent integer en accuraat;
• Computervaardigheden (Office 365 cloudservices);
• Beschikbaarheid op 4 doordeweekse dagen.

Meer informatie

De klant bieden een tijdelijke aanstelling voor 0,8 FTE - uitgaande van een fulltime werkweek van 36,86 uur- voor de duur van een jaar. Bij goed functioneren is er uitzicht op een vast dienstverband. Ze bieden naast een marktconform salaris een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,33%. Verder heb je de mogelijkheid om in overleg met jouw manager compensatieverlof (extra verlof) op te bouwen. Bij het bedrijf is er aandacht voor jouw professionele ontwikkeling.

Vanwege het vertrek van de huidige bestuursecretaresse is de afdeling Bestuur & Strategie per direct op zoek naar een nieuwe collega die het team kan versterken.

Sollicitatieproces