Omschrijving

Management Assistant

Ben jij klaar om de spil in het web te zijn in de facilitaire dienstverlening van een topuniversiteit in het bruisende Maastricht? Als Management Assistent bij onze opdrachtgever bied je niet alleen een warm welkom aan bezoekers en klanten, maar ondersteun je ook diverse afdelingen met jouw administratieve vaardigheden en proactieve aanpak. Jij bent de schakel die zorgt voor een soepele gang van zaken, waarbij je hoofd- en bijzaken weet te onderscheiden, prioriteiten stelt en deadlines bewaakt.

Dit is hoe je werkweek eruit ziet

Stel je voor: je begint je dag met het bijhouden van de agenda’s van de directie FS, waarbij je afspraken inplant en de planning beheert; daarna verzamel je agendapunten voor een belangrijke vergadering, stel je de agenda op en verspreid je de benodigde stukken; tijdens de vergadering notuleer je en werk je de verslagen tijdig uit; in de middag fungeer je als aanspreekpunt voor in- en externe relaties, verzorg je inkomende en uitgaande mailcorrespondentie en organiseer je bijeenkomsten en evenementen; aan het eind van de dag bewaak je de voortgang van besluiten, deadlines en afspraken en voer je actiepunten uit.

• Dagelijks bijhouden van de agenda’s van de directie FS (o.a. afspraken inplannen, beheren planning);
• Plannen en organiseren van vergaderingen: verzamelen agendapunten, opstellen agenda, verspreiden benodigde stukken, notuleren en tijdig uitwerken van de verslagen, bewaken van voortgang van besluiten, deadlines en afspraken, uitvoeren van actiepunten;
• Fungeren als aanspreekpunt voor in- en externe relaties;
• Verzorgen van inkomende en uitgaande mailcorrespondentie, archivering;
• Plannen en organiseren van bijeenkomsten en evenementen.

Dit ben jij

• Beschikt over MBO werk- en denkniveau met minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie;
• Heeft kennis van en ervaring met agendabeheer en het MS-Office pakket, zoals MS Teams, Outlook en Word. Verder in staat om applicaties (zoals Corsa, Ibabs en SAP) snel eigen te maken;
• Heeft interesse in procesoptimalisaties en de implementatie daarvan;
• Kan hoofd- en bijzaken onderscheiden, doelen en prioriteiten stellen en deadlines bewaken;
• Is resultaatgericht, flexibel, accuraat en weet goed prioriteiten te stellen;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Dit krijg je ervoor terug

• Een bruto maandsalaris tussen 2.693 en 3.636, afhankelijk van ervaring;
• Een vakantie-uitkering van 8,0% en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• Flexibele werktijden en mogelijkheid tot deels thuiswerken, met een maandelijkse thuiswerk- en internetvergoeding;
• Bij een fulltime dienstverband recht op 29 vakantiedagen en 4 extra feestdagen, inclusief carnavalsmaandag en -dinsdag, Goede Vrijdag en Bevrijdingsdag;
• De mogelijkheid om extra vakantiedagen te verdienen door compensatie-uren op te bouwen;
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden: onder andere een solide pensioenregeling bij het ABP, deelname aan bedrijfsfitness en toegang tot het uitgebreide sportaanbod van de universiteit;
• Ontwikkelingsmogelijkheden met een ruim aanbod aan opleidingen en ondersteuning van persoonlijke en professionele ontwikkeling.

Dit is de werkgever

De opdrachtgever is een vooraanstaande universiteit gevestigd in het prachtige Maastricht. Met zes faculteiten biedt de organisatie een veelomvattend aanbod aan onderwijs en onderzoek, waarbij studenten worden uitgedaagd om zelf oplossingen te vinden voor vraagstukken en problemen in de wereld. Deze internationale gemeenschap van meer dan 22.300 studenten en ruim 5.000 medewerkers zorgt voor een inspirerende en bruisende omgeving waarin innovatie en samenwerking centraal staan.

Ben jij de Management Assistent die wij zoeken? Solliciteer dan nu en stuur jouw CV en motivatie naar ONTAPE. Wij zien graag jouw sollicitatie tegemoet en nemen binnen twee werkdagen contact met je op. Mis deze kans niet om deel uit te maken van een toonaangevende universiteit in Maastricht!

Sollicitatieproces

Is deze functie iets voor jou?