Omschrijving

Management Assistant

Ben jij klaar om de spil in het web te zijn in de facilitaire dienstverlening van een topuniversiteit in het bruisende Maastricht? Als Management Assistent bij onze opdrachtgever, bied je niet alleen een warm welkom aan bezoekers en klanten, maar ondersteun je ook diverse afdelingen met jouw administratieve vaardigheden en proactieve aanpak. Jij bent de schakel die zorgt voor een soepele gang van zaken, waarbij je hoofd- en bijzaken weet te onderscheiden, prioriteiten stelt en deadlines bewaakt.

Dit is de werkgever

Onze opdrachtgever, een vooraanstaande universiteit gevestigd in het prachtige Maastricht. Met zes faculteiten bieden ze een veelomvattend aanbod aan onderwijs en onderzoek, waarbij ze studenten uitdagen om zelf oplossingen te vinden voor vraagstukken en problemen in de wereld. Deze internationale gemeenschap van meer dan 22.300 studenten en ruim 5.000 medewerkers zorgt voor een inspirerende en bruisende omgeving waarin innovatie en samenwerking centraal staat.

Dit is hoe je werkweek eruit ziet

In deze veelzijdige rol krijg je de kans om jouw interesse in procesoptimalisatie en implementatie te laten zien, terwijl je tegelijkertijd zorgt voor een gastvrije ontvangstomgeving en een efficiënte werking van de receptie. Samen met jouw collega’s draag je bij aan het welzijn van onze medewerkers en de kwaliteit van de dienstverlening, met een sterke focus op het creëren van een inspirerende en veilige omgeving voor studenten, medewerkers en bezoekers. Daarbij ben je onder andere bezig met de volgende taken:

• Dagelijks bijhouden van de agenda’s van de directie FS (o.a. afspraken inplannen, beherenplanning);
• Plannen en organiseren van vergaderingen: verzamelen agendapunten, opstellen agenda, verspreiden benodigde stukken, notuleren en tijdig uitwerken van de verslagen, bewaken van de voortgang van besluiten, deadlines en afspraken, uitvoeren van actiepunten;
• Fungeren als aanspreekpunt voor in-en externe relaties;
• Verzorgen van inkomende en uitgaande mailcorrespondentie, archivering;
• Plannen en organiseren van bijeenkomsten en evenementen.

Dit ben jij

Je bent zelfstanding, houdt van organiseren en je hebt een proactieve houding met verantwoordelijkheidsgevoel. Je bent klantgericht en staat altijd klaar voor je collega’s, ook ga je zorgvuldig en integer om met vertrouwelijke informatie. Daarnaast:

• Beschik je over MBO werk-en denkniveau met minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie;
• Heb je kennis van en ervaring met agendabeheer en het MS-Office pakket, zoals MS Teams, Outlook en Word. Verder ben je in staat om applicaties (zoals Corsa, Ibabs en SAP) snel eigen te maken;
• Heb je interesse in procesoptimalisaties en de implementatie daarvan;
• Ben je in staat hoofd-en bijzaken te onderscheiden, doelen en prioriteiten testellen en deadlineste bewaken;
• Ben je resultaatgericht, flexibel, accuraat en weet goed prioriteiten te stellen;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Dit krijg je ervoor terug

• Een bruto maandsalaris tussen € 2.693 en € 3.636, afhankelijk van ervaring.
• Een vakantie-uitkering van 8,0% en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Flexibele werktijden en mogelijkheid tot deels thuiswerken, met een maandelijkse thuiswerk- en internetvergoeding.
• Bij een fulltime dienstverband heb je recht op 29 vakantiedagen en 4 extra feestdagen, inclusief carnavalsmaandag en -dinsdag, Goede Vrijdag en Bevrijdingsdag.
• De mogelijkheid om extra vakantiedagen te verdienen door compensatie-uren op te bouwen.
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden: onder andere een solide pensioenregeling bij het ABP, deelname aan bedrijfsfitness en toegang tot het uitgebreide sportaanbod van de universiteit.
• Ontwikkelingsmogelijkheden met een ruim aanbod aan opleidingen en ondersteuning van persoonlijke en professionele ontwikkeling.

Klinkt dit als een rol die bij jou past? Solliciteer dan direct!

Sollicitatieproces

Is deze functie iets voor jou?