Omschrijving

Senior Executive Assistant (BST)

Een spannende en innovatieve vaste functie in een teamgerichte omgeving, werkend voor een aantal executives binnen het kantoor van Platinion in Amsterdam. Als lid van het team ben je verantwoordelijk voor het managen van complexe agenda’s, het organiseren van vergaderingen en het fungeren als de belangrijkste schakel tussen de executives en interne/externe collega’s. Deze rolvereist een gedetailleerde aanpak, uitstekende technische vaardigheden en de bereidheid om uitdagingen met open armen aan te pakken. Je zult werken in een zeer dynamische en snelle omgeving waarin flexibiliteit, enthousiasme, proactiviteit en een “alles is mogelijk” mentaliteit van essentieel belang zijn. Bovenal dien je een passie te hebben voor het leveren van uitstekende prestaties!

Dit is de werkgever

De werkgever is een toonaangevend bedrijf dat diepgaande technische consultancy biedt aan klanten, waardoor ze hun informatiesystemen kunnen moderniseren en naar nieuwe hoogten kunnen tillen. Met vestigingen in vijf Europese steden (Amsterdam, Brussel, Madrid, Parijs en Londen), drie Zuid-Amerikaanse steden (Bogota, Santiago en Sao Paulo) en twee Afrikaanse steden (Casablanca en Johannesburg), vormen ze een krachtig wereldwijd team. Als een geïntegreerd ‘kantoor’ met eigen P&L werken ze samen aan een gezamenlijk go-to-marketmodel. Ze streven ernaar de belangrijkste uitdagingen van hun klanten aan te pakken en hun grootste kansen te benutten. Al sinds onze oprichting in 1963 zijn ze pioniers op het gebied van bedrijfsstrategie. Vandaag de dag helpen we klanten bij totale transformatie, waarbij ze complexe veranderingen stimuleren, organisaties in staatstellen te groeien, concurrentievoordeel op te bouwen en meetbare resultaten te behalen.

Gelijke kansenBij het bedrijf staan gelijke kansen hoog in het vaandel. Ze beoordelen alle gekwalificeerde sollicitanten zonder enige vorm van discriminatie op basis van ras, huidskleur, leeftijd, religie, geslacht, seksuele geaardheid, geslachtsidentiteit / -uitdrukking, nationale afkomst, handicap, beschermde veteranenstatus of enig ander kenmerk dat wordt beschermd door federale, staats- of lokalewetgeving, indien van toepassing, en personen met een strafblad worden in aanmerking genomen op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke staats- en lokale wetgeving. Daarnaast onderhoudt het bedrijf, als aannemer van de federale overheid, een affirmatief actieprogramma dat haar inzet bevordert en voldoet aan vereisten voor het bijhouden van gegevens en rapportage onderbepaalde federale wet- en regelgeving op het gebied van burgerrechten.

Dit is hoe je werkweek eruit ziet

Je zult nauw samenwerken met zowel het wereldwijde team van Platinion EA’s als senior management, en je hebt interactie met belangrijke interne en externe stakeholders. Samen vormen jullie een hecht netwerk van professionals die streven naar succes en uitmuntendheid. Als onderdeel van je dagelijkse takenpakket zul je:

• Meesterlijk en doelgericht agendabeheer uitvoeren, waarbij geen enkele afspraak of deadline aan je aandacht ontsnapt;
• Als architect van vergaderingen zorg je voor een naadloze coördinatie van klant- en interne bijeenkomsten, waardoor de juiste mensen op het juiste moment samenkomen;
• Je bent de verbindingsofficier tussen de executives en je collega’s, waardoor de communicatie soepel en effectief verloopt;
• Als meesterbrein achter de informatiestroom zorg je ervoor dat cruciale gegevens tijdig en feilloos worden verspreid;
• Met je magische toets houd je de inbox van belanghebbenden in toom, waardoor ze zich kunnen concentreren op wat echt belangrijk is;
• Je trekt de grenzen over en organiseert epische reisavonturen, zowel binnenlands als internationaal, om ervoor te zorgen dat executives op de juiste plekken verschijnen op het juiste moment;
• Als tijd- en kostenbeheermeester bereid je onberispelijke declaraties voor, waarmee je de executives ontlast en hen in staat stelt hun focus te behouden;
• Als hoeder van de partnerdatabase zorg je ervoor dat contactgegevens en biografieën up-to-date zijn en fungeer je als de ware bewaker van kritieke informatie;
• Je schrijft meeslepende correspondentie, terwijl je tegelijkertijd de archieven op orde houdt;
• Je neemt deel aan teamvergaderingen, waar je met je scherpe geest en strategische inzichten een waardevolle bijdrage levert;
• Als meester van veelzijdigheid vervang je moeiteloos collega’s in het team en overkoepelend, waarbij je jouw expertise en vaardigheden tentoonspreidt;
• Met creativiteit en een flinke dosis organisatietalent organiseer je grandioze teamdiners en evenementen die nog lang in de herinnering blijven hangen;
• Je voert ad-hoctaken uit wanneer de situatie erom vraagt, waarbij je met vindingrijkheid en daadkracht de uitdagingen aangaat.

Dit ben jij 

• Je kunt goed functioneren in teamverband, maar bent ook in staat zelfstandig te werken;
• Je bent gewend om met veel belangrijke stakeholders om te gaan en begrijpt complexe relaties tussen belanghebbenden;
• Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden en kunt proactief wijzigingen in schema’s communiceren aan relevante belanghebbenden;
• Je kunt je gemakkelijk aanpassen aan uitdagende situaties, zelfs met beperkte voorbereidingstijd;
• Je bent een probleemoplosser;
• Je kunt verwachtingen managen en bent proactief en zelfverzekerd in je aanpak;
• Je hebt een sterke toewijding om taken zelfstandig af te ronden, zelfs zonder direct toezicht;
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie;
• Je communiceert professioneel (zowel mondeling als schriftelijk) op alle niveaus binnen het bedrijf en met externe klanten;
• Je hebt oog voor detail;
• Je hebt ruime ervaring als Personal/Executive Assistant in de dynamische professionele dienstensector;
• Je blinkt uit in administratieve en organisatorische vaardigheden, waardoor je moeiteloos de controle houdt;
• Je beheerst de Microsoft Office Suite tot in de puntjes, inclusief geavanceerde kennis van Outlook, PowerPoint en Word;
• Met jouw ‘can do’ en flexibele houding omarm je elke uitdaging die op je pad komt;
• Je wordt gedreven door details en perfectionisme, waardoor niets aan je aandacht ontsnapt;
• Het multitasken, prioriteiten stellen en omgaan met tegenstrijdige deadlines is voor jou een tweede natuur;
• Je gedijt in een teamomgeving, waar je jouw energie en expertise kunt inzetten;
• Onder druk blijf je kalm en lever je resultaten van topkwaliteit;
• Je bent bedreven in het managen van de verwachtingen van senior leiderschap;
• Vloeiend in zowel Nederlands als Engels, en als je ook nog Frans spreekt, is dat een waardevolle troef;

Houd er rekening mee dat deze functie zich niet beperkt tot de bovenstaande verantwoordelijkheden en dat de functieomvang en verantwoordelijkheden aan verandering onderhevig zijn.

Dit krijg je ervoor terug 

• Hulpmiddelen voor geestelijke gezondheid en welzijn, waaronder een hulpprogramma voor werknemers;
• Arbeidsongeschiktheidsverzekering;
• Levensverzekering;
• Concurrerende compensatie;
• Mogelijkheden tot erkenning via ons jaarlijkse bonusproces;
• Royale pensioenspaarbijdragen.

Sollicitatieproces