Een personal assistant inhuren: jouw complete gids om goede ondersteuning te vinden
Als je bent zoals de meeste ondernemers, heb je waarschijnlijk het gevoel dat je voortdurend tien dingen tegelijk doet en worstelt om te multitasken.
Misschien beheer je een team, probeer je nieuwe klanten te werven voor je startup en werk je aan grote projecten terwijl je probeert om een beetje de schijn van een privéleven op te houden.
Klinkt dat bekend? Dan is het misschien tijd om te overwegen een assistent in te huren om je te helpen met projectmanagement.
Een goede personal assistant kan je tijd vrijmaken door hun managementvaardigheden te gebruiken voor taken als het plannen van afspraken, het afhandelen van correspondentie, snelle boodschappen en het beheren van je sociale media-accounts.
Kortom, een uitstekende personal assistant kan een redder in nood zijn. Maar hoe vind je er een?
Hier zijn een paar tips:
Wat doet een personal assistant?
Voor we dieper ingaan op het vinden van een personal assistant, bespreken we eerst wat een personal assistant precies doet. Een personal assistant biedt allerlei soorten ondersteuning aan een individu of een klein team.
Ze kunnen verantwoordelijk zijn voor administratieve ondersteuning, het plannen van vergaderingen, het afhandelen van correspondentie, het maken van reisarrangementen, koffie halen en andere administratieve taken.
Soms kan een personal assistant ook direct vanuit het huis van de opdrachtgever werken, boodschappen doen of huishoudelijke taken op zich nemen. In wezen is de persoon er om je leven gemakkelijker te maken door taken uit te voeren waar jij geen tijd voor hebt.
Nu je weet wat een personal assistant doet, bespreken we hoe je er een vindt.
Bepaal je behoeften
De eerste stap in het vinden van een personal assistant is het bepalen van je behoeften.
Waar heb je precies hulp bij nodig? Heb je iemand nodig om je dagelijkse boodschappen te doen? Heeft u iemand nodig om vergaderingen en afspraken te plannen? Heb je een huismanager nodig om te helpen met huishoudelijke taken en personeel?
Denk na over de taken waar je geen tijd voor hebt en maak een lijst. Dit geeft je een goed uitgangspunt wanneer je op zoek gaat naar een personal assistant.
Over het algemeen hebben de meeste mensen een assistent nodig die detailgericht is en goed kan omgaan met tijd. Het helpt ook als ze goed zijn met agendabeheer.
Bepaal de reikwijdte van de baan
Voordat je begint met je zoektocht, een stap terug te nemen en te overwegen wat je nodig hebt van een personal assistant is essentieel.
Je hebt bepaald met welke taken je assistent je moet helpen, maar welke uren kunnen ze werken? Moet hij ter plaatse zijn of kan hij op afstand werken? Moeten ze ooit met je meereizen?
Zodra je een duidelijk idee hebt van de omvang van de functie, kun je beter beginnen met zoeken.
Een vacature plaatsen
De volgende stap na het uitzoeken waar je naar op zoek bent, is het verspreiden van informatie. De beste manier om dat te doen is door een uitgebreide vacature te maken met alle nodige informatie over de functie.
Vermeld de vaardigheden en ervaring die je zoekt en informatie over de werkomgeving (thuis of op kantoor, bedrijfscultuur en waarden). Dit helpt om kandidaten te weren die niet bij je passen.
Hier zijn enkele tips voor het schrijven van een vacature voor een personal assistant:
- Neem een gedetailleerde functiebeschrijving op. Zorg ervoor dat je een gedetailleerde lijst hebt van de taken en verantwoordelijkheden van de functie. Dit schept verwachtingen voor de kandidaten en zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde golflengte zit.
- Wees duidelijk over je behoeften. Zoals we al zeiden, moet je duidelijk zijn over wat je zoekt van een personal assistant. Zorg ervoor dat je informatie geeft over de uren die ze moeten werken en of je open staat voor kandidaten die op afstand werken.
- Vermeld salarisinformatie. Om toptalent aan te trekken is het belangrijk om open te zijn over het salaris. Neem een salarisbereik op in je vacature zodat kandidaten weten wat ze kunnen verwachten. Het maakt het onderwerp ook minder lastig tijdens sollicitatiegesprekken.
Gebruik meerdere kanalen om kandidaten te bereiken
Plaats uw vacature niet alleen op één vacaturebank, maar gebruik een zo breed mogelijk net. Gebruik naast vacaturebanken ook sociale media, verwijzingsprogramma’s voor werknemers en zelfs ouderwetse gedrukte advertenties om potentiële kandidaten te bereiken.
(Vergeet niet dat het inschakelen van het juiste wervingsbureau tijd en stress kan besparen).
- Vacaturebanken: Begin met het plaatsen van uw vacature op populaire vacaturebanken. Dit zal u helpen om de boodschap over te brengen terwijl u andere strategieën toepast.
- Sociale media: Gebruik sociale media om uw vacature te plaatsen en een groter publiek te bereiken. LinkedIn is een uitstekend platform, maar je kunt ook berichten plaatsen op Twitter en Facebook. Vergeet niet om relevante hashtags te gebruiken, zodat je berichten de juiste mensen bereiken.
- Verwijsprogramma’s voor werknemers: Doorverwijzingsprogramma’s voor werknemers zijn ideaal om kandidaten te bereiken die misschien niet actief op zoek zijn naar een nieuwe baan. Vraag je werknemers of ze iemand kennen die geschikt zou zijn voor de functie. Bied misschien een bonus aan voor succesvolle doorverwijzingen.
- Gedrukte advertenties: Vergeet de gedrukte advertenties niet. Je kunt advertenties plaatsen in lokale kranten of op online advertentiesites. Dit kan je ook helpen om in contact te komen met inactieve werkzoekenden.
- Wervingsbureau: Het gebruik van een wervingsbureau zoals ONTAPE is een geweldige manier om in contact te komen met gekwalificeerde kandidaten voor een functie als personal assistant. Ons team van experts zal u helpen bij het vinden van de beste pasvorm voor de cultuur en waarden van uw bedrijf.
Grondige sollicitatiegesprekken voeren
Zodra je een aantal sollicitaties hebt ontvangen, is het tijd om kandidaten te interviewen. Dit is misschien wel de meest kritieke fase in het aanwervingsproces.
Vraag niet alleen naar hun kwalificaties, maar ook naar hun beschikbaarheid en bereidheid om te reizen (indien van toepassing).
En als je kandidaten overweegt die op afstand gaan werken, vraag dan zeker naar hun kantoor aan huis en of ze ervaring hebben met werken op afstand.
De meest cruciale factoren om naar te vragen tijdens het interviewen van kandidaten voor een personal assistant zijn de volgende:
Kwalificaties
Vraag kandidaten naar hun opleiding en relevante werkervaring. Als ze geen directe ervaring hebben als personal assistant, kijk dan of ze overdraagbare vaardigheden hebben die hen geschikt maken voor de job.
Beschikbaarheid
Vraag kandidaten naar hun beschikbaarheid. Als je iemand nodig hebt die voltijds beschikbaar is, controleer dan of de kandidaten die je overweegt die uren kunnen werken. Denk goed na of je iemand nodig hebt die 24/7 beschikbaar is.
Je zou verbaasd zijn hoeveel je kunt bereiken met een part-time personal assistant of een virtuele assistent die telefoontjes beantwoord en afspraken inplant.
Bereidheid om te reizen
Als u een personal assistant of administratieve assistent bereid om te reizen met u, vragen over hun comfort niveau met reizen. Sommige mensen houden van reizen en staan te popelen om overal heen te gaan, terwijl anderen liever dichter bij huis blijven.
Een achtergrondcontrole uitvoeren
Voordat je een definitieve beslissing neemt, moet je alle kandidaten natrekken. Zo kunt u hun kwalificaties controleren en er zeker van zijn dat ze zijn wie ze zeggen dat ze zijn.
Er zijn een paar verschillende manieren om een achtergrondonderzoek uit te voeren:
- Controleer referenties. Controleer de referenties die elke kandidaat opgeeft. Zo kunt u hun kwalificaties controleren en hun arbeidsethos beter begrijpen.
- Google ze. Een eenvoudige zoekopdracht kan veel informatie over een persoon opleveren. U kunt Google gebruiken om te controleren op eventuele rode vlaggen.
- Doe een antecedentenonderzoek, ook wel pre-employment screening. Om extra voorzichtig te zijn, kun je een antecedentenonderzoek doen naar je kandidaten. Dit is niet verplicht, maar het is een optie voor werkgevers die het zekere voor het onzekere willen nemen.
Uw uiteindelijke beslissing nemen
U hebt uw onderzoek gedaan, kandidaten aangetrokken en sollicitatiegesprekken gevoerd. Nu is het tijd voor uw beslissing. Het is essentieel om te beslissen wat het beste is voor u en uw bedrijf.
Neem deze drie factoren in overweging bij het nemen van uw uiteindelijke beslissing:
Geschiktheid
De ideale kandidaat past bij de bedrijfscultuur en bij je persoonlijkheid. Ze zullen nauw met je samenwerken, dus jullie moeten het goed met elkaar kunnen vinden. Zoek niet naar iemand die precies op jou lijkt; probeer de onnodige wrijving van het aannemen van de verkeerde persoon te vermijden.
Vaardigheden
Zorg ervoor dat de kandidaat de vaardigheden heeft die nodig zijn om de vereiste taken uit te voeren. Als dat niet het geval is, kan het zijn dat ze extra training nodig hebben, wat kan leiden tot vertragingen bij het voltooien van taken en projecten.
Bedenk wel dat een snelle en leergierige leerling een gebrek aan vaardigheden kan compenseren, vooral als hij uitstekende communicatieve vaardigheden heeft en uitblinkt in het oplossen van problemen.
Jarenlange ervaring
Ervaring is altijd waardevol, vooral als het gaat om personal assistants. Een ervaren assistent begrijpt beter wat je van hem of haar verwacht en kan taken efficiënter uitvoeren.
Aangenomen? Help ze op weg!
Om je nieuwe personal assistant te helpen slagen, geef je hem of haar een duidelijk overzicht van wat je nodig hebt en wat je wilt. Zorg ervoor dat ze je routine, je voorkeuren en je doelen kennen. Indien mogelijk, geef ze een to-do lijst of een map met belangrijke documenten, zodat ze meteen aan de slag kunnen.
Communiceer ook specifieke verzoeken of zorgen. Door verwachtingen te stellen en je assistent de middelen te geven om te slagen, zorg je voor een soepele overgang en haal je het beste uit jullie werkrelatie.
Conclusie
Het valt niet te ontkennen dat het inhuren van een personal assistant een game changer kan zijn voor drukke professionals - maar alleen als je de juiste persoon inhuurt voor de job.
Door de tijd te nemen om de omvang van de functie te bepalen, grondige interviews af te nemen en de andere bovenstaande tips te volgen, vergroot je je kansen om een uitzonderlijke personal assistant te vinden.
Nu kan uw assistent uw tijd vrijmaken, zodat u zich kunt concentreren op wat belangrijk is. En je kunt het hele proces soepeler laten verlopen door via ONTAPE te gaan. Neem vrijblijvend contact op via de contactpagina of mail naar info@onlytalentedpeople.nl of bel +31 (0) 850185245