Wat doet een Personal Assistant bij een Consultancy bureau?

8 min
Wat doet een Personal Assistant bij een Consultancy bureau?

Een Personal Assistant bij een consultancy bureau werkt voor partners en directeuren van een adviesorganisatie, van een gespecialiseerd strategiebureau tot grote internationale advies- en IT-bureaus zoals Accenture of Capgemini. De partner verkoopt opdrachten, leidt klantprojecten en geeft leiding aan consultants, en zit daardoor een groot deel van de week bij de klant. Alles wat er op kantoor moet gebeuren, loopt via de Personal Assistant. Dat vraagt om een ander profiel dan een Personal Assistant in een organisatie waar de directeur gewoon op kantoor zit.

Bas Gofers, Founder & Managing Director van ONTAPE, heeft meer dan tien jaar ervaring in het bemiddelen van ondersteunend talent en meer dan 500 plaatsingen gerealiseerd, waaronder bij advies- en consultancybureaus. ONTAPE weet wat een Personal Assistant in deze omgeving moet kunnen, en matcht daarop. Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Bedrijven Op zoek naar een Personal Assistant voor uw adviesbureau?

Benieuwd welke Personal Assistants wij per direct beschikbaar hebben? Neem dan contact op.

Personal Assistant voor adviesbureaus

Hoe ondersteunt een Personal Assistant bij een consultancy bureau een partner die vooral bij de klant zit?

Bij een consultancy bureau verdient het bureau zijn geld met uren bij de klant. Consultants hebben een declarabiliteitsdoel en ook de partner brengt het grootste deel van de week door op locatie van klanten, soms in een andere stad of een ander land. Tegelijk moet hij nieuwe opdrachten binnenhalen en zijn eigen team aansturen. De Personal Assistant zorgt dat die werelden elkaar niet in de weg zitten.

Waar de week van een partner naartoe gaat:

  • Klantwerk: stuurgroepen, voortgangsoverleggen en workshops op locatie van de klant, vaak met een vast ritme per project.
  • Nieuwe opdrachten: offertetrajecten, presentaties aan potentiële klanten en aanbestedingen met harde inleverdeadlines.
  • Intern: leiding geven aan een praktijk of sector, beoordelingsgesprekken met consultants en het overleg met andere partners.
  • Zichtbaarheid in de markt: sprekersrollen op congressen, bijeenkomsten met klanten en publicaties over zijn vakgebied.

De gouden regel voor een Personal Assistant in deze omgeving is dat klanttijd voorgaat. Interne afspraken worden rond klantafspraken gepland, nooit andersom. Een stuurgroep die moet schuiven omdat de partner dubbel is geboekt, kost het bureau vertrouwen bij de klant, en dat vertrouwen is moeilijker terug te winnen dan een gemiste interne vergadering.

Ook de kosten vragen aandacht. Reizen gaan via de centrale reistool en binnen het reisbeleid, en elke treinreis, vlucht of hotelovernachting moet bij het juiste klantproject terechtkomen. Alleen dan kan het bureau de kosten correct doorbelasten en klopt de winstgevendheid van het project.

Omdat de partner vaak hele dagen in workshops zit, is de Personal Assistant in de praktijk het aanspreekpunt voor klanten en collega’s. Zij weet wat kan wachten tot de avond en wat niet. En juist in drukke projectperiodes plant zij bewust tijd in voor nieuwe opdrachten, zodat de verkoop niet stilvalt op het moment dat iedereen op volle kracht voor bestaande klanten werkt.

Personal Assistants Op zoek naar een nieuwe opdracht in consultancy?

Ben je op zoek naar een nieuwe opdracht als Personal Assistant bij een adviesbureau? We kijken graag wat we voor je kunnen betekenen!

Personal Assistant bij een consultancy bureau

Welk Personal Assistant profiel zoekt een consultancy bureau?

Bij een consultancy bureau ondersteunt een Personal Assistant meestal een of meer partners of managing directors, soms samen met een team van assistants voor een hele praktijk of sector. Bij grote internationale bureaus werkt zij binnen strakke wereldwijde processen. Bij een kleiner strategiebureau zijn de lijnen korter en doet zij vaker zelf het officemanagement erbij.

Opleiding en achtergrond

Een afgeronde mbo 4-opleiding in de richting managementondersteuning of officemanagement vormt doorgaans de basis. De meeste adviesbureaus vragen hbo werk- en denkniveau en ervaring in een professionele dienstverlener, zoals een advocatenkantoor, accountantskantoor of ander adviesbureau.

Belangrijkste vaardigheden en competenties

  • Prioriteren: zij weegt verzoeken van partners, klanten en consultants tegen elkaar af en weet wat het zwaarst weegt.
  • Zelfstandigheid: de partner is vaak dagenlang niet bereikbaar. Zij neemt beslissingen binnen de afspraken zonder steeds te hoeven overleggen.
  • Representativiteit: zij heeft dagelijks contact met klanten op directieniveau en draagt het niveau van het bureau uit.
  • Discretie: klantnamen, opdrachten en aanbestedingen zijn vertrouwelijk, ook binnen het eigen bureau.
  • Uitstekend Engels: veel klanten, collega’s en interne systemen zijn internationaal.

Bij grote internationale bureaus is ervaring in een vergelijkbare organisatie vaak een pluspunt. Bij kleinere bureaus is er meer ruimte voor een sterke kandidaat uit een andere professionele omgeving.

Bij een adviesbureau is de agenda van een partner zijn omzet. Elke interne afspraak die een klantafspraak verdringt, kost het bureau geld en de partner geloofwaardigheid.

Bas Gofers

Bas Gofers Founder & Managing Director

Wat doet een Personal Assistant precies bij een consultancy bureau?

De kern van de rol is het vrijspelen van de partner, zodat die zich kan richten op klanten, nieuwe opdrachten en zijn team.

De vijf belangrijkste taken:

  • Agendabeheer: klantafspraken, interne overleggen, beoordelingsgesprekken en privéafspraken samenbrengen in één agenda, met rekening voor reistijd tussen klantlocaties.
  • Reizen: binnenlandse en buitenlandse reizen boeken, wijzigen en verantwoorden binnen het reisbeleid van het bureau.
  • Declaraties en tijdregistratie: onkosten verwerken, uren van de partner bijhouden en kosten toewijzen aan de juiste klantprojecten.
  • Offertetrajecten: planning bewaken, stukken verzamelen en de deadline van een aanvraag of aanbesteding in de gaten houden.
  • Evenementen: klantbijeenkomsten, rondetafels en interne teamdagen organiseren.

Dit zijn de vijf taken die in vrijwel elke functie terugkomen, maar het takenpakket is breder. Afhankelijk van het bureau horen ook de ondersteuning bij werving van nieuwe consultants, het bijhouden van klantcontacten in het relatiebeheersysteem en de voorbereiding van partnerbijeenkomsten erbij.

Bij een groot team met meerdere partners en managers ligt de rol dichter bij die van een Management Assistent. Bij bureaus met een sterke focus op financiële dienstverlening sluit het profiel aan bij een Personal Assistant in de financiële sector.

Wat kost recruitment van een goede Personal Assistant voor een consultancy bureau?

Het salaris hangt af van ervaring en de omvang van het bureau. Uit actuele gegevens over het salaris van een Personal Assistant blijkt dat een Senior Personal Assistant in Nederland tot ongeveer € 4.000 bruto per maand verdient. Bij grote internationale adviesbureaus ziet ONTAPE Senior kandidaten tot ongeveer € 5.000 bruto per maand.

Het salaris wordt bepaald door:

  • Omvang van het bureau: een groot internationaal bureau betaalt doorgaans meer dan een klein strategiebureau, maar werkt ook met strakkere salarisschalen.
  • Ervaring: een Senior Personal Assistant met vijf of meer jaar ervaring bij een professionele dienstverlener zit aan de bovenkant van de bandbreedte.
  • Aantal partners: wie meerdere partners ondersteunt, wordt hoger beloond dan bij één partner.
  • Secundaire voorwaarden: opleidingsbudget, een bonusregeling en een ruime pensioenregeling zijn in de sector gangbaar.

Wat kost bemiddeling via ONTAPE?

ONTAPE werkt met een plaatsingsvergoeding van 15 tot 20% over het bruto jaarsalaris. Ter illustratie bij een Senior Personal Assistant op € 4.500 bruto per maand:

  • Bruto jaarsalaris (incl. 8% vakantiegeld): € 58.320
  • Plaatsingsvergoeding ONTAPE (17,5%): € 10.206 eenmalig (let op: dit is slechts een indicatie en hangt af van het exacte functieprofiel)
  • Gemiddelde kosten zelf werven (tijd, advertenties, foute match): € 8.000 tot € 15.000

De plaatsingsvergoeding weegt daarmee op tegen de kosten van een mislukt wervingstraject. Zeker bij een bureau waar een verkeerde keuze direct zichtbaar wordt in de relatie met klanten.

Vast, interim of via detachering: welke vorm past bij een Personal Assistant voor uw consultancy bureau?

Adviesbureaus groeien mee met hun klantportefeuille. Een grote nieuwe opdracht, een nieuwe partner of de start van een nieuwe praktijk zorgt geregeld voor tijdelijk extra werk aan de top.

Vaste plaatsing via werving en selectie

De beste keuze voor structurele ondersteuning van een of meer partners. ONTAPE begeleidt het volledige traject van werving en selectie, van profielschets tot onboarding.

Interim

Bij verlof, uitval of een drukke periode rond een grote aanbesteding is een interim Personal Assistant de snelste oplossing. Zij stapt direct in en is gewend om zelfstandig te werken op partnerniveau. Uurtarief: doorgaans € 50 tot € 90 per uur exclusief btw, afhankelijk van ervaring en beschikbaarheid.

Detachering

Bij detachering werkt de Personal Assistant voor uw bureau, maar blijft zij in dienst bij ONTAPE. Dat geeft flexibiliteit als de omvang van een praktijk nog onzeker is, zonder dat u zelf werkgever wordt. Tarief op aanvraag.

ONTAPE helpt u de juiste keuze te maken op basis van uw situatie. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Wanneer schakelen consultancy bureaus ONTAPE in voor een Personal Assistant?

Wij kennen onze kandidaten persoonlijk en weten wie het tempo en de zelfstandigheid van een adviesbureau aankan. Dat maakt de voorselectie scherper en verkleint de kans op een mismatch aanzienlijk. Met meer dan 500 plaatsingen en tien jaar ervaring weten wij wat werkt. En wat niet.

Strategiebureaus, advies- en IT-bureaus schakelen ons onder meer in bij:

  • Nieuwe partner: een nieuwe of overgestapte partner wil vanaf de eerste dag eigen ondersteuning.
  • Vertrek van een vaste Personal Assistant: de opvolging moet snel geregeld zijn, zonder dat klanten iets merken.
  • Groei van een praktijk: een sector of team groeit snel en de partners kunnen het eigen werk niet meer bijhouden.
  • Vastgelopen werving: centrale wervingsteams vinden genoeg consultants, maar niet de juiste ondersteuning op partnerniveau.
  • Specifiek profiel: behoefte aan een kandidaat met ervaring bij een professionele dienstverlener of een extra taal.

Veelgestelde vragen over een Personal Assistant bij een consultancy bureau

Alles over Personal Assistants:

Reviews

Meer artikelen zoals dit

  • Bas Gofers

Plan een adviesgesprek met Bas

Ga in gesprek met onze recruitment experts om het perfecte talent voor jou te vinden. Natuurlijk geheel vrijblijvend!