Een Personal Assistant bij een marketingbureau werkt voor de oprichter, de algemeen directeur of het directieteam van een bureau waar klanten, campagnes en deadlines elkaar in hoog tempo afwisselen. De directie verdeelt de dag tussen klantgesprekken, nieuwe opdrachten, het team en de cijfers, en juist daardoor blijft het eigen werk vaak liggen. Dat vraagt om een ander profiel dan een Personal Assistant in een rustige kantooromgeving.
Bas Gofers, Founder & Managing Director van ONTAPE, heeft meer dan tien jaar ervaring in het bemiddelen van ondersteunend talent en meer dan 500 plaatsingen gerealiseerd, waaronder bij reclamebureaus, digitale bureaus en communicatiebureaus. ONTAPE weet wat een Personal Assistant in deze branche moet kunnen, en matcht daarop. Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Benieuwd welke Personal Assistants wij per direct beschikbaar hebben? Neem dan contact op.
Waarom verdient een Personal Assistant zich terug op een marketingbureau?
De eigenaar van een marketingbureau is meestal de duurste en meest gevraagde persoon van het bureau. Hij haalt nieuwe klanten binnen, onderhoudt de belangrijkste klantrelaties en bepaalt de koers. Toch gaat een flink deel van zijn week op aan werk dat iemand anders net zo goed kan doen. Bij veel bureaus waar ONTAPE komt, besteedt de eigenaar 10 tot 15 uur per week aan agenda, mail, offertes klaarzetten, facturen nalopen en reizen regelen.
Waar de week van een eigenaar naartoe gaat:
- Klantwerk: strategie, presentaties en overleg met de grootste klanten. Hier zit zijn hoogste uurtarief.
- Nieuwe klanten: netwerken, aanvragen beantwoorden en voorstellen maken. Dit is de motor van de groei, maar het eerste wat sneuvelt als het druk is.
- Team: gesprekken met medewerkers, werving en het bewaken van de kwaliteit van het werk.
- Operatie: agenda, mail, planning en administratie. Dit is het deel dat een Personal Assistant grotendeels kan overnemen.
Een rekenvoorbeeld:
- Teruggewonnen tijd: 12 uur per week, ofwel ruim 550 uur per jaar bij 46 werkweken
- Waarde van die tijd bij een uurtarief van € 150: ongeveer € 82.800 per jaar
- Kosten van een Senior Personal Assistant op € 4.300 bruto per maand, inclusief vakantiegeld en werkgeverslasten: ongeveer € 70.000 per jaar
Alleen op uren verdient een Personal Assistant zich daarmee al terug. Het echte rendement zit in wat de eigenaar met die tijd doet:
- Meer nieuwe klanten: wie elke week een middag vrij heeft voor aanvragen en netwerk, wint vaker. Eén extra klant met een maandbudget van € 5.000 levert € 60.000 omzet per jaar op.
- Beter klantbehoud: klanten krijgen sneller antwoord en kwartaalbesprekingen gaan niet meer van de agenda af. Het verlies van één grote klant kost een bureau vaak meer dan een Personal Assistant per jaar kost.
- Minder fouten onder druk: een eigenaar die niet tussen twee klantafspraken door offertes en facturen afhandelt, maakt minder fouten in wat het bureau belooft en rekent.
Voor bureaus waar de rekensom nog krap uitvalt, is een parttime Personal Assistant vaak een logische eerste stap. Twee of drie dagen per week is genoeg om de operatie bij de eigenaar weg te halen.
Ben je op zoek naar een nieuwe opdracht als Personal Assistant bij een marketingbureau? We kijken graag wat we voor je kunnen betekenen!
Welk Personal Assistant profiel zoekt een marketingbureau?
Bij een marketingbureau ondersteunt een Personal Assistant meestal de oprichter of de algemeen directeur, soms het hele directieteam met een creatief directeur, een strategisch directeur en een financieel directeur. Bij kleinere bureaus combineert zij de rol vaak met taken van een Office Manager, zoals het kantoor draaiende houden en leveranciers aansturen.
Opleiding en achtergrond
Een afgeronde mbo 4-opleiding in de richting managementondersteuning of officemanagement vormt doorgaans de basis. Grotere bureaus en internationale netwerkbureaus vragen vaker hbo werk- en denkniveau. Kennis van marketing of communicatie is een pluspunt, maar geen vereiste: wie de vaktaal van het bureau snel oppikt, groeit vanzelf in de branche.
Belangrijkste vaardigheden en competenties
- Overzicht bij wisselende prioriteiten: een klant schuift een deadline naar voren, een briefing komt later binnen dan gepland en de directeur moet ineens naar een klant. Een Personal Assistant herplant zonder dat er iets tussen wal en schip valt.
- Klantgerichtheid: zij is vaak het eerste aanspreekpunt voor klanten die de directeur willen spreken en vertegenwoordigt het bureau professioneel aan de telefoon, in de mail en bij de ontvangst.
- Schrijfvaardigheid: in een branche die communicatie verkoopt, valt een taalfout in een mail aan een klant extra op. Correspondentie, verslagen en presentaties moeten foutloos zijn, in het Nederlands en in het Engels.
- Schakelen tussen creatief en zakelijk: een Personal Assistant werkt met creatieven die in ideeën denken en met een directie die op uren en marges stuurt. Zij spreekt beide talen.
- Discretie: budgetten van klanten, salarissen, voorstellen aan nieuwe klanten en mogelijke overnames komen langs haar bureau. Daar wordt niet over gepraat bij de koffieautomaat.
Bij grote netwerkbureaus is ervaring op directieniveau vaak doorslaggevend. Bij kleinere en middelgrote bureaus is er meer ruimte voor een kandidaat met een sterke organisatorische basis die de branche in de praktijk leert kennen.
Een eigenaar die zelf zijn agenda bijhoudt, is de duurste Secretaresse van het bureau. Dat ziet u niet op de loonstrook, wel aan de klanten die u niet binnenhaalt.
Bas Gofers Founder & Managing Director
Wat doet een Personal Assistant precies bij een marketingbureau?
De kern van de rol is het vrijspelen van de directie, zodat die zich kan richten op klanten, nieuwe opdrachten en het team. Hoe dat er in de praktijk uitziet, hangt af van de omvang van het bureau en van hoeveel de eigenaar zelf nog uitvoert.
De vijf belangrijkste taken:
- Agendabeheer: klantafspraken, interne overleggen, netwerkbijeenkomsten en privéafspraken samenbrengen in één agenda die ook klopt als er halverwege de week alles verschuift.
- Klantcontact: eerste aanspreekpunt zijn voor klanten en partners, telefoon en mail filteren en klantbezoeken op kantoor voorbereiden.
- Voorbereiden van overleggen: agenda’s en stukken klaarzetten voor het directieoverleg en kwartaalbesprekingen met klanten, verslagen maken en actiepunten opvolgen.
- Bureauadministratie: de urenregistratie van het team opvolgen, offertes en contracten klaarzetten voor ondertekening en de facturatie voorbereiden.
- Reizen en evenementen: zakenreizen, klantevenementen, teamuitjes en bezoeken aan vakbeurzen en prijsuitreikingen in de branche regelen.
Dit zijn de vijf taken die in vrijwel elke functie terugkomen, maar het takenpakket is breder. Afhankelijk van het bureau horen ook het plannen van fotosessies en filmopnames, het inwerken van nieuwe collega’s en het bijhouden van de jaarplanning van het bureau erbij.
Bij een bureau dat veel evenementen organiseert, schuift de rol richting een Personal Assistant in de eventindustrie. Bij een groter bureau met een uitgebreid managementteam ligt de nadruk juist op de ondersteuning van meerdere managers, zoals bij een Management Assistent.
Wat kost recruitment van een goede Personal Assistant voor een marketingbureau?
Het salaris hangt af van ervaring en de omvang van het bureau. Uit actuele gegevens over het salaris van een Personal Assistant blijkt dat een Senior Personal Assistant in Nederland tot ongeveer € 4.000 bruto per maand verdient. Bij grotere bureaus en internationale netwerkbureaus ziet ONTAPE Senior kandidaten tot ongeveer € 5.000 bruto per maand.
Het salaris wordt bepaald door:
- Ervaring: een Senior Personal Assistant met vijf of meer jaar ervaring op directieniveau zit aan de bovenkant van de range.
- Omvang van het bureau: een netwerkbureau met honderden medewerkers betaalt doorgaans meer dan een creatief bureau met twintig mensen.
- Breedte van de rol: een combinatie met officemanagement of personeelszaken wordt hoger beloond dan de ondersteuning van één directeur.
- Regio: in Amsterdam, waar veel bureaus gevestigd zijn, liggen de salarissen hoger dan in de rest van het land.
Wat kost bemiddeling via ONTAPE?
ONTAPE werkt met een plaatsingsvergoeding van 15 tot 20% over het bruto jaarsalaris. Ter illustratie bij een Senior Personal Assistant op € 4.300 bruto per maand:
- Bruto jaarsalaris (incl. 8% vakantiegeld): € 55.728
- Plaatsingsvergoeding ONTAPE (17,5%): € 9.752 eenmalig (let op: dit is slechts een indicatie en hangt af van het exacte functieprofiel)
- Gemiddelde kosten zelf werven (tijd, advertenties, foute match): € 8.000 tot € 15.000
De plaatsingsvergoeding weegt daarmee op tegen de kosten van een mislukt wervingstraject. Zeker op een bureau waar een verkeerde keuze niet alleen geld kost, maar ook maanden waarin de eigenaar alles weer zelf oppakt.
Vast, interim of via detachering: welke vorm past bij een Personal Assistant voor uw marketingbureau?
Marketingbureaus groeien vaak in sprongen. Een grote nieuwe klant, een fusie of de aansluiting bij een internationaal netwerk verandert de werkdruk van de directie in korte tijd. Tegelijk heeft een directeur die steeds drukker wordt het meest aan een vaste vertrouwenspersoon.
Vaste plaatsing via werving en selectie
De beste keuze voor structurele ondersteuning van de directie. ONTAPE begeleidt het volledige traject van werving en selectie, van profielschets tot onboarding.
Interim
Bij verlof, uitval of een drukke periode rond een fusie is een interim Personal Assistant de snelste oplossing. Zij stapt direct in en is gewend om zelfstandig te werken op directieniveau. Uurtarief: doorgaans € 50 tot € 90 per uur exclusief btw, afhankelijk van ervaring en beschikbaarheid.
Detachering
Bij detachering werkt de Personal Assistant voor uw bureau, maar blijft zij in dienst bij ONTAPE. Dat geeft flexibiliteit als nog niet duidelijk is hoe hard het bureau doorgroeit, zonder dat u zelf werkgever wordt. Tarief op aanvraag.
ONTAPE helpt u de juiste keuze te maken op basis van uw situatie. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Wanneer schakelen marketingbureaus ONTAPE in voor een Personal Assistant?
Wij kennen onze kandidaten persoonlijk en weten wie het tempo van een bureau aankan en tegelijk rust brengt in de agenda van de directie. Dat maakt de voorselectie scherper en verkleint de kans op een mismatch aanzienlijk. Met meer dan 500 plaatsingen en tien jaar ervaring weten wij wat werkt. En wat niet.
Marketingbureaus, reclamebureaus en communicatiebureaus schakelen ons onder meer in bij:
- Groei van het bureau: de directeur doet nog alles zelf, terwijl het aantal klanten en medewerkers snel stijgt.
- Vertrek van een vaste Personal Assistant: de opvolging moet snel geregeld zijn, zonder dat klanten er iets van merken.
- Fusie of overname: samengaan met een ander bureau of aansluiting bij een netwerk vraagt tijdelijk om extra ondersteuning aan de top.
- Vastgelopen werving: trajecten via het eigen netwerk of vacaturesites leverden niet de juiste kandidaat op.
- Specifiek profiel: behoefte aan een kandidaat die de rol combineert met officemanagement of vloeiend Engels spreekt voor internationale klanten.
Veelgestelde vragen over een Personal Assistant bij een marketingbureau
Alles over Personal Assistants:
- Personal Assistant
- Personal Assistant detachering
- Personal Assistant freelance
- Personal Assistant inhuren
- Personal Assistant interim
- Personal Assistant parttime
- Personal Assistant prive
- Personal Assistant recruitment
- Personal Assistant Rotterdam
- Personal Assistant Amsterdam
- Personal Assistant Utrecht
- Personal Assistant uitzendbureau
- Personal Assistant werving en selectie
- Personal Assistant zzp
- Personal Assistant entertainmentindustrie
- Personal Assistant events
- Personal Assistant fashion
- Personal Assistant family office
- Personal Assistant celebrity
- Personal Assistant real estate
- Personal Assistant legal
- Personal Assistant finance
- Personal Assistant influencer
