Een Personal Assistant bij events werkt voor de directeur of eigenaar van een evenementenbureau, festivalorganisatie, congresorganisator of beursbedrijf. Offertes, leveranciers en draaiboeken lopen door elkaar, deadlines liggen vast en op de dag zelf is er geen ruimte voor fouten. Dat vraagt om een ander profiel dan een Personal Assistant in een rustige kantooromgeving.
Bas Gofers, Founder & Managing Director van ONTAPE, heeft meer dan tien jaar ervaring in het bemiddelen van ondersteunend talent en meer dan 500 plaatsingen gerealiseerd, waaronder bij evenementenbureaus en organisaties in de vrijetijdssector. ONTAPE weet wat een Personal Assistant in deze branche moet kunnen, en matcht daarop. Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Benieuwd welke Personal Assistants wij per direct beschikbaar hebben? Neem dan contact op.
Welk Personal Assistant profiel zoeken organisaties in events?
In de evenementenbranche ondersteunt een Personal Assistant meestal één persoon: de eigenaar, directeur of hoofd productie. Die persoon schakelt voortdurend tussen klanten, leveranciers, locaties en het eigen team, en de Personal Assistant zorgt dat daar geen draad tussen wegvalt.
Opleiding en achtergrond
Een afgeronde mbo 4-opleiding in de richting managementondersteuning of officemanagement vormt doorgaans de basis. Grotere bureaus en congresorganisatoren vragen vaker hbo werk- en denkniveau. Een opleiding of werkervaring in evenementen, gastvrijheid of toerisme is een duidelijk pluspunt.
Belangrijkste vaardigheden en competenties
- Oog voor detail: een verkeerd aantal gasten, een vergeten dieetwens of een onjuist aanvangstijdstip in het draaiboek valt pas op als het te laat is. Een Personal Assistant controleert wat anderen aannemen.
- Stressbestendigheid: in de weken voor een evenement stapelt alles zich op. Wie dan overzicht houdt en rustig blijft communiceren, voorkomt dat de druk doorsijpelt naar klanten en leveranciers.
- Flexibiliteit in tijd: opbouwdagen, avondprogramma’s en weekenden horen bij de branche. Werken volgens een vast rooster is hier eerder uitzondering dan regel.
- Onderhandelen met leveranciers: locaties, catering, techniek en vervoer vragen om scherpe afspraken over prijs, levering en annuleringsvoorwaarden.
- Budgetbewustzijn: een Personal Assistant houdt bij wat er is toegezegd en wat het kost, zodat de marge niet ongemerkt verdwijnt in meerwerk.
Voor functies bij grotere bureaus is ervaring in de evenementenbranche vaak doorslaggevend. Bij kleinere organisaties is er meer ruimte voor een kandidaat die de branche op de werkvloer leert kennen, mits zij organisatorisch sterk is.
Ben je op zoek naar een nieuwe opdracht als Personal Assistant in de evenementenbranche? We kijken graag wat we voor je kunnen betekenen!
Wat doet een Personal Assistant precies bij events?
De kern van de rol is het vrijspelen van de opdrachtgever, zodat die zich kan richten op klanten, concepten en de uitvoering. De Personal Assistant bewaakt planning, afspraken en details op de achtergrond.
De vijf belangrijkste taken:
- Beheren van de agenda van de opdrachtgever, waarin klantafspraken, locatiebezoeken, productieoverleg en eventdagen samenkomen
- Opstellen en bijhouden van draaiboeken, tijdschema’s en gastenlijsten
- Aanvragen en vergelijken van offertes bij locaties, catering, techniek en vervoer
- Bewaken van deadlines voor vergunningen, betalingen en leveranciersbevestigingen
- Regelen van reizen en verblijf rond locatiebezoeken, beurzen en evenementen in het buitenland
Dit zijn de vijf taken die in vrijwel elke functie terugkomen, maar het takenpakket is breder. Afhankelijk van de opdrachtgever horen ook het bijhouden van deelnemersregistratie, het voorbereiden van klantpresentaties en het verwerken van evaluaties na afloop erbij.
Werkt de opdrachtgever vooral met artiesten, presentatoren of producties, dan sluit de rol nauw aan bij die van een Personal Assistant in de entertainmentindustrie. Bij congres- en beursorganisaties ligt de nadruk juist meer op planning, registratie en contact met zakelijke klanten.
Op een evenement zie je elk gemist detail terug, voor de ogen van honderden gasten. Een goede Personal Assistant vangt het op voordat iemand het merkt.
Bas Gofers Founder & Managing Director
Wat kost recruitment van een goede Personal Assistant in de eventindustrie?
Het salaris hangt sterk af van ervaring en de omvang van de organisatie. Uit actuele gegevens over het salaris van een Personal Assistant blijkt dat een Senior Personal Assistant in Nederland tot ongeveer € 4.000 bruto per maand verdient. Bij grotere en internationale evenementenbureaus ziet ONTAPE Senior kandidaten doorgaans aan de bovenkant van die range, en soms daarboven.
Het salaris wordt bepaald door:
- Ervaring: een Senior Personal Assistant met vijf of meer jaar ervaring in de evenementenbranche zit aan de bovenkant van de range.
- Type organisatie: congresorganisatoren en internationale bureaus betalen doorgaans meer dan kleinere lokale evenementenbureaus.
- Beschikbaarheid: functies met veel avond- en weekendwerk of regelmatige reisdagen worden hoger beloond.
- Regio: in de Randstad liggen de salarissen hoger dan in de rest van het land.
Wat kost bemiddeling via ONTAPE?
ONTAPE werkt met een plaatsingsvergoeding van 15 tot 20% over het bruto jaarsalaris. Ter illustratie bij een Senior Personal Assistant op € 4.200 bruto per maand:
- Bruto jaarsalaris (incl. 8% vakantiegeld): € 54.432
- Plaatsingsvergoeding ONTAPE (17,5%): € 9.526 eenmalig (let op: dit is slechts een indicatie en hangt af van het exacte functieprofiel)
- Gemiddelde kosten zelf werven (tijd, advertenties, foute match): € 8.000 tot € 15.000
De plaatsingsvergoeding weegt daarmee op tegen de kosten van een mislukt wervingstraject. Zeker in een branche waar een verkeerde keuze midden in het seizoen direct zichtbaar wordt bij klanten.
Vast, interim of via detachering: welke vorm past bij een Personal Assistant bij events?
De evenementenbranche kent duidelijke pieken. Het festival- en congresseizoen, de periode rond de feestdagen en grote beurzen vragen tijdelijk extra ondersteuning, terwijl een directeur met een volle agenda het hele jaar door baat heeft bij vaste continuïteit.
Vaste plaatsing via werving en selectie
De beste keuze voor structurele ondersteuning van de directie. ONTAPE begeleidt het volledige traject van werving en selectie, van profielschets tot onboarding.
Interim
Bij een drukke seizoensperiode, een groot eenmalig evenement of uitval is een interim Personal Assistant de snelste oplossing. Zij stapt direct in en is gewend om zelfstandig te werken. Uurtarief: doorgaans € 50 tot € 90 per uur exclusief btw, afhankelijk van ervaring en beschikbaarheid.
Detachering
Bij detachering werkt de Personal Assistant voor u, maar blijft zij in dienst bij ONTAPE. Dat geeft flexibiliteit rond seizoenen en projecten, zonder dat u zelf werkgever wordt. Tarief op aanvraag.
ONTAPE helpt u de juiste keuze te maken op basis van uw situatie. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Wanneer schakelen organisaties in events ONTAPE in voor een Personal Assistant?
Evenementenbureaus, festivalorganisaties en congresorganisatoren schakelen ons onder meer in bij:
- Groei van het aantal evenementen, waardoor de directeur zelf te veel tijd kwijt is aan planning en afstemming
- Vertrek van een vaste Personal Assistant vlak voor of tijdens het drukke seizoen
- Grote eenmalige evenementen of internationale congressen die tijdelijk extra coördinatie vragen
- Wervingstrajecten via het eigen netwerk die niet de juiste kandidaat opleverden
- Behoefte aan een kandidaat die de branche kent en niet schrikt van onregelmatige werktijden
Wij kennen onze kandidaten persoonlijk en weten wie het tempo van de evenementenbranche aankan. Dat maakt de voorselectie scherper en verkleint de kans op een mismatch aanzienlijk. Met meer dan 500 plaatsingen en tien jaar ervaring weten wij wat werkt. En wat niet.
Veelgestelde vragen over een Personal Assistant bij events
Alles over Personal Assistants:
- Personal Assistant
- Personal Assistant detachering
- Personal Assistant freelance
- Personal Assistant inhuren
- Personal Assistant interim
- Personal Assistant parttime
- Personal Assistant prive
- Personal Assistant recruitment
- Personal Assistant Rotterdam
- Personal Assistant Amsterdam
- Personal Assistant Utrecht
- Personal Assistant uitzendbureau
- Personal Assistant werving en selectie
- Personal Assistant zzp
- Personal Assistant entertainmentindustrie
- Personal Assistant fashion
- Personal Assistant family office
- Personal Assistant celebrity
- Personal Assistant real estate
- Personal Assistant legal
- Personal Assistant finance
- Personal Assistant influencer
