Een Personal Assistant in real estate werkt voor de directeur, partner of fondsmanager van een vastgoedbelegger, projectontwikkelaar, makelaardij of de vastgoedpraktijk van een advocatenkantoor. Transacties hebben vaste deadlines, documenten moeten foutloos zijn en elke deal vraagt afstemming met notaris, taxateur, financier en koper of verkoper. Dat vraagt om een ander profiel dan een Personal Assistant in een algemene kantooromgeving.
Bas Gofers, Founder & Managing Director van ONTAPE, heeft meer dan tien jaar ervaring in het bemiddelen van ondersteunend talent en meer dan 500 plaatsingen gerealiseerd, waaronder bij vastgoedpartijen en juridische vastgoedpraktijken. ONTAPE weet wat een Personal Assistant in deze branche moet kunnen, en matcht daarop. Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Benieuwd welke Personal Assistants wij per direct beschikbaar hebben? Neem dan contact op.
Welk Personal Assistant profiel zoekt de real estate-branche?
In vastgoed ondersteunt een Personal Assistant meestal één of twee personen aan de top: een directeur, partner, counsel of fondsmanager. Die schakelen tussen transacties, beleggers, huurders en adviseurs, en de Personal Assistant zorgt dat daar niets tussendoor glipt.
Opleiding en achtergrond
Een afgeronde mbo 4-opleiding in de richting managementondersteuning of officemanagement vormt doorgaans de basis. Grotere beleggers, fondsen en advocatenkantoren vragen vaker hbo werk- en denkniveau. Ervaring in de advocatuur, het notariaat of een makelaardij is een duidelijk pluspunt, net als affiniteit met vastgoed.
Belangrijkste vaardigheden en competenties
- Nauwkeurigheid: een verkeerd bedrag, perceelnummer of ingangsdatum in een document kan een transactie vertragen of duur maken. Een Personal Assistant controleert alles wat de deur uitgaat.
- Termijnbewustzijn: opties, opschortende voorwaarden, passeerdata en opzegtermijnen van huurcontracten liggen vast. Een Personal Assistant bewaakt ze en seint tijdig in.
- Discretie: transacties, koopprijzen en namen van partijen zijn tot de afronding vertrouwelijk. Niets daarvan wordt gedeeld voordat het openbaar is.
- Relatiegerichtheid: een Personal Assistant is vaak het eerste aanspreekpunt voor beleggers, huurders en adviseurs, en draagt daarmee bij aan de uitstraling van de organisatie.
- Prioriteren: vragen komen tegelijk binnen van partners, collega’s en externe partijen. Een Personal Assistant weet wat voorgaat en communiceert daar helder over.
Voor functies bij grotere vastgoedpartijen en advocatenkantoren is ervaring in een professionele dienstverleningsomgeving vaak doorslaggevend. Bij kleinere ontwikkelaars en makelaardijen is er meer ruimte voor een kandidaat die de branche op de werkvloer leert kennen.
Ben je op zoek naar een nieuwe opdracht als Personal Assistant in vastgoed? We kijken graag wat we voor je kunnen betekenen!
Wat doet een Personal Assistant precies in de real estate-branche?
De kern van de rol is het vrijspelen van de opdrachtgever, zodat die zich kan richten op deals, beleggers en strategie. De Personal Assistant bewaakt planning, documenten en deadlines op de achtergrond.
De vijf belangrijkste taken:
- Agendabeheer: klantafspraken, bezichtigingen, locatiebezoeken, investeringscommissies en privéafspraken samenbrengen in één overzicht.
- Transactievoorbereiding: verzamelen en ordenen van stukken voor aan- en verkopen, bijhouden van de dataroom en afstemmen met notaris, taxateur en financier.
- Termijnenlijsten: bewaken van opties, passeerdata, huurtermijnen en andere deadlines in lopende dossiers.
- Documentcontrole: nalopen van uitgaande stukken op juistheid, spelling en huisstijl, van offertes tot huurovereenkomsten.
- Declaraties en administratie: coördineren van facturatie en het bijhouden van dossieradministratie, vaak in afstemming met de financiële afdeling.
Dit zijn de vijf taken die in vrijwel elke functie terugkomen, maar het takenpakket is breder. Afhankelijk van de opdrachtgever horen ook het ondersteunen bij cliëntonderzoek met compliance, het voorbereiden van presentaties voor beleggers en het verbeteren van administratieve processen erbij.
Beheert de opdrachtgever vooral eigen vastgoed binnen een familievermogen, dan sluit de rol nauw aan bij die van een Personal Assistant voor een family office. Bij een advocatenkantoor of fonds ligt de nadruk juist meer op dossiers, termijnen en transacties.
In vastgoed kan één gemiste termijn of één fout in een koopovereenkomst een deal van miljoenen laten wankelen. Een goede Personal Assistant ziet dat voordat het gebeurt.
Bas Gofers Founder & Managing Director
Wat kost recruitment van een goede Personal Assistant in de real estate-branche?
Het salaris hangt af van ervaring en het type organisatie. Uit actuele gegevens over het salaris van een Personal Assistant blijkt dat een Senior Personal Assistant in Nederland tot ongeveer € 4.000 bruto per maand verdient. Bij grotere vastgoedbeleggers, fondsen en internationale partijen ziet ONTAPE Senior kandidaten doorgaans aan de bovenkant van die range, en soms daarboven.
Het salaris wordt bepaald door:
- Ervaring: een Senior Personal Assistant met vijf of meer jaar ervaring in vastgoed, advocatuur of notariaat zit aan de bovenkant van de range.
- Type organisatie: internationale beleggers, fondsen en grote advocatenkantoren betalen doorgaans meer dan lokale makelaardijen en kleinere ontwikkelaars.
- Secundaire voorwaarden: een dertiende maand, bonusregeling of ruime pensioenregeling komen in deze branche regelmatig voor.
- Regio: in Amsterdam, waar veel beleggers en vastgoedpraktijken gevestigd zijn, liggen de salarissen hoger dan in de rest van het land.
Wat kost bemiddeling via ONTAPE?
ONTAPE werkt met een plaatsingsvergoeding van 15 tot 20% over het bruto jaarsalaris. Ter illustratie bij een Senior Personal Assistant op € 4.300 bruto per maand:
- Bruto jaarsalaris (incl. 8% vakantiegeld): € 55.728
- Plaatsingsvergoeding ONTAPE (17,5%): € 9.752 eenmalig (let op: dit is slechts een indicatie en hangt af van het exacte functieprofiel)
- Gemiddelde kosten zelf werven (tijd, advertenties, foute match): € 8.000 tot € 15.000
De plaatsingsvergoeding weegt daarmee op tegen de kosten van een mislukt wervingstraject. Zeker in een branche waar een verkeerde keuze midden in een transactie direct voelbaar is.
Vast, interim of via detachering: welke vorm past bij een Personal Assistant in de real estate-branche?
De vraag naar ondersteuning beweegt mee met het aantal lopende transacties. Een drukke periode rond de afronding van meerdere deals of een fondsinitiatief vraagt tijdelijk extra handen, terwijl een directeur of partner het hele jaar door baat heeft bij vaste continuïteit.
Vaste plaatsing via werving en selectie
De beste keuze voor structurele ondersteuning. ONTAPE begeleidt het volledige traject van werving en selectie, van profielschets tot onboarding.
Interim
Bij verlof, uitval of een piek in het aantal transacties is een interim Personal Assistant de snelste oplossing. Zij stapt direct in en is gewend om zelfstandig te werken. Uurtarief: doorgaans € 50 tot € 90 per uur exclusief btw, afhankelijk van ervaring en beschikbaarheid.
Detachering
Bij detachering werkt de Personal Assistant voor u, maar blijft zij in dienst bij ONTAPE. Dat geeft flexibiliteit rond projecten en transacties, zonder dat u zelf werkgever wordt. Tarief op aanvraag.
ONTAPE helpt u de juiste keuze te maken op basis van uw situatie. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Wanneer schakelen organisaties in de real estate-branche ONTAPE in voor een Personal Assistant?
Wij kennen onze kandidaten persoonlijk en weten wie het tempo en de precisie van vastgoedtransacties aankan. Dat maakt de voorselectie scherper en verkleint de kans op een mismatch aanzienlijk. Met meer dan 500 plaatsingen en tien jaar ervaring weten wij wat werkt. En wat niet.
Vastgoedbeleggers, ontwikkelaars, makelaardijen en vastgoedpraktijken schakelen ons onder meer in bij:
- Groei van de portefeuille: meer objecten en transacties betekenen meer planning, documenten en afstemming.
- Vertrek van een vaste Personal Assistant: de opvolging moet snel geregeld zijn, zonder dat lopende deals stilvallen.
- Nieuwe fondsen of partners: uitbreiding van het team vraagt om extra ondersteuning aan de top.
- Vastgelopen werving: trajecten via het eigen netwerk leverden niet de juiste kandidaat op.
- Specifiek profiel: behoefte aan een kandidaat die vastgoed of advocatuur kent en direct kan meedraaien.
Veelgestelde vragen over een Personal Assistant in de real estate-branche
Alles over Personal Assistants:
- Personal Assistant
- Personal Assistant detachering
- Personal Assistant freelance
- Personal Assistant inhuren
- Personal Assistant interim
- Personal Assistant parttime
- Personal Assistant prive
- Personal Assistant recruitment
- Personal Assistant Rotterdam
- Personal Assistant Amsterdam
- Personal Assistant Utrecht
- Personal Assistant uitzendbureau
- Personal Assistant werving en selectie
- Personal Assistant zzp
- Personal Assistant entertainmentindustrie
- Personal Assistant events
- Personal Assistant fashion
- Personal Assistant family office
- Personal Assistant celebrity
- Personal Assistant legal
- Personal Assistant finance
- Personal Assistant influencer
