Een architectenbureau is een bijzondere werkomgeving. Creatieve processen, deadlines rondom aanbestedingen, en nauwe samenwerking met opdrachtgevers en aannemers vragen om een Secretaresse die zowel het overzicht bewaart als moeiteloos schakelt tussen inhoudelijk werk en representatieve taken.
Bas Gofers, Founder & Managing Director van ONTAPE, heeft meer dan tien jaar ervaring in het bemiddelen van secretarieel talent en meer dan 500 plaatsingen gerealiseerd, waaronder bij bureaus in de creatieve en bouwgerelateerde sector. ONTAPE begrijpt wat een Secretaresse bij een architectenbureau onderscheidt van een generalist, en matcht daarop. Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Benieuwd welke Secretaresses wij per direct beschikbaar hebben? Neem dan contact op
Welk Secretaresse profiel zoekt een architectenbureau?
Architectenbureaus zoeken een Secretaresse die past bij een projectmatige, creatieve omgeving. Dat vraagt om andere kwaliteiten dan bij een financieel of juridisch kantoor. De werkdruk is wisselend, de projectcycli bepalen het ritme en de communicatie met opdrachtgevers is inhoudelijk.
Opleiding en achtergrond
Een afgeronde mbo 4- of hbo-opleiding in de richting secretarieel of officemanagement vormt de basis. Affiniteit met de bouwsector, ruimtelijke ordening of creatieve bureaus is een duidelijk voordeel. Kandidaten met een achtergrond in een projectmatige omgeving weten doorgaans snel te schakelen in de dynamiek van een architectenbureau.
Vaardigheden en competenties
- Projectoverzicht: architectenbureaus werken simultaan aan meerdere projecten in verschillende fases. Een Secretaresse die overzicht houdt over lopende dossiers, deadlines en betrokken partijen, is onmisbaar.
- Communicatieve kracht: contact met opdrachtgevers, gemeenten, aannemers en adviseurs vraagt om een professionele en zelfverzekerde manier van communiceren, zowel mondeling als schriftelijk.
- Flexibiliteit: de werkdruk varieert sterk per projectfase. Rond aanbestedingsdeadlines of opleveringen vraagt de rol meer dan in rustigere periodes. Een Secretaresse die daarin meebeweegt, is waardevol.
- Digitale vaardigheid: naast de gebruikelijke kantoorsoftware werken architectenbureaus met projectmanagementsoftware en soms met documentbeheersystemen voor tekeningen en bestekken.
- Representativiteit: een architectenbureau ontvangt regelmatig opdrachtgevers en relaties. De Secretaresse is het visitekaartje van het bureau en bepaalt mede de eerste indruk.
- Discretie: projectinformatie, aanbestedingsstukken en cliëntdata zijn vertrouwelijk. Een Secretaresse gaat daar zorgvuldig mee om.
Grotere architectenbureaus geven de voorkeur aan kandidaten met aantoonbare ervaring in een professionele dienstverlenende of projectmatige omgeving. Ervaring in de bouw, vastgoed of ruimtelijke ordening is een duidelijk streepje voor. Bij kleinere bureaus is er soms ruimte voor een kandidaat die de sector nog leert kennen, mits zij organisatorisch sterk is.
Ben je op zoek naar een nieuwe opdracht als Secretaresse bij een accountantskantoor? We kijken graag wat we voor je kunnen betekenen!
Wat doet een Secretaresse precies bij een architectenbureau?
De werkzaamheden van een Secretaresse bij een architectenbureau zijn nauw verbonden met de projectcyclus. Van het verwerken van een eerste opdracht tot de oplevering van een gebouw: de Secretaresse houdt het administratieve en communicatieve proces draaiende.
Tot de vaste taken behoren:
- Beheren van de agenda’s van architecten, projectleiders en directie
- Verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie met opdrachtgevers, gemeenten en aannemers
- Opstellen en bewaken van projectdossiers en het archiveren van tekeningen, bestekken en contracten
- Bewaken van projectdeadlines, aanbestedingstermijnen en vergunningsprocedures
- Organiseren van bouwvergaderingen, ontwerpbesprekingen en oplevermomenten
- Ontvangen van opdrachtgevers en relaties en verzorgen van de representatie
- Ondersteunen bij offertes, urenstaten en facturatie
- Bijhouden van het relatiebeheer en het actueel houden van contactgegevens
Een Secretaresse werkt nauw samen met de directie en projectteams. Bij grotere bureaus is de ondersteuning soms opgedeeld per team of projecttype; bij kleinere bureaus is de rol breder en meer allround.
Een Secretaresse bij een architectenbureau schakelt moeiteloos tussen een opdrachtgeversbezoek, een aanbestedingsdossier en de agenda van drie architecten.
Bas Gofers Founder & Managing Director
Wat kost recruitment van een goede Secretaresse voor een architectenbureau?
Secretaresses bij architectenbureaus vallen onder de cao voor architectenbureaus. Het salaris van een ervaren Secretaresse ligt doorgaans tussen de € 3.000 en € 3.500 bruto per maand, afhankelijk van de functieschaal en het ervaringsniveau. ONTAPE plaatst bij voorkeur ervaren professionals die direct het verschil maken.
Het salaris wordt bepaald door:
- Functieschaal en ervaring: de cao kent negen schalen. Een Senior Secretaresse met vijf of meer jaar relevante ervaring valt doorgaans in een hogere schaal en verdient tussen de € 3.000 en € 3.500 bruto per maand.
- Bureaugrootte: grotere bureaus bieden doorgaans hogere salarissen en ruimere arbeidsvoorwaarden dan kleinere, zelfstandige bureaus.
- Regio: bureaus in Amsterdam en Rotterdam betalen doorgaans meer dan bureaus buiten de Randstad.
- Projectcomplexiteit: bureaus die werken aan grootschalige of internationale projecten vragen meer van een Secretaresse en vergoeden dat ook.
Wat kost bemiddeling via ONTAPE?
ONTAPE werkt met een plaatsingsvergoeding van 15–20% over het bruto jaarsalaris. Ter illustratie bij een Senior Secretaresse op € 3.200 bruto per maand:
- Bruto jaarsalaris (incl. 8% vakantiegeld): € 41.472
- Plaatsingsvergoeding ONTAPE (17,5%): € 7.258 eenmalig (let op: dit is slechts een indicatie en hangt af van het exacte profiel)
- Gemiddelde kosten zelf werven (tijd, advertenties, foute match): € 8.000–€ 15.000
De plaatsingsvergoeding is daarmee doorgaans lager dan de kosten van een mislukt wervingstraject. Zeker in een omgeving waar continuïteit in projectcommunicatie en dossierbeheer direct van invloed is op de kwaliteit van het werk.
Vast, interim of via detachering: welke vorm past bij uw accountantskantoor?
Accountantskantoren kennen een duidelijk seizoensritme. In de aangifte- en jaarrekeningperiodes is de werkdruk hoog; buiten die periodes kalmer. Dat maakt zowel vaste als tijdelijke secretariële ondersteuning relevant.
Vaste plaatsing via werving en selectie
De meest gangbare keuze voor structurele ondersteuning. ONTAPE begeleidt het gehele werving- en selectietraject van vacatureanalyse tot onboarding. Geschikt wanneer een kandidaat langdurig deel uitmaakt van het team.
Interim
Bij verzuim van de vaste Secretaresse tijdens een drukke aangifteperiode, of bij tijdelijke capaciteitsbehoefte, is een interim Secretaresse de snelste oplossing. Een interim professional stapt direct in en is gewend om snel zelfstandig te werken. Uurtarief: doorgaans € 50–€ 70 per uur exclusief btw.
Detachering
Bij detachering werkt de Secretaresse bij uw kantoor, maar blijft zij in dienst bij ONTAPE. Dit biedt flexibiliteit zonder langdurige arbeidsrechtelijke verplichtingen. Ideaal voor langere trajecten waarbij een professionele kandidaat gewenst is zonder zelf werkgever te worden. Tarief op aanvraag.
ONTAPE helpt u de juiste keuze te maken op basis van uw specifieke situatie. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Wanneer schakelen architectenbureaus ONTAPE in?
Architectenbureaus schakelen ons in wanneer:
- de vaste Secretaresse vertrekt en snel een kwalitatieve opvolger nodig is
- een groot project of aanbesteding tijdelijk extra secretariële capaciteit vraagt
- eerdere werving via andere kanalen niet het juiste profiel heeft opgeleverd
- een kandidaat nodig is die vertrouwd is met een projectmatige werkomgeving en direct mee kan draaien
- een tijdelijke kracht gezocht wordt die zelfstandig werkt en snel schakelt tussen taken
Wij kennen onze kandidaten persoonlijk en weten wie de dynamiek van een creatief bureau aankan. Dat maakt de voorselectie scherper en verkleint de kans op een mismatch aanzienlijk. Met meer dan 500 plaatsingen en tien jaar focus op secretarieel talent weten wij wat werkt. En wat niet.
