Een Secretaresse in de zorg vervult een cruciale rol in de continuïteit van zorgprocessen. Of het nu gaat om een ziekenhuis, een huisartsenpraktijk, een revalidatiecentrum of een instelling voor geestelijke gezondheidszorg: de Secretaresse is de schakel tussen patiënten, zorgverleners en de buitenwereld. Nauwgezetheid, empathie en kennis van medische terminologie zijn daarin geen bijzaak, maar vereiste.
Bas Gofers, Founder & Managing Director van ONTAPE, heeft meer dan tien jaar ervaring in het bemiddelen van secretarieel talent en meer dan 500 plaatsingen gerealiseerd, waaronder bij zorginstellingen en organisaties in de publieke sector. ONTAPE begrijpt wat een Secretaresse in de zorgsector onderscheidt van een kandidaat zonder zorgachtergrond, en matcht daarop. Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Benieuwd welke Secretaresses wij per direct in Utrecht beschikbaar hebben? Neem dan contact op
Welk Secretaresse profiel zoekt een zorginstelling?
Zorginstellingen stellen andere eisen aan een Secretaresse dan commerciële organisaties. De combinatie van medische basiskennis, empathisch vermogen en strikte omgang met vertrouwelijke patiëntinformatie maakt dit profiel specifiek en schaars.
Opleiding en achtergrond:
Een opleiding Medisch Secretaresse (mbo niveau 4) is de meest directe route. Kandidaten met een brede secretariële opleiding én aantoonbare werkervaring in de zorg zijn eveneens goed inzetbaar.
Vaardigheden en competenties:
- Kennis van medische terminologie: een Secretaresse in de zorg werkt dagelijks met diagnoses, behandelcodes, specialismen en medische correspondentie. Wie die taal niet kent, mist de context om correct en snel te werken.
- Empathisch vermogen: contact met patiënten, mantelzorgers en families vraagt om een toegankelijke, zorgzame houding. Ook in stressvolle of emotioneel beladen situaties.
- AVG-bewustzijn: patiëntgegevens zijn bijzonder gevoelig en vallen onder de strengste privacyregels. Een Secretaresse in de zorg werkt strikt conform de AVG en de NEN 7510-norm voor informatiebeveiliging in de zorg.
- Nauwgezetheid: fouten in medische dossiers, afspraken of correspondentie kunnen directe gevolgen hebben voor de patiëntveiligheid. Precisie is geen kwaliteit, maar basisvereiste.
- Digitale vaardigheid: zorginstellingen werken met elektronische patiëntendossiers (EPD) zoals HiX, ChipSoft of Epic, en met planningssoftware. Bekendheid daarmee versnelt de inzetbaarheid.
- Stressbestendigheid: in de zorg is de werkdruk hoog en kunnen urgente situaties het dagritme doorbreken. Een Secretaresse die kalm blijft en prioriteiten snel herstelt, is van grote waarde.
Grotere zorginstellingen zoals ziekenhuizen en umc’s geven sterk de voorkeur aan kandidaten met aantoonbare ervaring in een zorgomgeving. Ervaring bij een vakgroep, polikliniek of afdeling is direct inzetbaar. Bij kleinere instellingen of huisartsenpraktijken is er soms ruimte voor een kandidaat die de medische context nog leert, mits zij empathisch, nauwkeurig en snel is.
Ben je op zoek naar een nieuwe opdracht als Secretaresse in de zorg? We kijken graag wat we voor je kunnen betekenen!
Wat doet een Secretaresse precies in de zorgsector?
De werkzaamheden van een Secretaresse in de zorgsector variëren sterk per type instelling, maar draaien altijd om de ondersteuning van zorgverleners en de begeleiding van patiënten door het administratieve proces.
Tot de vaste taken behoren:
- Plannen en bewaken van spreekuren, poli-afspraken en operatieagenda’s
- Ontvangen van patiënten en beantwoorden van vragen aan de balie en per telefoon
- Verwerken en beheren van patiëntgegevens in het elektronisch patiëntendossier (EPD)
- Uitwerken en controleren van medische correspondentie zoals ontslagbrieven, verwijsbrieven en operatieverslagen
- Coderen van diagnoses en verrichtingen conform DBC-systematiek (ziekenhuizen)
- Bewaken van verwijzingen, uitslagen en terugkoppelingen tussen specialisten en huisartsen
- Ondersteunen van medisch specialisten, artsen of therapeuten bij administratieve taken
- Verwerken van declaraties en ondersteuning bij zorgadministratie
Bij grotere instellingen is een Secretaresse doorgaans verbonden aan een specifieke vakgroep of afdeling. Bij kleinere praktijken of klinieken is de rol breder en omvat die ook receptie- en managementondersteuning.
Een Secretaresse in de zorg is meer dan een administratieve kracht. Ze is de schakel die een verwijzing bewaakt en de professional die een arts ontlast zodat die zich kan focussen op de zorg.
Bas Gofers Founder & Managing Director
Wat kost recruitment van een goede Secretaresse voor een zorginstelling?
Secretaresses in de zorg vallen onder de cao van hun instelling: de cao Ziekenhuizen, de cao VVT (Verpleeg- en Verzorgingshuizen en Thuiszorg) of de cao GGZ. In de cao Ziekenhuizen vallen Medisch Secretaresses onder functiegroep FG 25–30. Een ervaren Secretaresse verdient doorgaans tussen de € 2.950 en € 3.500 bruto per maand, afhankelijk van de instelling en het ervaringsniveau. ONTAPE plaatst bij voorkeur ervaren professionals die direct het verschil maken.
Het salaris wordt bepaald door:
- Functiegroep en trede: binnen de cao wordt het salaris bepaald door de functiegroep (FG) en het ervaringsniveau. Een Senior Secretaresse start doorgaans hoger in de trede.
- Type instelling: ziekenhuizen en umc’s bieden doorgaans hogere salarissen dan kleinere klinieken, huisartsenpraktijken of ggz-instellingen.
- Specialisme: een Secretaresse bij een intensieve of chirurgische vakgroep heeft soms recht op toeslagen voor onregelmatige werktijden.
- Regio: zorginstellingen in de Randstad bieden doorgaans hogere salarissen dan in andere regio’s, mede door de krapte op de arbeidsmarkt.
Wat kost bemiddeling via ONTAPE?
ONTAPE werkt met een plaatsingsvergoeding van 15–20% over het bruto jaarsalaris. Ter illustratie bij een Senior Secretaresse op € 3.200 bruto per maand:
- Bruto jaarsalaris (incl. 8% vakantiegeld en 8,33% eindejaarsuitkering): ca. € 46.983
- Plaatsingsvergoeding ONTAPE (17,5%): € 8.222 eenmalig (let op: het percentage is slechts een indicatie en hangt af van het functieprofiel)
- Gemiddelde kosten zelf werven (tijd, advertenties, foute match): € 8.000–€ 15.000
De plaatsingsvergoeding is daarmee doorgaans lager dan de kosten van een mislukt wervingstraject. Zeker in een omgeving waar patiëntveiligheid en continuïteit van zorgprocessen direct afhangen van goed secretarieel personeel.
Vast, interim of via detachering: welke vorm past bij uw zorginstelling?
Zorginstellingen kennen een hoge en constante vraag naar secretarieel talent, maar ook grote pieken door ziekteverzuim, zwangerschapsverlof of groei van het zorgaanbod. Dat maakt zowel vaste als tijdelijke secretariële ondersteuning relevant.
Vaste plaatsing via werving en selectie
De meest gangbare keuze voor structurele ondersteuning. ONTAPE begeleidt het gehele werving- en selectietraject van vacatureanalyse tot onboarding. Geschikt wanneer een kandidaat langdurig deel uitmaakt van het team van de vakgroep of afdeling.
Interim
Bij plotseling verzuim of een tijdelijke capaciteitsbehoefte is een interim Secretaresse de snelste oplossing. Een interim professional met zorgervaring stapt direct in en kent de protocollen en systemen van een zorgomgeving. Uurtarief: doorgaans € 45–€ 62 per uur exclusief btw.
Detachering
Bij detachering werkt de Secretaresse bij uw instelling, maar blijft zij in dienst bij ONTAPE. Dit biedt flexibiliteit zonder cao-verplichtingen of langdurige arbeidsrechtelijke binding. Interessant voor zorginstellingen die tijdelijk buiten de eigen formatie willen werven. Tarief op aanvraag.
ONTAPE helpt u de juiste keuze te maken op basis van uw specifieke situatie. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Wanneer schakelen zorginstellingen ONTAPE in?
Zorginstellingen schakelen ons in wanneer:
- de vaste Secretaresse vertrekt of langdurig ziek is en snel een kwalitatieve vervanger nodig is
- uitbreiding van het zorgaanbod of een nieuwe vakgroep extra secretariële capaciteit vraagt
- eerdere werving niet het juiste profiel heeft opgeleverd vanwege de schaarste aan medisch-secretarieel talent
- een kandidaat nodig is die medische terminologie beheerst en direct inzetbaar is in het EPD
- een tijdelijke kracht gezocht wordt die de zorgomgeving begrijpt zonder uitgebreide toelichting
Medisch-secretarieel talent is schaars. Wij kennen onze kandidaten persoonlijk en weten wie de druk en het ritme van een zorgomgeving aankan. Met meer dan 500 plaatsingen en tien jaar focus op secretarieel talent weten wij wat werkt. En wat niet.
