Een Secretaresse in het onderwijs werkt in een omgeving die draait op vaste ritmes, meerdere doelgroepen en een hoge mate van zichtbaarheid. Of het nu gaat om een basisschool, een middelbare school of een mbo-instelling: de Secretaresse is het eerste aanspreekpunt voor ouders, leerlingen en externe partijen, en de administratieve steunpilaar van de schoolleiding.
Bas Gofers, Founder & Managing Director van ONTAPE, heeft meer dan tien jaar ervaring in het bemiddelen van secretarieel talent en meer dan 500 plaatsingen gerealiseerd, waaronder bij onderwijsinstellingen en publieke organisaties. ONTAPE begrijpt wat een Secretaresse in het onderwijs onderscheidt van een kandidaat uit de commerciële sector, en matcht daarop. Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Benieuwd welke Secretaresses wij per direct beschikbaar hebben? Neem dan contact op
Welk Secretaresse profiel zoekt een onderwijsinstelling?
Onderwijsinstellingen zoeken een Secretaresse die past bij een publieke omgeving met een divers publiek. De combinatie van representatieve taken, administratieve precisie en een zorgzame houding naar ouders en leerlingen maakt dit profiel bijzonder.
Opleiding en achtergrond
Een afgeronde mbo 4- of hbo-opleiding in de richting secretarieel of officemanagement vormt de basis. Ervaring in het onderwijs of een vergelijkbare publieke omgeving is een duidelijk voordeel. Kandidaten met een achtergrond in een organisatie met een breed publiek passen doorgaans snel in de dynamiek van een school.
Vaardigheden en competenties
- Omgang met diverse doelgroepen: een Secretaresse in het onderwijs heeft dagelijks contact met ouders, leerlingen, docenten en externe partijen. Een toegankelijke en professionele houding is daarin onmisbaar.
- Stressbestendigheid: bij schoolopeningen, rapportperiodes of crisissituaties is de druk hoog. Een Secretaresse die kalm blijft en overzicht houdt, maakt het verschil.
- Discretie: scholen werken met gevoelige leerlinggegevens en familiesituaties. Een Secretaresse gaat daar zorgvuldig en vertrouwelijk mee om, conform de AVG.
- Organisatorisch vermogen: het schooljaar kent een strak ritme met vaste pieken: aanmeldperiodes, toetsenweken, ouderavonden en schoolexamens. Een Secretaresse die dat ritme kent, werkt proactief.
- Digitale vaardigheid: scholen werken met leerlingvolgsystemen zoals Magister, SomToday of Parnassys, en met digitale communicatieplatforms richting ouders. Bekendheid daarmee is een voordeel.
- Empathisch vermogen: contact met ouders vraagt om een luisterende houding, ook in lastige situaties. Een Secretaresse die dat van nature heeft, is van grote waarde voor de schoolcultuur.
Scholen geven doorgaans de voorkeur aan kandidaten met aantoonbare ervaring in het onderwijs of een vergelijkbare publieke of zorgomgeving. Een kandidaat die weet hoe een school werkt, is sneller inzetbaar en past beter in het team. Bij kleinere scholen is er soms ruimte voor een kandidaat die de sector nog leert kennen, mits zij snel schakelt en goed met mensen omgaat.
Ben je op zoek naar een nieuwe opdracht als Secretaresse bij een School? We kijken graag wat we voor je kunnen betekenen!
Wat doet een Secretaresse precies in het onderwijs?
De werkzaamheden van een Secretaresse in het onderwijs zijn nauw verbonden met het schooljaarritme en de dagelijkse operatie van de school. De rol is zichtbaar, veelzijdig en vraagt om constante beschikbaarheid voor een breed publiek.
Tot de vaste taken behoren:
- Ontvangen van ouders, leerlingen en bezoekers en beantwoorden van eerstelijns vragen
- Beheren van de agenda van de schoolleiding en het plannen van afspraken
- Verwerken van leerlinggegevens in systemen zoals Magister, SomToday of Parnassys
- Afhandelen van in- en uitschrijvingen, verlofaanvragen en ziektebrieven
- Verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie met ouders, leerlingen en externe partijen
- Organiseren van ouderavonden, examens, rapportvergaderingen en schoolevenementen
- Ondersteunen van de schoolleiding bij vergadervoorbereiding en notulering
- Beheren van de schooladministratie en het archief
Bij grotere scholen of scholengemeenschappen is de rol soms opgedeeld per locatie of per afdeling. Bij kleinere scholen is de Secretaresse de enige administratieve kracht en daarmee breed inzetbaar en aanspreekpunt voor alles.
Een Secretaresse in het onderwijs is het gezicht van de school. Ze stelt ouders gerust, helpt leerlingen verder en houdt de schoolleiding overzicht.
Bas Gofers Founder & Managing Director
Wat kost recruitment van een goede Secretaresse voor een onderwijsinstelling?
Secretaresses in het onderwijs vallen als onderwijsondersteunend personeel (OOP) onder de cao van hun sector: de cao primair onderwijs, de cao voortgezet onderwijs of de cao mbo. Een ervaren Secretaresse wordt doorgaans ingeschaald in OOP-schaal 7 tot 9, wat bij een fulltime aanstelling neerkomt op circa € 3.000 tot € 3.500 bruto per maand. Actuele salaristabellen zijn te raadplegen via de salarisschalen voor onderwijsondersteunend personeel.
Het salaris wordt bepaald door:
- Schaal en trede: binnen de cao wordt het salaris bepaald door de functieschaal en het aantal ervaringsjaren. Een Senior Secretaresse met relevante ervaring start doorgaans hoger in de trede.
- Onderwijssector: de cao vo en de cao mbo bieden doorgaans iets hogere salarissen voor ondersteunend personeel dan de cao po.
- Scholengrootte: grotere scholengemeenschappen hebben soms meer ruimte voor hogere inschaling dan kleinere zelfstandige scholen.
- Regio: scholen in de Randstad bieden soms aanvullende toeslagen of hogere inschaling om talent aan te trekken in een krappe arbeidsmarkt.
Wat kost bemiddeling via ONTAPE?
ONTAPE werkt met een plaatsingsvergoeding van 15–20% over het bruto jaarsalaris. Ter illustratie bij een Senior Secretaresse op € 3.100 bruto per maand:
- Bruto jaarsalaris (incl. 8% vakantiegeld en 8,33% eindejaarsuitkering): ca. € 45.600
- Plaatsingsvergoeding ONTAPE (17,5%): € 7.980 eenmalig (let op: dit is slechts een indicatie en hangt af van het exacte functieprofiel)
- Gemiddelde kosten zelf werven (tijd, advertenties, foute match): € 8.000–€ 15.000
De plaatsingsvergoeding is daarmee doorgaans lager dan de kosten van een mislukt wervingstraject. Zeker bij een rol die dagelijks zichtbaar is voor ouders en leerlingen, is een goede match van direct belang voor de uitstraling van de school.
Vast, interim of via detachering: welke vorm past bij uw onderwijsinstelling?
Scholen kennen een strak jaarritme met duidelijke pieken en dalen. Dat maakt zowel vaste als tijdelijke secretariële ondersteuning relevant, afhankelijk van de situatie.
Vaste plaatsing via werving en selectie
De meest gangbare keuze voor structurele ondersteuning. ONTAPE begeleidt het gehele werving- en selectietraject van vacatureanalyse tot onboarding. Geschikt wanneer een kandidaat langdurig deel uitmaakt van het schoolteam.
Interim
Bij plotseling verzuim tijdens een drukke periode, zoals het aanmeldingsseizoen, toetsperiode of ouderavonden, is een interim Secretaresse de snelste oplossing. Een interim professional stapt direct in en is gewend snel te schakelen in een nieuwe omgeving. Uurtarief: doorgaans € 42–€ 58 per uur exclusief btw.
Detachering
Bij detachering werkt de Secretaresse bij uw school, maar blijft zij in dienst bij ONTAPE. Dit biedt flexibiliteit zonder langdurige arbeidsrechtelijke verplichtingen. Geschikt voor scholen die tijdelijk buiten de cao willen werven of die onzekerheid hebben over de duur van de behoefte. Tarief op aanvraag.
ONTAPE helpt u de juiste keuze te maken op basis van uw specifieke situatie. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Wanneer schakelen onderwijsinstellingen ONTAPE in?
Scholen schakelen ons in wanneer:
- de vaste Secretaresse vertrekt en snel een kwalitatieve opvolger nodig is
- een drukke periode — aanmeldingen, examens, ouderavonden — extra capaciteit vraagt
- eerdere werving via andere kanalen niet het juiste profiel heeft opgeleverd
- een kandidaat nodig is die het ritme en de cultuur van een school begrijpt zonder uitgebreide toelichting
- een tijdelijke kracht gezocht wordt die direct inzetbaar is en goed met een divers publiek omgaat
Wij kennen onze kandidaten persoonlijk en weten wie de combinatie van bestuurlijke ondersteuning en publiekscontact aankan. Met meer dan 500 plaatsingen en tien jaar focus op secretarieel talent weten wij wat werkt. En wat niet.
Veelgestelde vragen over secretariële ondersteuning in het onderwijs
Alles over Secretaresses:
- Secretaresse
- Secretaresse interim
- Secretaresse uitzendbureau
- Secretaresse inhuren
- Secretaresse detachering
- Secretaresse werving en selectie
- Secretaresse parttime
- Secretaresse zzp
- Secretaresse freelance
- Secretaresse Amsterdam
- Secretaresse Rotterdam
- Secretaresse Utrecht
- Secretaresse in de zorg
- Secretaresse onderwijs
- Secretaresse advocatenkantoor
- Secretaresse accountantskantoor
- Secretaresse architectenbureau
- Secretaresse non-profit
- Secretaresse gemeente
- Secretaresse bouwbedrijf
