Een Secretaresse bij een gemeente werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving die andere eisen stelt dan de commerciële sector. Denk aan: ambtelijk taalgebruik, bestuurlijke gevoeligheid, transparantieverplichtingen en het werken met meerdere interne en externe stakeholders.
Bas Gofers, Founder & Managing Director van ONTAPE, heeft meer dan tien jaar ervaring in het bemiddelen van secretarieel talent en meer dan 500 plaatsingen gerealiseerd, waaronder bij publieke en bestuurlijke organisaties. ONTAPE begrijpt wat een Secretaresse bij een gemeente onderscheidt van een kandidaat uit de commerciële sector, en matcht daarop. Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Benieuwd welke Secretaresses wij per direct beschikbaar hebben? Neem dan contact op
Welk Secretaresse profiel zoekt een gemeente?
Gemeenten zoeken een Secretaresse die thuis is in een bestuurlijke omgeving. De combinatie van politieke sensitiviteit, bestuurlijke correctheid en een professionele omgang met diverse doelgroepen, van wethouders tot burgers, maakt dit profiel specifiek.
Opleiding en achtergrond
Een afgeronde mbo 4- of hbo-opleiding in de richting secretarieel, officemanagement of bestuursondersteuning vormt de basis. Kennis van de gemeentelijke organisatie, bestuurlijke processen en ambtelijk taalgebruik is een duidelijk voordeel. Kandidaten met een achtergrond als bestuurssecretaresse of in een andere publieke organisatie begrijpen de verhoudingen en protocollen doorgaans sneller.
Vaardigheden en competenties
- Bestuurlijke sensitiviteit: een gemeente werkt met een college van burgemeester en wethouders, een gemeenteraad en een ambtelijke organisatie. Een Secretaresse navigeert zorgvuldig in die verhoudingen en begrijpt wat politiek gevoelig is.
- Ambtelijk taalgebruik: correspondentie, notulen en besluiten worden opgesteld in een formele, bestuurlijke schrijfstijl. Een Secretaresse die dat beheerst, is direct inzetbaar.
- Omgang met transparantieverplichtingen: gemeenten zijn publieke organisaties die onderworpen zijn aan de Wet open overheid (Woo). Een Secretaresse is zich bewust van wat openbaar is en wat niet.
- Discretie: bestuurlijke besluitvorming, personeelszaken en gevoelige dossiers vragen om een Secretaresse die vertrouwelijk omgaat met informatie.
- Veelzijdigheid: een Secretaresse bij een gemeente schakelt tussen de ondersteuning van meerdere ambtenaren of bestuurders en heeft dagelijks contact met uiteenlopende interne en externe partijen.
- Digitale vaardigheid: gemeenten werken met gespecialiseerde systemen voor raadsinformatie, zaakgericht werken en documentbeheer. Bekendheid met systemen als iBabs, Decos of Corsa is een voordeel.
Grotere gemeenten geven doorgaans de voorkeur aan kandidaten met aantoonbare ervaring in een publieke of bestuurlijke omgeving. Kandidaten die eerder bij een gemeente, provincie, waterschap of ministerie hebben gewerkt, begrijpen de ambtelijke cultuur en zijn sneller inzetbaar. Bij kleinere gemeenten is er soms ruimte voor een kandidaat die de sector leert kennen, mits zij organisatorisch sterk is en snel schakelt.
Ben je op zoek naar een nieuwe opdracht als Secretaresse bij een Gemeente? We kijken graag wat we voor je kunnen betekenen!
Wat doet een Secretaresse precies bij een gemeente?
De werkzaamheden van een Secretaresse bij een gemeente zijn nauw verbonden met de bestuurlijke en ambtelijke processen van de organisatie. De rol varieert sterk afhankelijk van de afdeling: van ondersteuning van het college tot secretariaat van een beleidsafdeling.
Tot de vaste taken behoren:
- Ondersteunen van burgemeester, wethouders of afdelingshoofden bij agendabeheer en correspondentie
- Voorbereiden en notuleren van vergaderingen van het college, de gemeenteraad of afdelingsoverleggen
- Bewaken van actiepunten, besluitenlijsten en termijnen uit vergaderingen
- Verwerken van raadsstukken, moties, amendementen en bestuurlijke adviezen
- Onderhouden van contact met raadsleden, burgers, externe organisaties en andere overheden
- Afhandelen van Woo-verzoeken en andere informatieverzoeken in samenwerking met de juridische afdeling
- Beheren van het documentmanagementsysteem en het zaaksysteem
- Organiseren van commissievergaderingen, raadsvergaderingen en bestuurlijke bijeenkomsten
Bij grotere gemeenten is de Secretaresse doorgaans verbonden aan een specifieke afdeling of bestuurder. Bij kleinere gemeenten is de rol breder en ondersteunt de Secretaresse meerdere afdelingen of het volledige college.
Een Secretaresse bij een gemeente werkt in het hart van de democratie. Ze ondersteunt bestuurders, bewaakt processen en zorgt dat de ambtelijke organisatie soepel loopt.
Bas Gofers Founder & Managing Director
Wat kost recruitment van een goede Secretaresse voor een gemeente?
Secretaresses bij gemeenten vallen onder de cao Gemeenten. Een ervaren Secretaresse wordt doorgaans ingeschaald in schaal 7 tot 9, wat neerkomt op circa € 3.100 tot € 3.800 bruto per maand. Naast het basissalaris biedt de cao een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05%, dat de werknemer vrij kan inzetten voor extra verlof, opleiding of uitbetaling. ONTAPE plaatst bij voorkeur ervaren professionals die direct het verschil maken.
Het salaris wordt bepaald door:
- Schaal en trede: het salaris wordt bepaald door de functieschaal (gekoppeld aan HR21-functiewaardering) en het aantal ervaringsjaren. Een Senior Secretaresse start doorgaans hoger in de trede.
- Gemeentegrootte: grotere gemeenten hebben soms meer ruimte voor hogere inschaling of aanvullende arbeidsvoorwaarden om talent aan te trekken in een krappe markt.
- Taakcomplexiteit: een Secretaresse die het college of de burgemeester ondersteunt, valt doorgaans in een hogere schaal dan een Secretaresse op een uitvoerende afdeling.
- Regio: gemeenten in de Randstad kampen met een krappe arbeidsmarkt voor secretarieel talent en bieden soms aanvullende vergoedingen om kandidaten te werven.
Wat kost bemiddeling via ONTAPE?
ONTAPE werkt met een plaatsingsvergoeding van 15–20% over het bruto jaarsalaris. Ter illustratie bij een Senior Secretaresse op € 3.400 bruto per maand:
- Bruto jaarsalaris (incl. IKB van 17,05%): ca. € 47.843
- Plaatsingsvergoeding ONTAPE (17,5%): € 8.372 eenmalig (let op: dit is slechts een indicatie en hangt af van het exacte functieprofiel)
- Gemiddelde kosten zelf werven (tijd, advertenties, foute match): € 8.000–€ 15.000
De plaatsingsvergoeding is daarmee doorgaans lager dan de kosten van een mislukt wervingstraject. Zeker voor een rol die zichtbaar is in de bestuurlijke kern van de organisatie, is een goede match van direct belang.
Vast, interim of via detachering: welke vorm past bij uw gemeente?
Gemeenten werken met vaste formatieplaatsen en cao-verplichtingen. Toch is er ook in de gemeentelijke sector regelmatig behoefte aan tijdelijke of flexibele secretariële ondersteuning, bijvoorbeeld bij langdurig verzuim, politieke transities of reorganisaties.
Vaste plaatsing via werving en selectie
De meest gangbare keuze voor structurele ondersteuning. ONTAPE begeleidt het gehele werving- en selectietraject van vacatureanalyse tot onboarding. Geschikt wanneer een kandidaat langdurig deel uitmaakt van de ambtelijke organisatie.
Interim
Bij plotseling verzuim, een collegewisseling of een reorganisatie is een interim Secretaresse de snelste oplossing. Een interim professional stapt direct in, kent de dynamiek van een publieke omgeving en heeft geen lange inwerkperiode nodig. Uurtarief: doorgaans € 50–€ 68 per uur exclusief btw.
Detachering
Bij detachering werkt de Secretaresse bij uw gemeente, maar blijft zij in dienst bij ONTAPE. Dit biedt flexibiliteit buiten de cao-formatiestructuur. Interessant voor gemeenten die tijdelijk buiten de formatie willen werven of die onzekerheid hebben over de duur van de behoefte. Tarief op aanvraag.
ONTAPE helpt u de juiste keuze te maken op basis van uw specifieke situatie. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Wanneer schakelen gemeenten ONTAPE in?
Gemeenten schakelen ons in wanneer:
- de vaste Secretaresse vertrekt en snel een kwalitatieve opvolger nodig is
- een collegewisseling of politieke transitie tijdelijk extra ondersteuning vraagt
- eerdere werving via andere kanalen niet het juiste profiel heeft opgeleverd
- een kandidaat nodig is die de ambtelijke cultuur en bestuurlijke verhoudingen begrijpt zonder uitgebreide toelichting
- een tijdelijke kracht gezocht wordt die direct inzetbaar is in een politiek-bestuurlijke omgeving
Wij kennen onze kandidaten persoonlijk en weten wie de bestuurlijke dynamiek van een gemeente aankan. Met meer dan 500 plaatsingen en tien jaar focus op secretarieel talent weten wij wat werkt. En wat niet.
