Wat doet een Personal Assistant bij een Scholengroep precies?

8 min
Wat doet een Personal Assistant bij een Scholengroep precies?

Een Personal Assistant bij een scholengroep werkt voor het College van Bestuur van een onderwijsstichting met meerdere scholen, soms tientallen locaties in het primair en voortgezet onderwijs. De bestuurder stuurt op onderwijskwaliteit, financiën en personeel, legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht en overlegt met gemeenten, samenwerkingsverbanden en de medezeggenschap. Dat vraagt om een ander profiel dan een Personal Assistant in het bedrijfsleven, en om een andere rol dan een Secretaresse in het onderwijs op schoolniveau.

Bas Gofers, Founder & Managing Director van ONTAPE, heeft meer dan tien jaar ervaring in het bemiddelen van ondersteunend talent en meer dan 500 plaatsingen gerealiseerd, waaronder bij onderwijsbesturen en scholengroepen. ONTAPE weet wat een Personal Assistant op bestuursniveau in het onderwijs moet kunnen, en matcht daarop. Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Bedrijven Op zoek naar een Personal Assistant voor uw scholengroep?

Benieuwd welke Personal Assistants wij per direct beschikbaar hebben? Neem dan contact op.

Personal Assistant voor onderwijsbesturen

Hoe ziet het bestuursjaar van een Personal Assistant bij een scholengroep eruit?

Een scholengroep werkt in een vast ritme dat wordt bepaald door het schooljaar, de bekostiging en de wettelijke verantwoording. Een Personal Assistant die dat ritme kent, plant maanden vooruit en voorkomt dat de bestuurder een deadline pas ziet als die er al is.

Het jaar in vijf periodes:

  • Augustus en september: de start van het schooljaar, kennismaking met nieuwe schooldirecteuren en het vastleggen van de vergaderkalender van College van Bestuur, Raad van Toezicht en GMR voor het hele jaar.
  • Oktober tot en met december: het najaar staat in het teken van de meerjarenbegroting. Die wordt besproken met de GMR en voor het nieuwe kalenderjaar ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Toezicht.
  • Januari tot en met april: de formatieplanning voor het volgende schooljaar, gesprekken over personeel en huisvesting en de eerste versie van het bestuursverslag.
  • Mei en juni: de examenperiode in het voortgezet onderwijs en de afronding van de jaarstukken. Besturen moeten elk jaar vóór 1 juli de bekostiging verantwoorden bij DUO. In dezelfde periode gaat het formatieplan langs de GMR.
  • Juli: de afronding van het schooljaar, afscheid en benoemingen van schoolleiders en de voorbereiding van de bestuursagenda voor na de zomer.

Daarnaast lopen er zaken door het hele jaar heen: het vierjaarlijkse onderzoek van de Inspectie van het Onderwijs bij het bestuur, klachten en geschillen die bij de bestuurder terechtkomen en overleg met gemeenten over huisvesting.

Wat de Personal Assistant in die cyclus bewaakt:

  • Termijnen: stukken voor de Raad van Toezicht en de GMR gaan op tijd de deur uit, zodat een besluit niet een vergadering hoeft te schuiven.
  • Volledigheid: bij elk besluit is duidelijk welk orgaan op grond van de Wet medezeggenschap op scholen advies of instemming moet geven, en of dat al is gebeurd.
  • Overzicht: de bestuurder heeft een jaarplanning waarin alle vaste momenten, vergaderingen en deadlines vooraf zichtbaar zijn.
Personal Assistants Op zoek naar een nieuwe opdracht in het onderwijs?

Ben je op zoek naar een nieuwe opdracht als Personal Assistant bij een scholengroep? We kijken graag wat we voor je kunnen betekenen!

Personal Assistant op een bestuursbureau

Welk Personal Assistant profiel zoekt een scholengroep?

Bij een scholengroep ondersteunt een Personal Assistant meestal de voorzitter van het College van Bestuur, soms beide leden. Zij werkt op het bestuursbureau, naast collega’s van financiën, personeelszaken en kwaliteit, en is vaak ook het vaste aanspreekpunt van de Raad van Toezicht.

Opleiding en achtergrond

Een afgeronde mbo 4-opleiding in de richting managementondersteuning of officemanagement vormt doorgaans de basis. Voor functies op bestuursniveau vragen veel scholengroepen hbo werk- en denkniveau. Ervaring in het onderwijs is een pluspunt, maar geen vereiste.

Belangrijkste vaardigheden en competenties

  • Bestuurlijk inzicht: zij begrijpt de rollen van bestuurder, toezichthouder en medezeggenschap en weet welke stukken waar thuishoren.
  • Discretie: personeelsdossiers, klachten van ouders, conflicten met schoolleiders en reorganisaties lopen via het bestuursbureau.
  • Diplomatie: zij spreekt dagelijks met schoolleiders, ouders, wethouders en leden van de GMR, elk met een eigen belang.
  • Plannen op lange termijn: de vergadercyclus ligt een jaar vooruit vast. Een gemiste termijn schuift een besluit vaak maanden op.
  • Schrijfvaardigheid: notulen, brieven aan ouders en stukken voor de Raad van Toezicht moeten helder en foutloos zijn.

Bij grote scholengroepen met meerdere sectoren is ervaring op bestuursniveau vaak doorslaggevend. Bij kleinere besturen is er meer ruimte voor een kandidaat uit het bedrijfsleven die de onderwijswereld in de praktijk leert kennen.

Bij een scholengroep is een gemiste termijn geen detail. Eén stuk dat te laat bij de GMR ligt, en een besluit over formatie of huisvesting schuift een half jaar op.

Bas Gofers

Bas Gofers Founder & Managing Director

Wat doet een Personal Assistant precies bij een scholengroep?

De kern van de rol is het ontzorgen van de bestuurder, zodat die zich kan richten op onderwijskwaliteit, strategie en de relatie met de scholen.

De vijf belangrijkste taken:

  • Agendabeheer: schoolbezoeken, overleg met directeuren, bestuurlijk overleg met gemeenten en samenwerkingsverbanden en vergaderingen van de Raad van Toezicht samenbrengen in één agenda.
  • Vergaderondersteuning: agenda’s en stukken voorbereiden voor College van Bestuur, Raad van Toezicht en GMR, notuleren en besluitenlijsten bijhouden.
  • Correspondentie en klachten: post en mail voor de bestuurder afhandelen, brieven opstellen en klachten van ouders of medewerkers volgens de klachtenregeling registreren en doorzetten.
  • Bijeenkomsten: directeurenoverleg, studiedagen, nieuwjaarsbijeenkomsten en afscheidsrecepties organiseren.
  • Dossierbeheer: vertrouwelijke dossiers over personeel, benoemingen en geschillen ordelijk en volgens de AVG bewaren.

Dit zijn de vijf taken die in vrijwel elke functie terugkomen, maar het takenpakket is breder. Afhankelijk van het bestuur horen ook het bijhouden van de nevenfuncties van bestuur en toezicht, de ondersteuning bij de werving van nieuwe toezichthouders en de voorbereiding van werkbezoeken erbij.

Bij een bestuursbureau met meerdere managers ligt de rol dichter bij die van een Management Assistent, die het hele managementteam ondersteunt.

Wat kost recruitment van een goede Personal Assistant voor een scholengroep?

In het onderwijs ligt het salaris vast in de cao. Een Personal Assistant van het College van Bestuur wordt in de cao PO of cao VO doorgaans ingeschaald in schaal 8 of 9, afhankelijk van de zwaarte van de functie en het functiehuis van het bestuur. Ter vergelijking: uit actuele gegevens over het salaris van een Personal Assistant blijkt dat een Senior Personal Assistant in Nederland tot ongeveer € 4.000 bruto per maand verdient.

Het salaris wordt bepaald door:

  • Functiehuis van het bestuur: elk bestuur waardeert functies zelf binnen de cao. De functiebeschrijving bepaalt de schaal.
  • Omvang van de scholengroep: een bestuur met veertig scholen vraagt meer van de ondersteuning dan een bestuur met vijf.
  • Ervaring: een Senior Personal Assistant met vijf of meer jaar ervaring op bestuursniveau start hoger in de schaal.
  • Toelagen: naast vakantiegeld kennen de onderwijs-cao’s een eindejaarsuitkering, wat de totale loonkosten verhoogt.

Wat kost bemiddeling via ONTAPE?

ONTAPE werkt met een plaatsingsvergoeding van 15 tot 20% over het bruto jaarsalaris. Ter illustratie bij een Senior Personal Assistant op € 4.200 bruto per maand:

  • Bruto jaarsalaris (incl. 8% vakantiegeld): € 54.432
  • Plaatsingsvergoeding ONTAPE (17,5%): € 9.526 eenmalig (let op: dit is slechts een indicatie en hangt af van het exacte functieprofiel)
  • Gemiddelde kosten zelf werven (tijd, advertenties, foute match): € 8.000 tot € 15.000

De plaatsingsvergoeding weegt daarmee op tegen de kosten van een mislukt wervingstraject. Zeker op een bestuursbureau waar een verkeerde keuze niet alleen geld kost, maar ook de bestuurlijke cyclus van een heel schooljaar kan verstoren.

Vast, interim of via detachering: welke vorm past bij een Personal Assistant voor uw scholengroep?

In het onderwijs werkt men graag met vaste krachten die de scholen en de mensen kennen. Toch vragen verlof, een fusie van besturen of een bestuurswissel soms snel om tijdelijke ondersteuning.

Vaste plaatsing via werving en selectie

De beste keuze voor structurele ondersteuning van het College van Bestuur. ONTAPE begeleidt het volledige traject van werving en selectie, van profielschets tot onboarding.

Interim

Bij verlof, uitval of een drukke periode rond de jaarstukken is een interim Personal Assistant de snelste oplossing. Zij stapt direct in en is gewend om zelfstandig te werken op bestuursniveau. Uurtarief: doorgaans € 50 tot € 90 per uur exclusief btw, afhankelijk van ervaring en beschikbaarheid.

Detachering

Bij detachering werkt de Personal Assistant voor uw scholengroep, maar blijft zij in dienst bij ONTAPE. Dat geeft flexibiliteit tijdens een fusie of reorganisatie, zonder dat u zelf werkgever wordt. Tarief op aanvraag.

ONTAPE helpt u de juiste keuze te maken op basis van uw situatie. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Wanneer schakelen scholengroepen ONTAPE in voor een Personal Assistant?

Wij kennen onze kandidaten persoonlijk en weten wie de bestuurlijke verhoudingen en het ritme van een scholengroep aankan. Dat maakt de voorselectie scherper en verkleint de kans op een mismatch aanzienlijk. Met meer dan 500 plaatsingen en tien jaar ervaring weten wij wat werkt. En wat niet.

Scholengroepen en onderwijsbesturen schakelen ons onder meer in bij:

  • Komst van een nieuwe bestuurder: eigen ondersteuning is nodig vanaf de eerste werkdag.
  • Vertrek van een vaste Personal Assistant: de opvolging moet geregeld zijn voordat de volgende vergadercyclus begint.
  • Fusie van besturen: twee bestuursbureaus gaan samen en de ondersteuning moet opnieuw worden ingericht.
  • Vastgelopen werving: vacatures op onderwijsplatforms trekken vooral kandidaten van scholen en te weinig ervaren bestuursondersteuning.
  • Tijdelijke piek: een inspectieonderzoek, reorganisatie of verantwoordingsperiode vraagt om extra handen op het bestuursbureau.

Veelgestelde vragen over een Personal Assistant bij een scholengroep

Alles over Personal Assistants:

Reviews

Meer artikelen zoals dit

  • Bas Gofers

Plan een adviesgesprek met Bas

Ga in gesprek met onze recruitment experts om het perfecte talent voor jou te vinden. Natuurlijk geheel vrijblijvend!