Wat doet een Personal Assistant bij een Private Equity fonds?

8 min
Wat doet een Personal Assistant bij een Private Equity fonds?

Een Personal Assistant bij een private equity fonds werkt voor de partners van een investeerder die bedrijven koopt, laat groeien en na een aantal jaren weer verkoopt. De agenda draait om deals: gesprekken met ondernemers, sessies met adviseurs, vergaderingen van het investeringscomité en het toezicht op de bedrijven in de portefeuille. Alles gebeurt onder tijdsdruk en in strikte vertrouwelijkheid. Dat vraagt om een ander profiel dan een Personal Assistant in een gewone kantooromgeving, en om meer dan wat een Personal Assistant in de financiële sector bij een bank of verzekeraar doet.

Bas Gofers, Founder & Managing Director van ONTAPE, heeft meer dan tien jaar ervaring in het bemiddelen van ondersteunend talent en meer dan 500 plaatsingen gerealiseerd, waaronder bij investeringsmaatschappijen en private equity fondsen. ONTAPE weet wat een Personal Assistant in deze wereld moet kunnen, en matcht daarop. Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Bedrijven Op zoek naar een Personal Assistant voor uw fonds?

Benieuwd welke Personal Assistants wij per direct beschikbaar hebben? Neem dan contact op.

Personal Assistant voor investeringsmaatschappijen

Wat doet een Personal Assistant in elke fase van de dealcyclus bij een private equity fonds?

Een private equity fonds doorloopt bij elke investering dezelfde cyclus, van de eerste kennismaking tot de verkoop jaren later. In elke fase verandert wat de partners nodig hebben, en dus wat de Personal Assistant doet.

De dealcyclus in zes fases:

  • Zoeken naar deals: eerste gesprekken met ondernemers, banken en fusie- en overnameadviseurs plannen, geheimhoudingsverklaringen verzamelen en registreren en het wekelijkse overleg over lopende kansen voorbereiden.
  • Boekenonderzoek: toegang tot de digitale dataroom regelen, sessies met accountants, advocaten en adviseurs plannen en managementpresentaties organiseren. Vaak loopt een deal dan al onder een codenaam.
  • Investeringscomité: de stukken voor het comité verzamelen, termijnen bewaken en een moment vinden waarop alle leden aanwezig kunnen zijn, ook als dat binnen een paar dagen moet.
  • Ondertekening en afronding: de ondertekening en de overdracht bij de notaris coördineren, vaak buiten kantoortijden, en het diner voor alle betrokken partijen organiseren.
  • Portfoliobeheer: vergaderingen van de raad van commissarissen bij de portfoliobedrijven plannen, sessies over het plan voor de eerste honderd dagen voorbereiden en kwartaalrapportages opvragen.
  • Verkoop: bij de exit begint het proces opnieuw, maar nu aan de andere kant van tafel, met een eigen dataroom en presentaties voor kopers.

Daarnaast: het fonds zelf

Naast de deals werkt een Personal Assistant mee aan fondsenwerving. Partners reizen langs pensioenfondsen, family offices en andere investeerders, en ieder jaar is er een vergadering voor alle investeerders in het fonds. Die bijeenkomsten zijn visitekaartjes voor de volgende fondsronde.

Wat de Personal Assistant daarin bewaakt:

  • Vertrouwelijkheid: wie in welke deal zit en onder welke codenaam, is alleen bekend bij de mensen die het moeten weten.
  • Snelheid: als een verkoper een deadline voor een bod stelt, staat het comité op tijd ingepland en liggen de stukken klaar.
  • Overzicht: bij meerdere deals en portfoliobedrijven tegelijk weet zij precies welke partner waar mee bezig is.
Personal Assistants Op zoek naar een nieuwe opdracht in private equity?

Ben je op zoek naar een nieuwe opdracht als Personal Assistant in private equity? We kijken graag wat we voor je kunnen betekenen!

Personal Assistant bij een private equity fonds

Welk Personal Assistant profiel zoekt een private equity fonds?

Bij een private equity fonds ondersteunt een Personal Assistant meestal twee tot vier partners, soms ook het investeringsteam met analisten en associates. Fondsen zijn vaak klein in aantal mensen, maar groot in belang: een team van twintig mensen kan honderden miljoenen beheren.

Opleiding en achtergrond

Een afgeronde mbo 4-opleiding in de richting managementondersteuning of officemanagement vormt doorgaans de basis. De meeste fondsen vragen hbo werk- en denkniveau en minimaal vijf jaar ervaring op directieniveau, bij voorkeur bij een advocatenkantoor, bank of adviseur.

Belangrijkste vaardigheden en competenties

  • Absolute discretie: zij weet welke bedrijven te koop staan, wie er biedt en tegen welke prijs. Daar mag niets van naar buiten komen.
  • Werken voor meerdere partners: zij weegt verzoeken van verschillende partners tegen elkaar af zonder dat iemand zich achtergesteld voelt.
  • Snelheid onder druk: een deal kan in een week van stilstand naar ondertekening gaan. Zij schakelt mee zonder fouten.
  • Representativiteit: zij is het eerste contact voor ondernemers, adviseurs en investeerders en draagt het niveau van het fonds uit.
  • Uitstekend Engels: veel stukken, investeerders en adviseurs zijn internationaal.

Bij grote internationale fondsen is ervaring in private equity of investment banking vaak doorslaggevend. Bij kleinere participatiemaatschappijen is er meer ruimte voor een sterke kandidaat van een advocatenkantoor of adviesbureau.

In private equity kan één doorgestuurde mail een deal van miljoenen kosten. Een goede Personal Assistant weet niet alleen wat er speelt, maar vooral wie het niet mag weten.

Bas Gofers

Bas Gofers Founder & Managing Director

Wat doet een Personal Assistant precies bij een private equity fonds?

De kern van de rol is het vrijspelen van de partners, zodat die zich kunnen richten op deals, portfoliobedrijven en investeerders.

De vijf belangrijkste taken:

  • Agendabeheer: de agenda’s van meerdere partners op elkaar afstemmen, inclusief reizen, deals en privéafspraken, en ruimte houden voor plotselinge onderhandelingen.
  • Reizen: zakenreizen naar investeerders, portfoliobedrijven en adviseurs regelen, vaak met korte doorlooptijd en meerdere bestemmingen.
  • Documentbeheer: geheimhoudingsverklaringen, contracten en vergaderstukken ordelijk en vertrouwelijk bijhouden.
  • Vergaderondersteuning: het wekelijkse teamoverleg, het investeringscomité en vergaderingen met portfoliobedrijven voorbereiden en opvolgen.
  • Evenementen: de jaarlijkse vergadering met investeerders, diners na een afgeronde deal en netwerkbijeenkomsten organiseren.

Dit zijn de vijf taken die in vrijwel elke functie terugkomen, maar het takenpakket is breder. Afhankelijk van het fonds horen ook het bijhouden van het relatiebeheersysteem, de ondersteuning bij werving voor portfoliobedrijven en het beheren van onkostendeclaraties van de partners erbij.

Bij een fonds met een groot team ligt de rol dichter bij die van een Management Assistent, die meerdere mensen tegelijk ondersteunt. Bij een family office die zelf investeert, schuift de rol richting een Personal Assistant voor een family office.

Wat kost recruitment van een goede Personal Assistant voor een private equity fonds?

Private equity behoort tot de best betalende sectoren voor ondersteunend talent. Uit actuele gegevens over het salaris van een Personal Assistant blijkt dat een Senior Personal Assistant in Nederland tot ongeveer € 4.000 bruto per maand verdient. Bij private equity fondsen in Amsterdam ziet ONTAPE Senior kandidaten tot ongeveer € 5.500 bruto per maand.

Het salaris wordt bepaald door:

  • Omvang van het fonds: een groot internationaal fonds betaalt doorgaans meer dan een kleine Nederlandse participatiemaatschappij.
  • Ervaring: een Senior Personal Assistant met ervaring bij een fonds, bank of advocatenkantoor zit aan de bovenkant van de bandbreedte.
  • Aantal partners: wie drie of vier partners ondersteunt, wordt hoger beloond dan bij één partner.
  • Bonus: bij veel fondsen komt er een jaarlijkse bonus bovenop het vaste salaris.

Wat kost bemiddeling via ONTAPE?

ONTAPE werkt met een plaatsingsvergoeding van 15 tot 20% over het bruto jaarsalaris. Ter illustratie bij een Senior Personal Assistant op € 4.800 bruto per maand:

  • Bruto jaarsalaris (incl. 8% vakantiegeld): € 62.208
  • Plaatsingsvergoeding ONTAPE (17,5%): € 10.886 eenmalig (let op: dit is slechts een indicatie en hangt af van het exacte functieprofiel)
  • Gemiddelde kosten zelf werven (tijd, advertenties, foute match): € 8.000 tot € 15.000

De plaatsingsvergoeding weegt daarmee op tegen de kosten van een mislukt wervingstraject. Zeker in een omgeving waar een verkeerde keuze direct raakt aan vertrouwelijke deals en de reputatie van het fonds.

Vast, interim of via detachering: welke vorm past bij een Personal Assistant voor uw private equity fonds?

Fondsen zijn klein, dus het vertrek of verlof van één Personal Assistant raakt direct alle partners. Tegelijk brengt een drukke dealperiode of een nieuwe fondsronde soms tijdelijk veel extra werk.

Vaste plaatsing via werving en selectie

De beste keuze voor structurele ondersteuning van de partners. ONTAPE begeleidt het volledige traject van werving en selectie, van profielschets tot onboarding.

Interim

Bij verlof, uitval of een drukke fondsronde is een interim Personal Assistant de snelste oplossing. Zij stapt direct in en is gewend om zelfstandig te werken op partnerniveau. Uurtarief: doorgaans € 50 tot € 90 per uur exclusief btw, afhankelijk van ervaring en beschikbaarheid.

Detachering

Bij detachering werkt de Personal Assistant voor uw fonds, maar blijft zij in dienst bij ONTAPE. Dat geeft flexibiliteit in een groeifase, zonder dat u zelf werkgever wordt. Tarief op aanvraag.

ONTAPE helpt u de juiste keuze te maken op basis van uw situatie. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Wanneer schakelen private equity fondsen ONTAPE in voor een Personal Assistant?

Wij kennen onze kandidaten persoonlijk en weten wie de discretie en het tempo van private equity aankan. Dat maakt de voorselectie scherper en verkleint de kans op een mismatch aanzienlijk. Met meer dan 500 plaatsingen en tien jaar ervaring weten wij wat werkt. En wat niet.

Private equity fondsen en investeringsmaatschappijen schakelen ons onder meer in bij:

  • Nieuwe partner: een nieuwe partner wil vanaf de eerste dag eigen ondersteuning.
  • Vertrek van een vaste Personal Assistant: de opvolging moet snel en discreet geregeld zijn, zonder dat lopende deals eronder lijden.
  • Nieuwe fondsronde: fondsenwerving en de opbouw van een nieuw fonds brengen veel extra werk aan de top.
  • Groei van het team: het fonds groeit van een handvol mensen naar een volwaardig kantoor en de ondersteuning moet meegroeien.
  • Vastgelopen werving: zoeken via het eigen netwerk leverde niet de juiste kandidaat op, of kon niet discreet genoeg.

Veelgestelde vragen over een Personal Assistant bij een private equity fonds

Alles over Personal Assistants:

Reviews

Meer artikelen zoals dit

  • Bas Gofers

Plan een adviesgesprek met Bas

Ga in gesprek met onze recruitment experts om het perfecte talent voor jou te vinden. Natuurlijk geheel vrijblijvend!