Wat doet een Personal Assistant in de Tech sector precies?

8 min
Wat doet een Personal Assistant in de Tech sector precies?

Een Personal Assistant in de tech sector werkt voor de oprichter, CEO of het directieteam van een softwarebedrijf, platform of snelgroeiende scale-up. In zo’n bedrijf verandert alles snel: het team verdubbelt in een jaar, investeerders willen updates en de oprichter doet nog veel zelf. Processen die bij gevestigde bedrijven vanzelfsprekend zijn, moeten hier vaak nog worden bedacht. Dat vraagt om een ander profiel dan een Personal Assistant in een organisatie waar alles al is ingericht.

Bas Gofers, Founder & Managing Director van ONTAPE, heeft meer dan tien jaar ervaring in het bemiddelen van ondersteunend talent en meer dan 500 plaatsingen gerealiseerd, waaronder bij techbedrijven en scale-ups. ONTAPE weet wat een Personal Assistant in deze omgeving moet kunnen, en matcht daarop. Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Bedrijven Op zoek naar een Personal Assistant voor uw techbedrijf?

Benieuwd welke Personal Assistants wij per direct beschikbaar hebben? Neem dan contact op.

Personal Assistant voor techbedrijven

Hoe brengt een Personal Assistant in de tech sector structuur in een snelgroeiende scale-up?

In de eerste jaren van een techbedrijf regelt de oprichter bijna alles zelf. Dat werkt met twintig mensen, maar niet meer met tweehonderd. Op het moment dat investeerders instappen en het team snel groeit, raakt de agenda van de oprichter overvol en blijven juist de belangrijkste beslissingen liggen. Een Personal Assistant is dan vaak een van de eerste ondersteunende functies aan de top.

Waar de agenda van een oprichter door wordt bepaald:

  • Financieringsrondes: gesprekken met investeerders in binnen- en buitenland, het onderzoek dat zij naar het bedrijf doen en de onderhandelingen over de voorwaarden.
  • Boardvergaderingen: de kwartaalvergadering met investeerders en commissarissen, met stukken die op tijd klaar moeten zijn.
  • Werving: in een groeifase voert de oprichter zelf veel gesprekken met nieuwe managers en sleutelfiguren, soms tientallen per maand.
  • Bedrijfsbrede momenten: bijeenkomsten voor het hele bedrijf, teamdagen buiten kantoor en productlanceringen.
  • Klanten en partners: gesprekken met grote klanten en strategische partners die de groei mee bepalen.

Het eerste wat een Personal Assistant in die fase opbouwt, is ritme. Een vast weekoverleg, een kwartaalplanning en een jaarkalender zorgen ervoor dat niet alles meer ad hoc gaat. Daarbinnen beschermt zij blokken in de agenda voor denkwerk en strategie, die anders worden opgeslokt door losse verzoeken van een groeiend team.

Daarna volgen de eerste processen: afspraken over reizen, declaraties en het ontvangen van nieuwe medewerkers, vaak voordat er een aparte afdeling voor bestaat. En misschien wel het belangrijkste: zij wordt het filter. Zij bepaalt welke verzoeken de oprichter bereiken en welke elders in het bedrijf beter beantwoord kunnen worden.

In een snelgroeiend bedrijf groeit de rol vaak mee. Een sterke Personal Assistant schuift na een paar jaar door naar een meer strategische rol, zoals Chief of Staff, of bouwt het officemanagement verder uit.

Personal Assistants Op zoek naar een nieuwe opdracht in tech?

Ben je op zoek naar een nieuwe opdracht als Personal Assistant in de tech sector? We kijken graag wat we voor je kunnen betekenen!

Personal Assistant bij een scale-up

Welk Personal Assistant profiel zoekt de tech sector?

In tech ondersteunt een Personal Assistant meestal de oprichter of CEO, soms ook de andere leden van het directieteam. Bij een scale-up is zij vaak een van de weinige ondersteuners en pakt zij ook taken op die nergens anders belegd zijn. Bij een groot internationaal techbedrijf werkt zij juist binnen een team van assistants met vaste processen.

Opleiding en achtergrond

Een afgeronde mbo 4-opleiding in de richting managementondersteuning of officemanagement vormt doorgaans de basis. Veel techbedrijven vragen hbo werk- en denkniveau. Ervaring in een snelgroeiende omgeving weegt vaak zwaarder dan een specifieke opleiding.

Belangrijkste vaardigheden en competenties

  • Digitaal vaardig: zij werkt moeiteloos met samenwerkingstools, gedeelde agenda’s en digitale documenten, en leert een nieuw systeem in een middag.
  • Omgaan met verandering: prioriteiten, teams en processen veranderen voortdurend. Zij past zich aan zonder het overzicht te verliezen.
  • Hands-on mentaliteit: zij wacht niet op een procedure, maar bedenkt er zelf een als die ontbreekt.
  • Engels als werktaal: in veel techbedrijven is Engels de voertaal, in de mail, in vergaderingen en in documenten.
  • Discretie: financieringsrondes, overnames en reorganisaties zijn vertrouwelijk tot ze worden aangekondigd.

Bij grote techbedrijven is ervaring in een internationale omgeving vaak een pluspunt. Bij scale-ups weegt de mentaliteit zwaarder: iemand die structuur brengt zonder de snelheid eruit te halen.

Bij een scale-up is de agenda van de oprichter het eerste wat ontspoort. Wie dat te laat ziet, laat de groei van het bedrijf afhangen van één overvolle inbox.

Bas Gofers

Bas Gofers Founder & Managing Director

Wat doet een Personal Assistant precies in de tech sector?

De kern van de rol is het vrijspelen van de oprichter of CEO, zodat die zich kan richten op product, team en investeerders.

De vijf belangrijkste taken:

  • Agendabeheer: gesprekken met investeerders, sollicitanten, klanten en het eigen team samenbrengen in één agenda, over verschillende tijdzones heen.
  • Ondersteuning bij investeerders: stukken voor boardvergaderingen verzamelen, updates voor investeerders inplannen en gesprekken in financieringsrondes organiseren.
  • Werving: sollicitatiegesprekken met de oprichter plannen en kandidaten op een professionele manier ontvangen.
  • Evenementen: bijeenkomsten voor het hele bedrijf, teamdagen buiten kantoor en lanceringen organiseren.
  • Reizen: zakenreizen naar investeerders, klanten en internationale vestigingen regelen.

Dit zijn de vijf taken die in vrijwel elke functie terugkomen, maar het takenpakket is breder. Afhankelijk van het bedrijf horen ook het beheren van abonnementen op software, het inwerken van nieuwe medewerkers en privézaken van de oprichter erbij.

Bij een groter directieteam ligt de rol dichter bij die van een Management Assistent, die meerdere managers tegelijk ondersteunt.

Wat kost recruitment van een goede Personal Assistant in de tech sector?

Het salaris hangt af van ervaring en de fase van het bedrijf. Uit actuele gegevens over het salaris van een Personal Assistant blijkt dat een Senior Personal Assistant in Nederland tot ongeveer € 4.000 bruto per maand verdient. Bij gefinancierde scale-ups en grote techbedrijven ziet ONTAPE Senior kandidaten tot ongeveer € 5.000 bruto per maand.

Het salaris wordt bepaald door:

  • Fase van het bedrijf: een bedrijf na een grote financieringsronde of een gevestigd techbedrijf betaalt doorgaans meer dan een jonge startup.
  • Ervaring: een Senior Personal Assistant met ervaring op directieniveau in een snelgroeiende omgeving zit aan de bovenkant van de bandbreedte.
  • Breedte van de rol: een combinatie met officemanagement of de eerste taken op het gebied van personeel wordt hoger beloond.
  • Regio: in Amsterdam, waar veel techbedrijven gevestigd zijn, liggen de salarissen hoger dan in de rest van het land.

Wat kost bemiddeling via ONTAPE?

ONTAPE werkt met een plaatsingsvergoeding van 15 tot 20% over het bruto jaarsalaris. Ter illustratie bij een Senior Personal Assistant op € 4.500 bruto per maand:

  • Bruto jaarsalaris (incl. 8% vakantiegeld): € 58.320
  • Plaatsingsvergoeding ONTAPE (17,5%): € 10.206 eenmalig (let op: dit is slechts een indicatie en hangt af van het exacte functieprofiel)
  • Gemiddelde kosten zelf werven (tijd, advertenties, foute match): € 8.000 tot € 15.000

De plaatsingsvergoeding weegt daarmee op tegen de kosten van een mislukt wervingstraject. Zeker in een snelgroeiend bedrijf, waar een verkeerde keuze maanden van groei kan kosten.

Vast, interim of via detachering: welke vorm past bij een Personal Assistant in de tech sector?

In tech verandert de organisatie vaak sneller dan de vacatures. Een financieringsronde kan in een paar weken zorgen voor veel extra werk, terwijl een oprichter die structureel ondersteund wil worden juist een vaste vertrouwenspersoon zoekt.

Vaste plaatsing via werving en selectie

De beste keuze voor structurele ondersteuning van de oprichter of CEO. ONTAPE begeleidt het volledige traject van werving en selectie, van profielschets tot onboarding.

Interim

Bij verlof, uitval of een drukke periode rond een financieringsronde is een interim Personal Assistant de snelste oplossing. Zij stapt direct in en is gewend om zelfstandig te werken op directieniveau. Uurtarief: doorgaans € 50 tot € 90 per uur exclusief btw, afhankelijk van ervaring en beschikbaarheid.

Detachering

Bij detachering werkt de Personal Assistant voor uw bedrijf, maar blijft zij in dienst bij ONTAPE. Dat geeft flexibiliteit als nog niet duidelijk is hoe snel het bedrijf doorgroeit, zonder dat u zelf werkgever wordt. Tarief op aanvraag.

ONTAPE helpt u de juiste keuze te maken op basis van uw situatie. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Wanneer schakelen techbedrijven ONTAPE in voor een Personal Assistant?

Wij kennen onze kandidaten persoonlijk en weten wie het tempo en de veranderingen van een techbedrijf aankan. Dat maakt de voorselectie scherper en verkleint de kans op een mismatch aanzienlijk. Met meer dan 500 plaatsingen en tien jaar ervaring weten wij wat werkt. En wat niet.

Scale-ups, softwarebedrijven en platforms schakelen ons onder meer in bij:

  • Financieringsronde: na een nieuwe investering groeit het bedrijf snel en kan de oprichter het eigen werk niet meer bijhouden.
  • Eerste ondersteuning aan de top: het bedrijf heeft nog nooit een Personal Assistant gehad en weet niet goed waar het op moet letten.
  • Vertrek van een vaste Personal Assistant: de opvolging moet snel geregeld zijn, zonder dat lopende processen stilvallen.
  • Nieuwe CEO: een nieuwe CEO van buiten wil vanaf de eerste dag eigen ondersteuning.
  • Vastgelopen werving: vacatures trekken veel reacties, maar weinig kandidaten met ervaring op directieniveau.

Veelgestelde vragen over een Personal Assistant in de tech sector

Alles over Personal Assistants:

Reviews

Meer artikelen zoals dit

  • Bas Gofers

Plan een adviesgesprek met Bas

Ga in gesprek met onze recruitment experts om het perfecte talent voor jou te vinden. Natuurlijk geheel vrijblijvend!